Analyse et Classification des Systèmes d'Entreprise

Systèmes de Classification

1. Système de Production
2. Système de Vente
3. Système d'Administration et des Finances

1. Système de Production: Ce système est destiné à gérer et contrôler toutes les opérations générées dans le processus de production d'une société de fabrication ou de fourniture de services. Dans un processus d'affaires, les fonctions incluent la planification de la production, la planification des services, le contrôle des coûts et la gestion des matières premières.

2. Système de Vente: Ce système repose sur l'activité commerciale. Ses fonctions principales sont la facturation, le recouvrement, la gestion du canal de commande, la distribution et la commercialisation.

Facturation et Recouvrement

Facturation

• Contrôle des prix de chaque produit
• Classification des marchandises en groupes et sous-groupes
• Émission de budgets
• Définition des termes de paiement
• Contrôle des commandes des clients
• Émission de documents (papier, commandes et reçus)

Recouvrement

• Enregistrement des créances
• Enregistrement des annulations partielles ou totales
• Données pour les processus de recouvrement
• Calcul des droits des vendeurs
• Analyse du recouvrement
• Émission de lettres de crédit et de débit

3. Système d'Administration et des Finances: Il est représenté par toutes les fonctions résultant de l'application des deux systèmes précédents, ainsi que d'autres fonctions clés. Celles-ci incluent la gestion des placements, les comptes créditeurs, les achats, les immobilisations, les stocks, les banques, les ressources humaines et la comptabilité.

Les systèmes d'analyse des activités sont conçus pour la décomposition et l'explication d'un système d'information.

Cycle de Vie et Développement des Systèmes

Les étapes identifiables dans le cycle de vie et le développement des systèmes sont :

1. Analyse Préliminaire
2. Fixation des Prescriptions
3. Conception et Développement du Système
4. Implantation du Système
5. Maintenance et Évolution

1. Analyse Préliminaire: Elle est le résultat de l'émergence d'un problème ou des exigences de tout utilisateur ou groupe d'utilisateurs de l'entreprise.

2. Fixation des Prescriptions: Elle consiste à déterminer les besoins et les objectifs du système.

3. Conception et Développement: Cette étape définit la logique spécifique, la forme, le fonctionnement du système et la relation entre ses différentes composantes.

4. Implantation du Système: Sa mise en place implique trois stratégies :

• Test Pilote: Démarrer le système dans une seule unité de l'entreprise.
• Fonctionnement en Parallèle: Le nouveau système fonctionne en parallèle avec l'ancien pendant une période donnée avant de le remplacer.
• Installation Immédiate: Le nouveau système est mis en service à une date donnée et remplace immédiatement l'ancien système mis hors service.

5. Maintenance et Évolution: Il s'agit des modifications mineures et des opérations de maintien du système.

Types de Systèmes

Système Administratif

Sa fonction principale est de soutenir les décisions de gestion pour diriger les opérations de l'entreprise et atteindre ses objectifs.

Systèmes Intégrés

Ils permettent l'échange d'informations entre deux ou plusieurs systèmes. Cela se déroule en plusieurs étapes :

1. Définition des Paramètres
2. Saisie de l'Information
3. Transfert d'Information
4. Contrôles sur le Transfert

1. Définition des Paramètres: C'est la définition initiale donnée à un système pour prendre en compte sa performance. Les paramètres d'intégration permettent le passage des enregistrements d'un système à l'autre.

2. Saisie de l'Information: C'est le moment de l'opération où l'information est transférée d'un système à l'autre.

3. Transfert d'Information: Il est déclenché automatiquement ou par un utilisateur.

4. Contrôles sur le Transfert: C'est un système intégré pour l'identification, qui peut varier si le transfert est immédiat ou à la fin de la période.

Systèmes Non Intégrés

Dans ces systèmes, les informations sont transférées à la fin de la période définie.

Systèmes Auxiliaires

Ils gèrent l'opérationnalisation de toutes les transactions commerciales.

Éléments et Objectifs de l'Analyse

Éléments d'un Système de Comptabilité

• Matériel (où sont traitées les informations)
• Logiciels ou programmes
• Ressources humaines
• Politiques et normes comptables adoptées par la société

Principaux Objectifs de l'Analyse

1. Assurer l'intégrité des données.
2. Garantir le bon enregistrement et traitement des opérations.
3. Présenter des informations financières fiables.
4. Assurer l'opportunité dans la présentation de l'information.

1. Intégrité des données: Cela établit que toutes les transactions doivent être enregistrées et complètes.

2. Bon enregistrement et traitement: Les opérations doivent être effectuées conformément aux règles et procédures adoptées par la direction.

3. Informations financières fiables: Les états financiers doivent avoir un niveau minimum de confiance quant aux chiffres présentés et à leur justification.

4. Opportunité de l'information: L'information doit être générée et présentée en temps opportun comme un outil d'aide à la décision.

Domaines de l'Analyse

Les domaines de l'analyse incluent le domaine technologique, les logiciels et conventions comptables connexes, et la structure organisationnelle.

Objectifs de l'Analyse des Logiciels

L'analyse des programmes et logiciels connexes devrait couvrir les objectifs suivants :

• Documenter les programmes qui traitent les informations comptables.
• S'assurer que l'analyse et le développement des programmes sont établis selon une méthode formelle.
• Vérifier l'existence de pistes d'audit.
• Vérifier l'existence d'une méthodologie d'évaluation et de sélection des logiciels de gestion.
• Vérifier l'existence de contrôles permettant aux programmes d'assurer l'intégrité de l'information.
• Vérifier l'existence de dispositifs mis en place pour le traitement des données.

Politique

Ce sont les mesures prises pour le développement, la planification, la mise en œuvre et l'évaluation des décisions.

Conventions Comptables

Toute activité réglementée relative aux documents comptables, au traitement et à la présentation sommaire des opérations financières.

Exemples de Conventions Comptables

• Enregistrement des charges et amortissement des frais payés d'avance.
• Capitalisation des immobilisations.
• Amortissement des immobilisations corporelles et incorporelles respectivement.
• Méthodes d'évaluation de l'investissement.
• Politique d'enregistrement des provisions pour créances douteuses et stocks.
• Politiques comptables de consolidation des comptes.
• Politique pour le calcul et l'enregistrement des comptes de réserve.

Structure Organisationnelle

Elle décrit la manière dont l'entreprise est organisée pour exercer ses fonctions.

Points Clés de la Structure Organisationnelle

Il faut prendre en compte les questions suivantes :

• Existence d'un degré minimum d'expertise.
• Délimitation de la structure organisationnelle.
• Définition des opérations pour chacune des zones.
• Respect effectif des niveaux hiérarchiques.
• Degré de connaissance de la structure et de sa signification par les niveaux opérationnels.

Classification des Entreprises

Les entreprises peuvent être classées :

• Selon l'activité: Agricole, minière, industrielle, commerciale et de services.
• Selon la taille: Petite, moyenne et grande.
• Selon l'origine du capital: Privée, publique et mixte.
• Selon le nombre de propriétaires: Individuelle et sociétaire (entreprises).

Une société est un groupe d'entités capables de production autonome, avec un centre de décision mixte.