Gestion des documents commerciaux, des commandes et des Incoterms

Importance et définition des documents d'entreprise

Les documents de l'entreprise sont importants, car ils sont nécessaires pour enregistrer les opérations effectuées, qu'elles soient sur support matériel ou électronique, ainsi que pour identifier ceux qui les produisent.

Définition d'un document

Un document est défini ici comme une information structurée sur un support physique (papier) ou électronique, dont le but est d'enregistrer les transactions et les personnes impliquées.

Exemples de documents considérés comme des documents

• Lettre commerciale
• Bon de commande
• Bon d'achat
• Comparaison des offres
• Fiche fournisseur
• Fiche article
• Demande et ordre proposé
• Saisie des commandes
• Formulaire de demande
• Chèque
• Bon de livraison
• Bordereau de livraison nominal
• Facture
• ...

Gestion des commandes

Définition du bon de commande

Un bon de commande est une demande ferme de matériaux effectuée par l'entreprise à un fournisseur, après l'évaluation des offres reçues d'un groupe de fournisseurs.

Systèmes de numérotation des commandes

Les systèmes de numérotation adoptés par différentes entreprises varient. Il peut s'agir, par exemple, de l'attribution annuelle d'un numéro de série. Une fois la commande établie, vous devez noter le numéro sur le bon de retour classé dans le dossier de commande numérique et le livre des enregistrements d'achat. (La commande doit être envoyée en deux exemplaires).

Types de commandes

• Demande de services ou de construction : Celles qui visent à obtenir une prestation personnelle ou à effectuer un travail particulier.
• Commande de matériaux : Les applications de matériaux.
• Commandes pour une utilisation extraordinaire : Utilisées pour des matériaux peu fréquents.
• Commandes de reconstitution : Celles dont l'initiative part du stock (réapprovisionnement).
• Commandes normales : Les quantités commandées correspondent normalement à la consommation prévue pour de courtes périodes de temps.
• Commandes programmées : Comprennent un ou plusieurs matériaux homogènes. Elles résultent d'une étude des matériaux, tenant compte de la consommation historique, du niveau minimum de stocks, des stocks et des montants d'approvisionnement dus.
• Commandes ouvertes : Fait partie d'un groupe de matériaux homogènes par eux-mêmes ou par leur origine. Elles tiennent compte de la consommation historique, de l'état du stock minimal attendu et des quantités de ces matières en attente de livraison.

Gestion du fichier fournisseur

Objectif du fichier fournisseur

Le but du fichier fournisseur est de pouvoir obtenir rapidement les données des fournisseurs pour demander un devis, des informations ou soumettre des commandes.

Responsabilité et copies

Le département de marketing doit gérer le fichier fournisseur. Au moins une copie, voire deux, du fichier des fournisseurs doit être faite.

Conditions requises pour un fichier fournisseur

• Contenir toutes les données nécessaires et être rigoureusement mis à jour.
• Les fiches doivent être triées et classées selon un système facile à trouver.
• L'existence d'un double dans un endroit sûr en cas de perte ou de vol.

Frais de transport et Incoterms

Définition des frais de transport

Les frais de transport sont occasionnés par le déplacement des marchandises de l'entrepôt du vendeur jusqu'au point de vente ou au magasin de l'acheteur.

Types de transport

• Transport terrestre : Lorsque le voyage se fait par route ou par rail.
• Fret : Lorsque le voyage se fait par bateau ou par avion (fluvial ou aérien).

Concepts additionnels liés au transport

En matière de transport, d'autres concepts inclus sont : le chargement, le déchargement, l'assurance, les péages, proposés par différentes sociétés, qui ne sont normalement pas impliqués dans l'achat et la vente.

Négociation des coûts de transport

Les coûts de transport sont négociés dans le but ultime de s'assurer que les dépenses sont supportées par le fournisseur. Les raisons de cette négociation sont les suivantes :

• Les coûts de transport augmentent le coût du produit, qui est égal au prix d'achat plus les frais de sa disponibilité à la vente.
• Le coût du transport est toujours lié à l'assurance, couvrant les risques pour les marchandises pendant le transport.
• Le fournisseur peut obtenir un transport à moindre coût, car il est familier avec les voies et moyens, et il peut également effectuer le même voyage pour la livraison à différents clients.

Les clauses Incoterms

Les clauses Incoterms précisent la part des dépenses payées par l'acheteur et celle payée par le vendeur pour transporter les marchandises de l'origine à la destination. Les Incoterms les plus couramment utilisés sont les suivants :

• EXW (Ex Works / À l'usine) : Le vendeur livre la marchandise dans son usine ou son entrepôt. L'acheteur supporte tous les coûts et les risques jusqu'à la destination.
• FCA (Free Carrier / Franco transporteur) : Le vendeur livre les marchandises au transporteur indiqué par l'acheteur, les frais étant à la charge de ce dernier.
• CFR (Cost and Freight / Coût et Fret) : Le vendeur livre la marchandise au port, à la gare ou à l'aéroport de destination spécifié par l'acheteur. Jusque-là, le vendeur paie tous les frais, sauf l'assurance qui est payée par l'acheteur.
• CPT (Carriage Paid To / Port payé jusqu'à...) : Le vendeur paie pour le transport jusqu'à une ville de destination spécifiée. L'assurance et les autres frais jusqu'à l'entrepôt de l'acheteur sont à la charge de celui-ci.
• CIF (Cost, Insurance and Freight / Coût, Assurance et Fret) : Le vendeur paie tous les frais jusqu'au port de destination, y compris l'assurance des marchandises.
• CIP (Carriage and Insurance Paid To / Port et assurance payés jusqu'à...) : Le vendeur paie les frais de transport et d'assurance jusqu'au lieu de destination.
• DAF (Delivered At Frontier / Rendu à la frontière) : Le vendeur livre les marchandises à la frontière indiquée. À partir de ce point, les coûts sont supportés par l'acheteur.