Théorie des systèmes et optimisation des processus

Ramsay (1975) : Définition du système

Définition : Ensemble des éléments qui sont constamment en interaction dynamique et sont organisés en fonction de l'atteinte d'un but particulier.

Caractéristiques du système

1. Commentaires (Rétroaction) : la possibilité d'être révisé et amélioré.
2. Évolution : les systèmes changent et évoluent dans le temps et selon l'interrelation avec l'environnement.
3. Permanence : les systèmes ne sont pas détruits ; ils sont modifiés et il en reste toujours quelque chose.
4. Homéostasie : tendance vers l'équilibre.
5. Équifinalité : le processus est plus important pour obtenir le jeu de résultats que le résultat lui-même.
6. Intégralité : signifie que le système a sa propre identité, laquelle se confond avec l'identité de ses éléments d'organisation.

Culture : l'organisation sera reconnue comme une entreprise ; si vous modifiez un élément, l'ensemble change.

Systèmes de base

1. Processus d'achat

Il démarre lorsque vous avez besoin de quelque chose (entrée) et s'effectue par un bon de commande. Cet ordre autorise l'approbation d'un achat. Ensuite, il faut vérifier le stock. Le service achat choisit un prestataire, contrôle l'ordre et recherche des contributions. Une fois le bon de commande émis, le processus se termine quand la marchandise arrive et qu'elle est contrôlée pour correspondre à la commande.

2. Traitement des paiements

Le Trésor vérifie que le dossier est complètement rempli et complet. Il rend une ordonnance de paiement qui doit être approuvée par le chef de la trésorerie et, éventuellement, par le directeur général si le montant est important. Les contrôles autorisent le paiement ; la valeur est perçue par le fournisseur. Le processus se termine lorsque le paiement est enfin concret, c'est-à-dire quand le chèque a été payé.

3. Processus de vente

Il commence par une demande, qu'elle soit électronique ou réelle. Elle contient le numéro des fonctionnalités, le paiement et les délais de livraison convenus. L'ordre peut entrer pour vérifier la gestion des stocks et être vu par celui qui autorise l'ordre de vente. Après avoir vérifié le mérite, il revient à la comptabilité de rédiger la facture et d'orienter le client. Une copie va au dépôt. La zone de gestion de vente dépend de la zone commerciale, du plein crédit, du contrôle des stocks et du règlement des frais de contrôle, etc. Il est composé du bordereau d'expédition de l'entrepôt pour la livraison, mais il faut établir la facture et indiquer la prise en compte de la livraison. Les commandes des clients se réfèrent à la marchandise et la vente se termine.

4. Processus de recouvrement (collecte)

S'il est dit de payer à l'acte, ou si le compte courant commence, le processus de collecte s'enclenche. La collecte provient de la facture indiquée, faite et passée au département de comptabilité qui gère les paiements.

5. Le processus de production

Lié au système appliqué :

• a. Système de production.
• b. Fabrication en continu : pétrole, pétrochimie, etc. (365 jours).
• c. Batch ou à la commande : livrer les matériaux selon l'ordre.
• d. Assemblage : ne pas seulement fabriquer, mais assembler.
• e. Service de la production : le client interagit avec trois éléments : les gens (le personnel), les supports physiques (emplacement local, système). Cela peut concerner des clients passifs (acceptent ce qu'on leur donne) ou actifs (nécessitent un meilleur service).

Comment optimiser un processus ?

1. Voir où commence et où s'arrête un processus, ce qui permet de définir le temps et de réduire les étapes.
2. Vérifier le déroulement du processus (de gauche à droite) ; lorsqu'il y a un sentiment de blocage, je passe en revue.
3. Éliminer les tâches inutiles.
4. Vérifier tous les points où les décisions sont prises : c'est à ces points que les retards se produisent.
5. Outils de contrôle : l'analyse SWOT (FFOM) permet de comparer les forces, faiblesses, opportunités et menaces des entreprises. Le plus important est de trouver la force (qualités et vertus d'un produit) et les points faibles (défauts, obstacles au produit).

Analyse Produit / Marché

Matrice d'Ansoff

Ansoff Matrix : Une matrice à double entrée est utilisée pour savoir où l'on se situe. On considère la croissance du marché, la croissance du produit et la réactivité de la compétition. Elle vous permet de savoir comment gérer votre organisation selon la stratégie choisie.

Matrice BCG

BCG Matrix : Grâce à un traitement effectué pour déterminer le produit des entreprises. Versions de l'entreprise : Incognita (Dilemme), Star (Vedette), Vache laitière, et Chien (Poids mort).

Attractivité du secteur et risques

1. Taille du marché : il faut voir si le marché est assez grand.
2. Croissance du marché : il est plus attractif s'il est en croissance.
3. Le prix : c'est intéressant si je peux gérer les prix.
4. Cycle de vie du produit : attention aux produits saisonniers.
5. Nombre d'acheteurs : le volume et la concentration des acheteurs constituent une attraction.
6. Possibilité de segmenter : le marché peut être divisé géographiquement ou démographiquement.
7. Vulnérabilité : le temps qu'il faut pour être copié et le risque d'avoir une copie.

La position concurrentielle

1. Position sur le marché : l'implication que je peux avoir sur le marché.
2. Ligne de produits : avoir une vaste gamme augmente la possibilité d'ouvrir le marché.
3. Réseaux de vente et de distribution : ne pas en avoir peut limiter le rendement.
4. Capacité à réagir : les entreprises doivent avoir une réponse rapide.
5. R&D : permet de découvrir de nouveaux produits ou applications.

Notions de coûts

Point d'équilibre : le niveau où les revenus restaurent les coûts ; au-delà, ce sont des dépenses ou des profits.

Coûts fixes : les coûts qui ne varient pas avec le volume de production ou des ventes.

Coût variable : c'est le contraire des coûts fixes.