Guide de Gestion et Administration de la Fonction TI

1. Qu'est-ce que l'administration ?

Réponse : C'est le processus de conception, de création et de maintien d'un environnement dans lequel le personnel peut travailler de manière à atteindre les objectifs retenus.

Quel est le rôle de la gestion ?

Réponse : Planifier, organiser, intégrer, diriger et contrôler.

2. Importance de la fonction informatique

Réponse : Elle traite des nouvelles technologies, des nouvelles applications, des dispositifs matériels (hardware) et des nouvelles façons de traiter l'information.

Dans la fonction informatique se trouve la gestion de la technologie moderne, pour laquelle il faut savoir que les informations :

• Sont stockées et traitées sur les ordinateurs (centralisées).
• Peuvent être confidentielles pour certaines personnes ou pour l'établissement (centralisées).
• Peuvent être mal utilisées ou divulguées (destructibles potentiellement).
• Peuvent être l'objet de vol, de sabotage et de fraude (destructibles partiellement ou totalement).

Le centre informatique peut être l'atout le plus précieux et, en même temps, le plus vulnérable.

Risque : La proximité ou la possibilité de dommages ou de danger.

Sécurité : Veiller à ce qu'il y ait quelqu'un pour l'accomplissement de quelque chose.

3. Importance de la gestion de la fonction informatique

Réponse : C'est le processus de création, de conception et de maintien d'un environnement dans lequel les gens travaillent dans des environnements de technologies de l'information, en groupes, pour atteindre des objectifs d'efficacité sélectionnés. Les gens accomplissent des fonctions administratives de planification, d'organisation, d'intégration du personnel, de gestion et de contrôle.

4. Délégation des responsabilités en informatique

Réponse : L'importance réside dans le fait de déléguer l'usage de la technologie.

5. La fonction TI et le cycle de la concurrence

Réponse : La révolution industrielle a été provoquée par l'avènement de l'ordinateur, des nouvelles technologies de l'information et des logiciels d'aide à la décision. Les organisations de type PME ne peuvent pas être exemptées de la révolution technologique ; il est important d'analyser comment elles fonctionnent et comment leurs processus organisationnels se produisent, afin d'identifier leurs problèmes et de concevoir des solutions qui contribuent à accroître leur rentabilité grâce à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication.

6. Quelles sont les tendances des TI ?

Réponse : Depuis l'invention du téléphone jusqu'à l'adoption du télécopieur (80 ans), du télécopieur à l'Internet (15 ans), et depuis lors jusqu'à présent, les technologies basées sur les communications sans fil et Internet ont inventé le concept de la bande passante.

7. L'environnement technologique futur

Réponse : Il faut tenir compte de l'adoption de modèles d'affaires basés sur le Web à l'aide d'outils et de normes Internet, assurant la présence de services et d'informations (en tout temps et en tout lieu). Cela s'organise dans une architecture fédéralisée à trois niveaux : l'interface utilisateur, la logique métier et la gestion traditionnelle des bases de données.

8. Gérer la transition vers le nouvel environnement

Réponse :

1. Examen du modèle d'entreprise selon les règles définies et analyse constante des besoins d'information conformément à l'environnement.
2. Définir une vision technologique qui répond aux fonctions ou aux processus des organisations, et non à la structure organisationnelle.
3. Considérer les personnes dans le cadre de toute stratégie de mise à niveau technologique, en aidant à construire les compétences nécessaires pour comprendre, assimiler et adopter les nouvelles installations de transformation.
4. Identifier les possibilités de rationalisation et de réorganisation soutenues par les tendances technologiques convergentes (voix, données et vidéo).
5. Adopter des services de sauvegarde à distance, des données d'urgence, des applications et d'autres stratégies de revitalisation par la technologie.

8 bis. Tendances matériel, logiciel et communications

Réponse : Le matériel informatique (hardware) est devenu moins cher aujourd'hui, mais le logiciel (software) est devenu plus cher par la fusion des deux. Les applications combinant matériel et logiciel sont difficiles à trouver en fonction des besoins de chaque établissement. Les entreprises achètent souvent les forfaits offerts par les sociétés de transformation logicielle sans savoir s'ils seront utiles.

9. Gestion de la qualité totale (TQM) en TI

Réponse : Elle se concentre sur l'administration et l'organisation pour fournir un service client de qualité. Elle implique les travailleurs, l'accent sur les clients, l'analyse comparative (benchmarking) et l'amélioration continue.

• L'implication des travailleurs : ceci est réalisé par l'optimisation des ressources.
• L'accent sur les clients : se concentrer sur leurs besoins et leurs attentes.
• Benchmarking : le processus virtuel qui identifie les meilleures pratiques dans un processus ou une activité, qui sont intégrées dans les opérations de la société.
• L'amélioration continue : un processus où la perfection est une recherche constante.

10. Réingénierie de la gestion des TI

Réponse : C'est une réponse aux insuffisances inhérentes à l'organisation fonctionnelle des entreprises. Elle suit une approche structurée comprenant : l'identification des processus d'affaires clés, l'attribution de la responsabilité de ce processus à un propriétaire, la définition des limites du processus et la mesure de la performance des processus.

12. Situation des structures organisationnelles

Réponse : Les organisations sont des groupes humains qui poursuivent des objectifs communs d'une manière rationnelle et consciente, qui à leur tour sont soumis à certaines restrictions et fondés sur certaines ressources. Le point de départ des considérations de conception structurelle est la mission de l'organisation, car elle base ses objectifs, stratégies, plans et activités.

13. Définir l'organisation entrepreneuriale

Réponse : Capacité de lancer et d'exploiter de nouvelles entreprises. Ce sont des entreprises avec une structure très simple. Les jeunes et les petites entreprises dans un environnement qui évolue rapidement font appel à un investisseur et sont gérées par un directeur général unique. Les systèmes d'information y sont souvent mal posés.

14. Responsabilités du gestionnaire informatique

Réponse :

1. Direction de l'établissement et suivi technique et administratif affecté.
2. Organiser les fonctions, les responsabilités et les activités des installations techniques et administratives affectées, en les mettant à jour et en les documentant correctement, en particulier les rôles des secrétaires techniques.
3. Gérer toutes les entrées et/ou le développement de nouvelles technologies ou ressources.
4. Protéger et valoriser le capital structurel de l'organisation acquis à travers le développement des activités du ministère ; conserver la documentation appropriée concernant les technologies existantes, qu'elles soient achetées à des tiers ou développées en interne.
5. Gérer, stocker et conserver les outils, le matériel et les logiciels installés, ainsi que l'espace physique abritant l'équipement de communication informatique mis à disposition des utilisateurs.
6. Effectuer un rapport d'information annuel sur les activités du département, en plus des rapports périodiques jugés nécessaires ou demandés.

15. L'organisation bureaucratique mécaniste

Réponse : Dans notre État, il y a des structures qui se comportent comme des machines réglées, prêtes à répéter des processus spécifiques de travail normalisés.

Nous pouvons mentionner les suivants :

• Les usines de consommation de masse.
• Les organismes gouvernementaux (collecte des recettes publiques, contrôle, sécurité).
• Les compagnies aériennes et les banques.

Les objectifs initiaux du modèle de Max Weber étaient : l'efficacité et la fonctionnalité.

16. La bureaucratie organisationnelle divisionnaire

Réponse : La coordination se fait par les résultats de production. La ligne du milieu de chacune de ces unités ou divisions possède une autonomie considérable. Les divisions fonctionnent de façon indépendante. C'est la forme typique prise par les grandes organisations matures, en particulier les grandes entreprises, mais aussi de plus en plus par les espaces publics et les universités.

17. La bureaucratie professionnelle

Réponse : C'est une structure très décentralisée, tant dans la dimension verticale qu'horizontale. Chacun travaille avec ses clients, sous réserve du contrôle de ses collègues. Le professionnel a été formé et instruit au préalable, et conserve le droit de censure pour les pratiques abusives.

18. L'organisation adhocratique

Réponse : Cela signifie que le processus est adopté pour chaque situation particulière. Il s'agit d'une structure caractérisée par la complexité, une faible formalisation et une centralisation réduite.