Planification, organisation et management : théories et structures

Planification

Planification : Il faut établir les objectifs de l'entreprise, choisir les stratégies, les tâches à suivre et les ressources nécessaires.

Niveaux de planification

1. Planification stratégique (5 à 10 ans) : il s'agit d'une planification à long terme qui établit les grands objectifs et les missions principales, ainsi que les stratégies pour une future expansion et la politique de l'entreprise.
2. Planification directive (2 à 5 ans) : il s'agit d'une planification à moyen terme qui concrétise les plans stratégiques en plans qualitatifs et quantitatifs, sur lesquels reposent les budgets, les quotas de marché, etc.
3. Planification opérationnelle (1 an) : il s'agit d'une planification à court terme, spécifique à chaque département et sous-département, détaillant chaque tâche, comme la publicité, de façon hiérarchique.

Organisation

Il faut concevoir une structure dans laquelle doivent être définies toutes les fonctions de chaque travailleur, les tâches, le degré d'autorité, ainsi que les canaux de communication.

1. Organisation formelle

Il s'agit de la manière de diviser les départements et leur structure organisationnelle selon le degré d'autorité et les responsabilités. Elle est représentée graphiquement et schématiquement par un organigramme.

• Départementalisation : division des différentes unités organisationnelles de l'entreprise :
  • Par fonctions : séparer les tâches selon l'activité (marketing, investissement…) ;
  • Par territoires : division géographique où il existe un responsable et un équipe de ventes ;
  • Par produits : fabrication de produits diversifiés ou multiproduits dans un même secteur ;
  • Par processus : fabrication dans l'entreprise d'un processus de production complexe qui requiert une division en plusieurs phases et des zones d'approvisionnement ;
  • Par clients et canaux de distribution : l'entreprise tend à segmenter le marché et à différencier ses produits.
• Structure organisationnelle : établit la nature des relations d'autorité et des canaux de communication.

Structures linéaire, en ligne ou staff, et en comité

Linéaire : structure principale, statique, simple et claire, dans laquelle la direction et les responsabilités sont clairement définies. Ainsi, les décisions se prennent rapidement, mais la communication est lente. Elle est fréquente dans les petites entreprises.

2. En ligne ou staff : combine les relations d'autorité directe avec les relations de conseil et d'assistance (staff).

• Avantage : combine la rapidité de la communication linéaire avec la communication du département staff.
• Inconvénient : peut présenter un conflit entre la structure linéaire et staff si l'autorité n'est pas bien définie.

3. En comité : l'autorité et la responsabilité sont partagées par un groupe de personnes de différents départements de l'entreprise et de différents niveaux hiérarchiques, qui se réunissent pour prendre des décisions.

• Avantages : différentes opinions se combinent, bien que le processus de prise de décision soit lent.

4. Structure matricielle

Des spécialistes de différentes parties de l'organisation s'unissent pour travailler au développement de produits spécifiques. Deux variables organisationnelles sont prises en compte : les fonctions de chaque membre dans un secteur déterminé et les projets à réaliser. Certains membres répondent à deux supérieurs (le responsable de département et le directeur de projet).

Organisation informelle

Réseau de relations personnelles et sociales qui n'apparaissent pas dans l'organigramme, mais qui surgissent spontanément entre les membres d'une organisation. Selon Edu Pérez Garastagui, ces structures informelles fonctionnent et se nourrissent de 4 éléments : normes du groupe, rôles, statuts et canaux de communication.

Organisation du travail

L'organisation dans l'entreprise et l'organisation du travail sont apparues à la fin du XIXe siècle, suite aux changements importants de la révolution industrielle, qui a obligé les entreprises à s'organiser et à s'adapter à un nouveau contexte.

Théories classiques de la direction scientifique (1856)

1. Frederick Taylor : rationalisation du travail, élimination des temps morts, salaires en fonction du rendement.
2. Henri Fayol : division du travail, autorités et fonctions bien définies, unité de commandement et de direction, rémunération équitable et satisfaisante, équilibre entre autorité et responsabilité, organisation de l'entreprise et de son travail dans sa totalité.
3. Théorie bureaucratique : Max Weber : division du travail en tâches hyperspécialisées et routinières au sein d'un centre de décision très hiérarchisé (vision mécaniste).

Problèmes de cette théorie : la rigidité excessive n'accepte pas les changements, et la routine et la monotonie démoralisent les travailleurs.

Communication

Transmission d'informations entre les membres de l'entreprise, ou entre celle-ci et son environnement.

1. Ascendante : transmission de l'information depuis les employés vers les directeurs, sous forme de suggestions, de questions, etc., au moyen d'Intranet, de documents écrits…
2. Descendante : transmission de l'information depuis les directeurs vers les employés (tâches, informations sur l'entreprise…), également au moyen d'Intranet, de tableaux d'affichage, de rapports…
3. Horizontale : transmission de l'information entre les travailleurs du même niveau hiérarchique, entre départements ou zones différents.
4. Externe : communication de l'entreprise avec les clients, les fournisseurs, etc., au moyen de catalogues commerciaux, de publicité imprimée, de courrier électronique…

Théorie X et Y

Théorie importante sur le leadership et la direction. Selon McGregor, le comportement du leader dépend en grande partie de la vision qu'il a des travailleurs et de leur travail. Deux systèmes de comportement existent :

• X : le travailleur évite le travail autant que possible, n'est pas motivé et ambitieux, fuit les responsabilités, résiste au changement, est mal informé ; sa seule motivation est l'argent et les vacances, son travail ne lui plaît pas.
• Y : il recherche les responsabilités, est motivé, cherche à se perfectionner, a de l'imagination et de la créativité, est respectueux, a la capacité de travailler en équipe, aime son travail et est récompensé pour ses réussites.