Analyse et Conception des Postes en Entreprise

Le concept de poste dans l'organisation

Le concept de poste dans la structure organisationnelle définit le niveau hiérarchique, les supérieurs, les subordonnés et le département ou la division où il se situe. Pour cette raison, les postes sont représentés par des rectangles dans l'organigramme, chacun avec deux terminaux de communication : la partie supérieure, qui relie le poste à sa hiérarchie, et la partie inférieure, qui le connecte aux subordonnés. Sous le prisme horizontal, chaque poste est aligné avec d'autres de même niveau, recevant généralement un titre équivalent (tels que les directeurs, gestionnaires, cuisiniers, opérateurs, etc.). Sous le prisme vertical, chaque poste est inclus dans une zone, un département ou une division d'affaires.

Ainsi, l'organigramme est composé de postes. Ils sont conçus intentionnellement, définis et établis selon une certaine rationalité : la recherche de l'efficacité organisationnelle. En fait, les postes sont les moyens par lesquels la société distribue et utilise ses ressources pour atteindre les objectifs organisationnels grâce à certaines stratégies. D'autre part, les postes sont les moyens par lesquels les individus exécutent leurs tâches au sein de l'organisation pour atteindre certains objectifs individuels. En bref, les postes sont le lien entre l'organisation et les personnes qui y travaillent.

La conception et l'enrichissement des postes

La conception des postes est la spécification du contenu, des méthodes de travail et des relations avec d'autres postes afin de répondre aux exigences technologiques, organisationnelles et sociales.

L'enrichissement signifie la réorganisation et l'expansion du poste pour fournir aux occupants une adaptation en vue d'accroître la satisfaction, en ajoutant de la variété, de l'autonomie, de la signification et de l'identité aux tâches. L'enrichissement des tâches peut être horizontal ou vertical.

Enrichissement vertical et horizontal

L'enrichissement vertical ajoute des tâches plus complexes ou des tâches administratives au poste, telles que la planification, l'organisation et le contrôle, tout en transférant à un autre poste les tâches de niveau inférieur plus simples.

L'enrichissement horizontal ou latéral ajoute des tâches diverses, de même complexité que les tâches actuelles, tout en transférant certaines tâches courantes à d'autres postes de même niveau.

L'enrichissement vertical recherche des tâches plus complexes et de plus grandes responsabilités, alors que l'enrichissement horizontal recherche une gamme de tâches de complexité et de responsabilité égales.

Avantages de l'enrichissement des postes

L'enrichissement des postes offre les avantages suivants :

• Une motivation au travail élevée ;
• Des performances de haute qualité ;
• Une grande satisfaction au travail ;
• Une réduction de l'absentéisme et du roulement du personnel (turnover).

Description et analyse des postes

La description et l'analyse des postes relèvent de la responsabilité de la ligne et de la fonction personnel. En d'autres termes, la responsabilité des informations sur les postes incombe aux gestionnaires de ligne, tandis que la fourniture de services de consultation interne est la responsabilité des spécialistes des RH.

Description du poste : Elle définit ce que l'occupant fait, quand il le fait, où et pourquoi il le fait. Le format commun de description de poste comprend le titre du poste, un bref résumé des activités à réaliser et les principales responsabilités. Souvent, elle inclut également les relations de communication avec les autres postes.

Une fois la description établie vient l'analyse. Cela couvre les aspects de la tâche, c'est-à-dire les exigences que l'occupant doit posséder pour accomplir la mission. Analyse des postes : Elle détaille ce que le travail exige de ses occupants en termes de connaissances, compétences et aptitudes afin de les exécuter correctement. L'analyse est faite à partir de la description du poste.

Bien qu'étroitement liées, la différence est que les descriptions de poste se concentrent sur le contenu (ce que fait l'occupant, quand, comment et pourquoi), tandis que l'analyse du travail vise à déterminer les exigences physiques et mentales, les responsabilités et les conditions de travail.

Méthodes de collecte des données sur les emplois

Il existe trois méthodes pour obtenir des données sur l'emploi : les entretiens, les questionnaires et l'observation.

• Méthode de l'entretien :
  • Entretiens individuels - avec chaque salarié ;
  • Entretiens de groupe - avec des groupes d'employés occupant le même poste (utilisés lorsqu'il y a un grand nombre d'occupants, comme des caissiers, opérateurs, vendeurs, etc.) ;
  • Entretiens avec le superviseur - qui connaît les postes à analyser.
• Méthode du questionnaire : Dans la pratique, le questionnaire suit le même script que l'entretien, à la différence qu'il est rempli par le titulaire du poste, son superviseur, ou les deux. L'avantage principal est la rapidité et l'efficacité pour collecter des informations auprès d'un grand nombre d'employés à un coût inférieur, bien qu'il nécessite du temps de préparation et des tests préliminaires.
• Méthode d'observation : Observation directe de ce que le titulaire fait. Elle s'applique à des postes simples, routiniers et répétitifs (chaîne de montage, opérateurs, etc.). Il est commun d'utiliser un questionnaire rempli par l'observateur pour assurer la couverture de toutes les informations.

Les étapes du processus d'analyse des emplois

Le processus comporte six phases :

1. Étape 1 - Examiner l'organisation et la structure globale de chaque poste.
2. Étape 2 - Définir les informations requises par l'analyse des emplois.
3. Étape 3 - Sélectionner les postes à analyser.
4. Étape 4 - Recueillir les données nécessaires pour l'analyse des postes.
5. Étape 5 - Préparer les descriptions de travail.
6. Étape 6 - Préparer les spécifications du travail.

Utilisez les informations des étapes 1 à 6 pour :

• La planification des RH ;
• La conception des postes ;
• Le recrutement et la sélection ;
• La formation ;
• L'évaluation de la performance ;
• La rémunération et les avantages ;
• L'évaluation des résultats.

Le processus doit considérer que l'organisation n'est pas une entité statique, mais qu'elle est en changement constant et dynamique. Les postes doivent être constamment décrits, analysés et repensés pour s'adapter aux évolutions de l'organisation et de son contenu.