Guide de la Gestion des Achats et Approvisionnements

Les clients recherchent la qualité, le respect du temps et le meilleur prix.

Évaluation des besoins

L'évaluation des besoins consiste à analyser les informations sur la demande d'achat : quand acheter, combien acheter, à quel prix d'achat et selon quel niveau de qualité. Les entreprises centralisent tous les achats via le service des achats, qui reçoit les demandes dans un document appelé bulletin d'achat (ou newsletter shopping), détaillant le type de matériau ou de produit nécessaire.

Cela se réfère aux applications dont les stocks ont atteint le niveau de sécurité minimum. Il convient de vérifier si l'entreprise utilise le produit ou le matériel pour la première fois ou s'il s'agit d'achats réguliers, ce qui se traduira par l'analyse de plusieurs offres pour choisir le fournisseur le plus avantageux pour l'entreprise. Certains articles proviennent du même fournisseur, d'un fournisseur exclusif ou doivent être importés.

Quand la demande de proposition est-elle obligatoire ?

La demande de proposition est nécessaire dans les cas suivants :

• Lorsque vous achetez un produit pour la première fois ;
• Lorsque l'achat représente un coût élevé ;
• Quand vous voulez élargir votre portefeuille de fournisseurs ;
• Si vous n'êtes pas satisfait des fournisseurs actuels enregistrés dans vos dossiers internes.

Questions préalables du service d'achat

Dans un service d'achat, il convient de se poser les questions suivantes avant de prendre toute action :

• Où acheter ?
• Quoi acheter ?
• À qui acheter ?
• Dans quelles conditions d'achat (prix, qualité, service, etc.) ?

Quelles bases appliquer à l'offre ?

Trois éléments clés constituent l'offre :

• L'information financière : prix à l'unité, remises sur achat, escomptes pour paiement anticipé, remises sur volume, prix de l'emballage, transport et assurance des marchandises, modalités et délais de paiement, ainsi que les conséquences d'un report de paiement ou d'un ajournement des livraisons.
• Informations techniques : caractéristiques de qualité, emballage et étiquetage, installations particulières si nécessaire, période de garantie et d'essai, formation des employés et service après-vente (pièces détachées).
• Services d'information : livraison, retour des stocks en mauvais état et suivi de l'offre.

Pourquoi former le service des achats ?

Le service est composé des directeurs d'achats, des délégués et des acheteurs invités.

Défis de la responsabilité de l'achat

Les défis que doit assumer le responsable de l'achat sont les suivants :

• L'avantage dépend de la capacité de l'acheteur à obtenir la meilleure affaire en instaurant une réelle concurrence entre les sources d'approvisionnement.
• La qualité du produit doit être conforme aux conditions prévues par l'acheteur.
• Le service fournisseur peut être soit exigé par l'acheteur, soit proposé par le vendeur.
• L'image de l'entreprise : transmise par le vendeur grâce à ses contacts professionnels avec l'acheteur, c'est le défi le plus difficile à évaluer immédiatement, mais le plus important à long terme.

Les différents types d'achat

Les types d'achat sont différenciés selon les besoins de l'entreprise :

• Contrat d'achat : consiste à conclure une commande avec un ou plusieurs prestataires, fixant les conditions définitives de l'acquisition des matériaux, produits ou services pour répondre aux besoins futurs sur une période donnée.
• Achat selon la situation du marché : concerne les marchés stables, généralement ceux des produits industriels et des services. À court terme, ils sont peu sensibles aux forces de l'offre et de la demande, et le prix est généralement facile à négocier car il y a peu d'acheteurs et de vendeurs pour chaque objet.
• Shopping à l'origine de...