Les principaux documents commerciaux et financiers

La facture commerciale

La facture, qu'elle soit simple ou commerciale, est un document commercial qui reflète toutes les informations d'une transaction de vente. Les informations essentielles qui apparaissent sur une facture doivent refléter la livraison d'un produit ou d'un service, ainsi que la date de l'exercice et l'indication du montant payable à titre de compensation. En outre, la facture doit comporter les données de l'expéditeur et du destinataire, le détail des produits et services offerts, les prix unitaires, le prix total, les rabais et les taxes.

Caractéristiques

Elle résulte de l'achat et de la vente de marchandises. D'autres arrangements contractuels pour le transfert de propriété des biens peuvent être affectés en gage. Dans le délai de paiement accordé, le but de la vente ou les autres relations contractuelles visées ci-dessus doivent concerner le commerce de marchandises ou d'autres biens que de l'argent, non soumis à l'enregistrement. Les biens et les marchandises peuvent être durables ou non, identifiables ou non. Ils ne devraient être soumis à aucune charge ou aucun privilège, sauf ce que le titre représente.

La conformité fixée par le vendeur ou l'acheteur dans le titre est indiquée par lui-même et permet la preuve du contraire ; il a reçu la marchandise ou les marchandises décrites dans la facture conformément à sa satisfaction. Une fois la conformité établie, le titre peut être transféré. Depuis sa conformité, en plus des comptes de crédit consistant en le solde du prix fixé par le même titre, le droit réel de gage est constitué de tous les biens et marchandises décrits dans le même document, y compris pour les chariots élévateurs.

Note de vente

C'est ce qu'on appelle l'acte de vente au détail. Il s'agit du document commercial par lequel le vendeur a vendu des marchandises à l'acheteur, en indiquant la quantité, le prix, la date de livraison, le paiement et d'autres conditions d'opération. Une fois l'ordre accepté par le vendeur, celui-ci établit l'acte de vente, qui confirme l'engagement de livrer la marchandise telle que décrite, et l'acheteur est tenu de la recevoir. Ce document commercial est obligatoire pour les deux parties afin de réaliser la transaction dans les conditions prévues. Il est délivré en double exemplaire. Ce document ne crée pas de comptes.

Guide d'expédition

Ces documents sont nécessaires lorsque l'émetteur choisit de retarder la délivrance de la facture et lorsqu'il transporte des marchandises qui sont ou non destinées à la vente. Il doit mentionner le nom complet du fournisseur de services et du récepteur des marchandises expédiées, dans le cas des conventions de vente, en plus d'autres mentions juridiques nécessaires.

Le détail complet des espèces qui se déplacent doit être indiqué : les unités, le poids ou le volume, le nom et les caractéristiques de l'espèce, ainsi que la valeur unitaire.

Dans le transfert de biens meubles corporels s'appliquant aux éléments de mobilier, effectué par les vendeurs auprès d'agents, de courtiers ou de commissaires-priseurs, lorsque les ventes n'ont pas d'importance, il est obligatoire pour les mandants de signaler dans les guides d'expédition un prix unitaire des espèces, estimé à la valeur réelle des biens concernés. Ces valeurs peuvent être agrégées, mais n'indiquent pas clairement la valeur ajoutée.

Dans les autres transferts qui ne sont pas des ventes à l'importation, la valeur unitaire ne peut être omise, mais les raisons de cette omission seront enregistrées de manière claire et détaillée. Par exemple : dans le cas d'un transfert de marchandises pour la distribution, d'un entrepôt à un autre appartenant à l'émetteur.

La note de débit

La note de débit est le nom donné à la communication faite par un commerçant à son client, lui notifiant qu'il a été débité sur son compte d'un certain montant ou d'une valeur, pour le concept indiqué. Cet article augmente la dette, soit par une erreur de facturation, des retards de paiement d'intérêts, etc. Il existe plusieurs cas d'utilisation de ce document :

• Dans les banques : lorsqu'une charge est appliquée à la commission du client ou pour le sceau appliqué à un chèque déposé et tiré sur une place intérieure.
• Dans les magasins : une fois payé le fret pour le transport d'une marchandise, lorsque sont débités des intérêts et frais sur les documents scellés, etc.

Lorsque le vendeur veut informer l'acheteur qu'un certain montant a été chargé sur son compte, il délivre une note de débit. Les causes de son émission peuvent être :

• Erreurs de facturation (montant inférieur).
• Intérêts.
• Frais de fret.
• Frais bancaires ou autres.

La note de débit entraîne toujours une augmentation pour l'acheteur ; il s'agit donc d'un document enregistrable.

Bon de commande

Un bon de commande est une demande écrite adressée à un fournisseur pour certains articles à un prix convenu. La demande précise également les modalités de paiement et de livraison. L'ordre d'achat est une autorisation donnée au fournisseur de livrer les articles et de présenter une facture. Tous les articles achetés par une entreprise doivent être accompagnés de bons de commande, énumérés en série pour assurer un contrôle sur leur utilisation.

Habituellement, un bon de commande comprend les éléments suivants : le texte original est envoyé au fournisseur, et le plus souvent, une copie revient à la comptabilité pour être enregistrée dans les comptes à payer, tandis qu'une autre copie va au service des achats.

Note de crédit

La note de crédit est le document par lequel le commerçant communique à son client l'accréditation sur son compte d'un certain montant, pour les raisons exprimées. Voici quelques cas d'utilisation :

• Rupture des marchandises vendues.
• Baisses de prix.
• Rabais et ristournes.
• Correction d'erreurs ou d'excès de facturation.

C'est le document que le vendeur remet à l'acheteur pour lui faire savoir qu'il a déduit de son compte un certain montant pour l'une des raisons suivantes :

• Erreur de facturation en trop.
• Augmentation de subventions ou de réductions.
• Retour de produit.

La note de crédit entraîne toujours une diminution pour l'acheteur ou le débiteur, de sorte qu'il s'agit d'un document enregistrable.