Guide complet sur la facturation et ses obligations

1 .- La facture est le document qui justifie légalement une opération de vente et d'achat. Elle est établie en conformité avec les données des factures et des bons de commande. Elle sera émise par le vendeur du bien.

La facture diffère du bon de livraison ; elle comprend également les caractéristiques du coupon, les frais notés, le transport, l'assurance, le fret et les remises.

2 .- Elle est faite en adéquation avec les données des factures et des bons de commande.

3 .- Elle sera émise par le vendeur du bien.

4 .- La facture comprend une série de données obligatoires, telles que :

• Données du fournisseur ou du prestataire de la marchandise (celui qui vend).
• Date de la facture.
• Numéro de la facture.
• Données du client.
• Nombre d'unités livrées pour chaque article.
• Prix unitaire de chaque article.
• Différents concepts (coûts, rabais, taxes, etc.).
• Montant total de la transaction de vente.
• Conditions de paiement du total de la transaction.

Caractéristiques de la facturation

a) Lorsque les opérations sont répétitives, la norme permet d'inclure dans une seule facture toutes les opérations pour un même destinataire, sur une période maximale d'un mois civil.

b) Il est admis que les factures envoyées au même destinataire contiennent diverses opérations. Dans ce cas, les concepts doivent être inclus séparément, avec le taux d'imposition et la part de chaque opération.

c) Dans la vente « au détail », il suffit d'indiquer le prix suivi de l'expression « TVA incluse ».

d) Les professionnels et entrepreneurs réalisant des affaires avec des non-professionnels peuvent remplacer la facture par un livret de coupons numérotés ou des tickets émis par des caisses enregistreuses.

6 .- Les entrepreneurs et professionnels effectuant des opérations d'achat et de vente.

7 .- Par la facture rectificative.

Délais de conservation

a) 10 ans à partir de la réception de la facture.

b) 15 ans dans certains cas spécifiques.

Coûts d'achat et remises

Coûts d'achat :

• Les charges : elles sont imposées au même taux que la catégorie de marchandises transportées. Si une facture comporte des articles à 18 %, 8 % et 4 % de TVA, les frais de livraison doivent être répartis entre les différents articles en appliquant ces trois bases différentes.
• Assurance : elle est soumise au même taux que les marchandises. Si la facture contient des articles soumis à des taux d'imposition différents, le coût est réparti entre les articles.

Promotions et remises :

• Remises commerciales : elles résultent de baisses de prix ou de négociations avec le fournisseur.
• Remise pour paiement rapide (escompte) : accordée pour un paiement immédiat. Elle s'applique sur le montant obtenu après déduction des remises commerciales. Si d'autres frais existent (commissions, fret, etc.), le taux s'applique après inclusion de ces concepts.
• Remise sur quantité (Ristournes) : accordées aux acheteurs passant de grosses commandes. En comptabilité générale, elles sont nommées « Ristournes sur achats » (Rappel post compras) et « Ristournes sur ventes » (Rappel sur ventas).

Unités consignées :

Les unités recyclées ou consignées sont facturées et font donc partie de la facture brute ; le coût économique de ces unités augmente le montant avant remise.

Vente par tickets

Utilisée pour les services aux consommateurs, tels que les courses dans un supermarché, les services de taxi, les restaurants, etc.

Rectifications

• Erreurs dans la facture (variations de prix, quantité d'articles, remises, etc.).
• Retours de marchandises.

Émission et conservation des documents

Les factures doivent être émises sur place ou, si le bénéficiaire est un entrepreneur ou un professionnel, dans les trente jours suivant l'opération ou le dernier jour du mois pour une facturation mensuelle. Elles sont remises à l'acquéreur au moment de la délivrance ou dans les trente jours ouvrables.

Le vendeur doit établir un original de chaque facture ou ticket. Un duplicata peut être émis en cas de perte ou de destinataires multiples, avec la mention « duplicata ».

Les vendeurs doivent conserver des copies de chaque facture ou ticket pendant six ans après l'expiration du terme. Ces documents peuvent être archivés sur microfilms.