Audit et contrôle interne des stocks : objectifs, procédures et programme de vérification

Stocks de Vérification

Généralités

Du point de vue de la vérification, le stock est le poste le plus important de l'actif circulant dans l'entreprise, en raison de :

• Sa dimension économique.
• Son impact sur le compte de résultat.
• Son impact financier.

Objectifs de l'Audit des Stocks

Les objectifs de l'audit dans ce domaine sont les suivants :

• Vérifier l'exactitude et la fiabilité des enregistrements physiques contenus dans le bilan :
  • Comptages périodiques physiques.
  • Inventaire permanent.
• Vérifier l'exactitude et la fiabilité de la valorisation des stocks et l'uniformité de cette évaluation pour :
  • Les matières premières.
  • Le travail en cours.
  • Les produits finis.
• Vérifier l'obsolescence des stocks.
• Vérifier à qui le stock est détenu et déterminer :
  • Les stocks de sociétés détenus par des tiers.
  • Les stocks d'autres entités détenus par l'entreprise.
  • Les stocks en transit.
• Vérifier les raccords entre les différentes étapes :
  • Achats.
  • Production.
  • Sorties.
• Vérifier que les coûts des ventes correspondent aux opérations et événements survenus durant la période et qu'ils ont été déterminés de manière raisonnable et cohérente.
• Vérifier la présentation appropriée dans les états financiers.
• Vérifier que les mesures de contrôle interne et les procédures administratives fonctionnent correctement.
• Vérifier que la couverture d'assurance des stocks est suffisante.

Contrôle Interne des Stocks

Le contrôle interne des stocks est lié aux activités d'achat, de fabrication, de distribution et de vente. Un contrôle interne adéquat des stocks nécessite que les processus suivants soient correctement gérés :

• Commandes.
• Réception.
• Contrôle.
• Utilisation.
• Inventaire physique.
• Expéditions.
• Facturation.
• Autorisation de la méthode d'évaluation choisie par l'entreprise.
• Séparation des fonctions : autorisation, garde et enregistrement.
• Enregistrement en temps opportun des acquisitions en stocks et de la responsabilité.
• Enregistrement en temps opportun de toutes les expéditions et, le cas échéant, des factures, y compris la comptabilisation des coûts des ventes.
• Contrôle des retours.
• La garde physique des stocks.
• Les inventaires physiques.
• Des procédures adéquates pour l'enregistrement et l'accumulation des éléments de coût.
• Des dossiers adéquats pour le contrôle de l'inventaire.
• Des dossiers adéquats pour le contrôle des stocks dans les entrepôts appartenant à des tiers de l'entreprise.
• Comparaison périodique du solde du compte auxiliaire avec le grand livre.
• Vérification de l'inventaire physique par du personnel interne indépendant.
• Procédures pour la détermination de la perte de valeur des stocks et l'enregistrement des estimations.
• Une protection adéquate de l'entité par l'achat d'assurance.
• Systèmes d'information avec des chiffres actualisés.

Facteurs influençant la mise en œuvre des éléments probants

La mise en œuvre des éléments probants dépend d'une bonne analyse des facteurs à considérer :

• Nature et caractéristiques des stocks propres.
• Des changements ou des fluctuations importantes dans :
  • Les marges de profit.
  • Les prix des matériaux.
  • La demande du produit.
  • Niveaux et types d'inventaire ou de production, y compris la classification, la collecte ou l'application des frais généraux.
• Lancement de nouveaux produits, les changements technologiques ou les modifications techniques.
• Nouveaux produits et baisse des prix de la concurrence.
• Produits arrêtés.
• Importance de la production défectueuse ou de retraitement.
• Diminution ou augmentation de la capacité installée utilisée.
• Production et livraisons importantes vers la fin de l'exercice.
• Effet de la réglementation officielle, des contrôles des prix, des restrictions sur les importations ou les exportations.
• Contrats importants avec des termes et conditions spécifiques concernant la qualité, les délais, la conformité, etc. (pénalités traditionnelles).

(Répétition des objectifs de vérification des états financiers et du contrôle interne, omise pour éviter la duplication inutile dans le contenu corrigé.)

Indicateurs de faiblesses du contrôle interne

Les faiblesses potentielles du contrôle interne incluent :

• Manque de procédures pour les garanties physiques.
• Manque de séparation des tâches.
• Différences dans les procédures d'inventaires physiques.
• Fréquence des ajustements majeurs pour les inventaires physiques.
• Inventaires physiques qui diffèrent de ceux de fin d'année.
• Dossiers auxiliaires non fiables.
• Chiffres des stocks significatifs identifiés comme obsolètes ou à mouvement lent, mais sans enquête ni déclaration en tant que tels.
• Matériaux détenus par des tiers ou reçus de tiers.
• Système de contrôle des coûts, caractéristiques des stocks ou méthode d'évaluation et leur évolution.
• Mauvaises procédures de révision ou d'actualisation des coûts unitaires, et ainsi de suite.

Informations nécessaires pour la planification

Pour la planification, des informations sur les caractéristiques de l'inventaire et le coût des ventes doivent être disponibles, telles que :

• Le coût des systèmes.
• Les méthodes de valorisation.
• Les procédures utilisées.

Examen Technique

L'examen technique comprend :

• Comparaison des coûts historiques et des chiffres mis à jour avec les années précédentes.
• Analyse des raisons financières.
• Si possible, la comparaison des chiffres avec les informations disponibles sur les entreprises du secteur.
• Obtenir une explication des variations et enquêter sur toute relation inhabituelle et inattendue entre les années présentes et antérieures, telles que :
  • Le volume de production.
  • Les pourcentages des matériaux, du travail et des frais généraux.
  • La consommation de matières et les déchets.
  • Les marges.
  • Les écarts d'inventaire.
  • Les taux de rotation des stocks lents ou obsolètes.
  • L'âge des stocks.
  • Les estimations globales.
  • Le coût de production et des ventes.
  • Rapprochements des montants facturés et expédiés avec les quantités d'approvisionnement livrées.

Évaluation du Contrôle Interne (Questions Clés)

1. Les stocks sont-ils sous le contrôle d'un gestionnaire responsable ?
2. Existe-t-il une procédure pour identifier les stocks endommagés, obsolètes ou à rotation lente ? Décrivez-la.
3. Si du matériel susceptible d'être volé est présent, est-il placé correctement dans une zone clôturée et surveillée par du personnel autorisé et responsable ?
4. Existe-t-il une protection adéquate (clôtures, gardes, etc.) pour éviter les expéditions ou sorties non autorisées de matériel ?

Enregistrement Permanent

5. a. Existe-t-il des registres auxiliaires des stocks pour :
   • Quelles matières premières ?
   • Quels travaux en cours ?
   • Quels produits finis ?
   • Quels magasins ?
6. b. Ces enregistrements sont-ils utilisés dans la gestion des stocks et la planification des achats, l'information comptable et comment ?
7. Ces enregistrements montrent-ils les détails suivants :
   • Quels sont les montants en nature ?
   • Existe-t-il des minimums et maximums ?
   • Quel est le coût unitaire ?
   • Quel coût (standard, moyen pondéré, etc.) ?
8. Ces enregistrements sont-ils tenus par du personnel auxiliaire qui :
   • n'a pas accès aux stocks ?
   • n'autorise pas les mouvements de stock ?
9. Le fonctionnaire qui examine et approuve les ajustements ou corrections d'erreurs comptables dans les comptes d'une existence est-il indépendant de :
   • Qui garde les stocks ?
   • Qui enregistre les stocks ?
10. Les mouvements dans les stocks auxiliaires permanents sont-ils enregistrés uniquement sur la base des entrées dans le compte de contrôle ?

Inventaires Physiques

10. Un comptage physique de l'inventaire est-il effectué au moins une fois par an ?
11. Les employés qui effectuent les inventaires physiques sont-ils correctement formés et supervisés ?
12. Des tests sont-ils effectués pour s'assurer que tous les articles ont été inventoriés ?
13. Les différences sont-elles examinées par le personnel responsable, et qui effectue cet examen ?
14. Les documents comptables sont-ils conformes à l'existence réelle ?
15. L'ajustement est-il effectué sur la base d'une écriture comptable dûment approuvée par un officier responsable, et qui effectue cette approbation ?

Programme de Vérification

Général

1. Vérifier que les matériaux endommagés, obsolètes ou à mouvement lent sont dûment autorisés pour la mise au rebut ou la dépréciation.

Dossiers Permanents

2. Pour une période choisie par le directeur de l'audit, obtenir les écritures de journal enregistrées dans les comptes de stocks et analyser le soutien et l'exécution des travaux identifiés dans les points suivants. (Indiquer la période couverte.)
3. Contrôler un certain nombre d'admissions pour les achats (locaux et importés) afin de vérifier le chargement du stock avec les feuilles de réception et les factures fournisseurs, en tenant compte des unités physiques et des importations. Indiquer la portée (en tenant compte des travaux sur les comptes fournisseurs).
4. En utilisant les listes de valeur dans les magasins de sortie de matières premières et de matériaux :
   • a. Sélectionner une sortie basée sur les registres de stocks et vice versa, en veillant à faire correspondre le nombre d'unités et les coûts unitaires.
   • b. Rassembler les bons de livraison des sorties de matières premières sélectionnées, dûment autorisés, en contrôlant leurs numéros correspondants.
   • c. Vérifier la valorisation appliquée.
   • d. S'assurer que les sorties précédentes sont correctement imputées dans l'auxiliaire de fabrication en cours.
   • e. Vérifier le journal des matières premières et matériaux consommés au cours du mois respectif et passer aux étapes suivantes.