Utilisation et Analyse des Organigrammes en Entreprise

Utilisation des graphiques organisationnels

En tant qu'outil de communication, l'organigramme est utilisé pour :

• Informer les membres de l'organisation sur leur position par rapport au reste de la structure.
• Donner une image globale de la structure.
• Permettre aux nouveaux arrivants de prendre contact avec la structure.
• Faciliter la compréhension des possibilités d'évolution de chaque personne au sein de l'organisation.
• Informer les parties prenantes sur la structure globale de l'organisation.

Outil d'analyse : détection des défauts structurels

En tant qu'outil d'analyse, il permet de détecter des défauts dans la structure. Les situations les plus importantes pouvant être identifiées sont les suivantes :

• Défaut de contrôle interne : par exemple, les fonctions de gestion et les comptes de trésorerie affectés aux mêmes postes.
• Départementalisation insuffisante : par exemple, les fonctions de comptabilité et de vente affectées au même bureau.
• Manque d'unité de commandement : deux personnes ou plus supervisent le même bureau.
• Chevauchement de contrôle : deux ou plusieurs postes se voient confier des responsabilités identiques ou similaires.
• Confusion dans les rapports de dépendance : la relation d'autorité entre un bureau ou une personne et les autres postes n'est pas clairement définie.
• Subordination excessive : lorsqu'un poste dépend d'un seul supérieur, « un contre un ».
• Absence de définition des niveaux hiérarchiques : manque de clarté sur la position dans la hiérarchie, la rémunération, etc.
• Confusion sur le type d'autorité : incertitude sur l'autorité linéaire, de conseil ou fonctionnelle.
• Structure déséquilibrée.
• Champ d'application trop large : nombre de subordonnés supérieur à la capacité de supervision.
• Répartition inadéquate des niveaux : poste attribué à un niveau incompatible avec les autres fonctions.
• Confusion dans la désignation : incohérence entre les fonctions, les catégories ou les intitulés de poste.

Limitations des organigrammes

La principale limitation réside dans sa nature de représentation graphique simplifiée. La simplicité est une exigence fondamentale, mais elle comporte le risque de rendre l'information incomplète. Le schéma ne représente qu'une partie de la structure organisationnelle officielle par souci de lisibilité.

Une autre limitation majeure est la nécessité d'une mise à jour continue. Si la structure évolue sans que le schéma ne soit actualisé, l'outil devient obsolète et peut induire en erreur. La seule façon de contrer cette influence négative est une mise à jour constante.

Formes usuelles de représentation

Il existe plusieurs méthodes de conception. Les formes les plus courantes sont :

• Représentation verticale.
• Représentation horizontale.