Gestion et documentation des fonds muséaux

Entrée

L'entrée et le contrôle à la sortie d'objets de musée impliquent un numéro. Cette opération est effectuée et reflétée ensuite dans le livre des records. Normalement, il n'y a pas de nombreux points de vente d'œuvres dans les musées. Il est possible de produire une pièce si elle s'est dégradée, a été vendue ou nécessite une restauration.

Inventaire

Il s'agit d'une liste complète de tout ou partie des collections. La plupart des musées n'ont pas catalogué toutes leurs œuvres. L'inventaire fait partie de la documentation générale du musée. Cette documentation nécessite plusieurs étapes :

• Enregistrement des données.
• Dossiers et carnets documentaires se rapportant à chaque pièce.

Catalogue

Gestion de tout ou partie des données pour l'établissement de pièces selon les catégories précédentes. Vous pouvez créer autant de catalogues que vous le souhaitez (genres, périodes, thèmes, auteurs...). Il faut toujours avoir le catalogue de l'emplacement.

Domaines des fonds documentaires

Les fonds des musées se divisent en plusieurs catégories :

Fonds du musée

Ensemble de différents matériaux, généralement en trois dimensions. Ce sont des biens appartenant au patrimoine. La conservation, la documentation, la restauration et l'exposition organisée constituent la fonction principale du musée.

Collections documentaires

Séries documentaires sur différents supports (écrit, image, son). Leur caractéristique essentielle est d'être des exemplaires uniques, et non de simples copies. Parfois, ils constituent un type spécial de fonds de musée qui présente un intérêt pour l'exposition. Ils sont une base pour la recherche.

Fonds bibliographiques

Séries documentaires dont la caractéristique de base est d'être des copies d'une édition, et non des atouts uniques. Ils sont un élément de base pour la recherche, l'exposition et la diffusion des fonds du musée.

Fonds administratifs

Documents strictement administratifs produits par le musée, résultant de la gestion de leurs propres collections ou de l'activité générale du centre. Parfois, ils ont une valeur à long terme et nécessitent le même contrôle et la même gestion que les autres fonds.

Abréviations

• CE : Collection stable / Record
• DE : État
• FB : Fonds bibliographiques
• NE : Autres dépôts
• FD : Fonds documentaire