Guide complet des documents commerciaux et comptables

Contrôle du pouvoir exécutif et documents comptables

1. Tenue des comptes et correspondance

Section 25 : Le courtier est tenu de conserver les dossiers et la correspondance suivants :

• Le journal ;
• Le grand livre général ou de comptes ;
• Le livre des soldes ;
• Le livre de lettres.

2. Durée de conservation des documents

Selon l'article 44 du Code de commerce, les négociants doivent conserver les livres jusqu'à la liquidation totale de leurs affaires, soit durant toute la vie de l'entreprise.

3. Concept de lettre de change

La lettre de change est un titre contenant l'ordre inconditionnel de payer une somme déterminée à une date précise, au bénéficiaire désigné ou à son ordre.

4. Concept de bon de caisse

Document nominatif émis par une banque certifiant le dépôt d'une somme d'argent. Il fonctionne comme un chèque, sans nécessité de vérifier l'existence de fonds.

5. Concept de facture de vente

Document délivré aux assujettis selon la loi sur la taxe de vente et des services, lors de l'aliénation de biens meubles ou de prestations de services.

6. Exemplaires d'une facture

Une facture se compose de quatre exemplaires :

• Original : appartient au client.
• Double (SII) : appartient à la société.
• Triplé (contrôle fiscal) : remis au client.
• Quatrième copie (administration) : peut être conservée par le client ou la société.

7. Billets de vente et services

Le montant minimal pour l'émission d'un billet est de 180 $. Les ventes quotidiennes inférieures à ce montant doivent être enregistrées dans le livre des achats et des ventes, puis déclarées sur le formulaire n° 29.

8. Concept de droits de vote (Honoraires)

La redevance est la rémunération des travailleurs indépendants sans lien de subordination.

9. Concept de billet à ordre

Document écrit contenant une promesse inconditionnelle de payer une somme fixe au bénéficiaire. L'abonné est le débiteur principal qui reconnaît la dette.

10. Exigences d'un billet à ordre

Pour être valide, il doit comporter : le titre, la promesse de payer, le lieu de paiement, le nom du bénéficiaire, la date et le lieu de signature, la date d'émission, l'échéance et la signature.

11. Chèque nominatif

Chèque établi au nom d'une personne spécifique. Il ne peut être encaissé que par le bénéficiaire désigné, généralement par dépôt sur un compte bancaire.

12. Note de débit

Document émis après une facture pour augmenter les valeurs facturées en raison d'une hausse de prix, d'un montant omis ou d'intérêts de retard.

13. Usage du quatrième exemplaire de facture

Il sert de contrôle exécutif. Si le client paie en espèces, il lui est remis ; sinon, il peut être conservé par le fournisseur.

14. Cotisations sociales

La citation est utilisée dans les négociations d'achat. Elle désigne également les contributions sociales versées mensuellement par les travailleurs ou employeurs.

15. Bon de commande

Document officiel utilisé par le service des achats pour commander des marchandises de manière précise auprès d'un fournisseur.

16. Liste de transport

Obligatoire selon le décret n° 825 pour le transport de marchandises, notamment en cas de retard d'émission de facture.

17. Chèque à l'ordre

Chèque contenant le nom du bénéficiaire avec une clause permettant le transfert de propriété par endossement.

18. Conditions d'émission des bulletins de vente

• Biens meubles : lors de la remise réelle ou symbolique.
• Services : lors du paiement.

19. Formulaire n° 29

Utilisé pour déclarer les obligations fiscales liées au début d'activité, aux changements de capital ou aux modifications d'actionnariat.

20. Paiements par chèque et contrôle interne

Les paiements doivent être effectués par chèque nominatif incluant : le nom du bénéficiaire, son numéro d'identification et le numéro de la facture associée.