Appels d'Offres Publics : Guide Complet et Procédures

Appel d'Offres Publics

Concept de l'Appel d'Offres

L'appel d'offres est la procédure administrative légale par laquelle l'administration publique (gouvernement) peut acquérir, vendre ou louer des biens, ou encore commander des travaux et des services, selon des conditions préalablement définies. L'objectif est de sélectionner la meilleure proposition ou le meilleur candidat, en optimisant les ressources budgétaires existantes pour promouvoir l'intérêt public. Il s'agit d'un acte administratif formel.

Buts des Appels d'Offres

• Assurer le respect du principe d'égalité (tout le monde peut participer à l'appel d'offres) ;
• Sélectionner l'offre la plus avantageuse pour l'administration ;
• Démontrer l'efficacité et la moralité dans l'administration des affaires.

Principes à Observer dans l'Appel d'Offres

Légalité

Agir en conformité avec la loi. L'administrateur doit respecter les exigences légales régissant la procédure à toutes ses étapes.

Impersonnalité

Défendre l'intérêt public, éviter le favoritisme et les privilèges. Tous les soumissionnaires doivent être traités de manière égale en termes de droits et d'obligations.

Moralité

Être guidé par l'honnêteté, évitant la collusion, les accords douteux, etc. Tout ce qui est légal est moral !

Publicité

Les actes devraient être largement diffusés pour assurer la transparence de l'action administrative. Les appels d'offres sont publics, à l'exception de la confidentialité des propositions.

Force Obligatoire

Être lié par les règles de l'appel d'offres et ne pas pouvoir les modifier après le début de la procédure.

Jugement

La décision de l'administration doit être fondée sur des critères précis, clairs et définis dans l'appel d'offres.

Compétitivité

Il ne peut y avoir de règles qui empêchent l'accès à l'appel d'offres par les participants.

Attention

Ces principes doivent impérativement être respectés lors des processus d'appel d'offres. Si l'un de ces principes n'est pas respecté, le processus d'appel d'offres sera nul.

Objet de l'Appel d'Offres

Sauf dans les cas spécifiés par la loi, les travaux publics, les services, les achats et les cessions doivent être contractés par appel d'offres public. Seules les exigences de qualifications techniques et économiques indispensables pour assurer la bonne exécution sont permises.

Mode d'Exécution des Services

Exécution Directe

Celle qui est réalisée par les organes et entités de l'administration, avec leurs propres moyens.

Exécution Indirecte

Celle qui est confiée par contrat à une agence ou une entité tierce, selon l'une des modalités suivantes :

1. Contrat forfaitaire : lorsque l'exécution du travail ou du service est engagée pour un prix juste et total.
2. Contrat à prix unitaire : lorsque l'exécution du travail ou du service est engagée pour un prix unitaire défini.
3. La tâche : lors de la fixation de la main-d'œuvre pour les petits travaux à un prix défini, avec ou sans fourniture de matériaux.
4. Clés en main : lorsque l'ensemble d'un projet est engagé, incluant toutes les étapes des travaux, services et installations nécessaires, sous l'entière responsabilité de l'entrepreneur jusqu'à la livraison fonctionnelle.

Exigences d'Appel d'Offres

Travaux

1. L'existence d'une conception de base ;
2. L'existence d'un budget détaillé ;
3. L'existence de ressources budgétaires ;
4. La prévision d'un plan pluriannuel.

• Le non-respect des exigences ci-dessus peut entraîner la nullité des actes (appel d'offres et contrats) et la responsabilité des personnes impliquées, générant une conduite inappropriée.

Achats

1. La caractérisation de l'objet (aucune indication de marque n'est permise) ;
2. L'existence de ressources budgétaires ;
3. Des conditions de stockage compatibles avec l'acquisition.

• Le non-respect des exigences ci-dessus entraîne la nullité des actes (appel d'offres et contrats) et la responsabilité administrative et pénale de ceux qui en sont la cause.

Soumissionnaire

Personne qui a autorisé et participé à l'appel d'offres, compte tenu du moment de l'appel.

Ne peuvent pas être soumissionnaires :

• L'auteur du projet, de base ou de direction ;
• La société responsable de la conception de base ou de direction ;
• Le fonctionnaire, chef de l'agence ou de l'entité responsable de la passation des marchés ;
• Les membres de la commission d'appel d'offres.

Obligation de l'Appel d'Offres

L'appel d'offres est une exigence constitutionnelle pour toute l'administration directe et indirecte.

Sont soumis au régime juridique, outre les organes de l'administration directe, les fonds spéciaux, les municipalités, les fondations publiques, les entreprises publiques, les sociétés d'économie mixte et autres entités contrôlées directement ou indirectement par l'Union, les États, le District fédéral et les municipalités.

Commission d'Appel d'Offres

Permanente ou spéciale, créée par l'Administration avec la fonction de recevoir, examiner et évaluer tous les documents et procédures concernant l'enregistrement des offres et des soumissionnaires.

Prix Obligatoires

Il doit être entendu que si l'administration mène la procédure à son terme, le prix ne peut être attribué au gagnant. Il n'y a donc pas de droit subjectif à l'attribution si l'administration choisit de révoquer la procédure, car une abrogation motivée peut survenir à tout stade de l'appel d'offres, pour autant qu'il y ait des fins publiques.

Exonération de l'Appel d'Offres

Il n'y a pas de possibilité de concurrence pour justifier un appel d'offres, de sorte que la loi autorise l'exemption, le législateur ayant décidé de ne pas rendre la procédure obligatoire.

• L'exemption survient en cas de circonstances exceptionnelles, lorsque le retard serait incompatible avec l'urgence de la conclusion du contrat, contraire à l'intérêt public. Elle peut également survenir par manque d'intérêt des individus pour le contrat.
• Les cas sans appel d'offres sont catégoriques (ne peuvent pas être modifiés).

Cas d'Exonération de Soumissionner

La renonciation à l'appel d'offres est à la discrétion de l'administration (Appel d'Offres Dispensable) :

1. Pour des travaux d'ingénierie et services d'une valeur allant jusqu'à 10% (dix pour cent) de la limite prévue dans la lettre d'invitation (150 000,00 $), soit jusqu'à 15 000,00 R$ ;
2. Pour d'autres services et achats d'une valeur allant jusqu'à 10% (dix pour cent) de la limite prévue dans la lettre d'invitation (80 000,00 $), soit jusqu'à 8 000,00 R$ ;
3. En cas de guerre ou de troubles graves ;
4. En cas d'urgence ou de calamité publique, lorsque des soins urgents sont caractérisés par une situation pouvant nuire ou compromettre la sécurité des personnes, des travaux, des services, publics ou privés, et uniquement pour les biens nécessaires pour faire face à la situation d'urgence ou grave ;
5. Lorsqu'il n'y a pas d'intéressés à soumissionner, et que l'appel d'offres ne peut être répété sans préjudice pour le gouvernement, toutes les conditions fixées étant maintenues. C'est ce qu'on appelle l'appel d'offres infructueux ;
6. Lorsque l'État doit intervenir dans le domaine économique pour réglementer les prix ou normaliser les fournitures ;
7. Lors de la soumission de propositions ou de prix nettement plus élevés que ceux du marché intérieur ;
8. Pour l'acquisition ou la restauration d'œuvres d'art et d'objets historiques d'authenticité certifiée, à condition qu'ils soient compatibles ou accessoires à l'application de l'organisme ou de l'entité.

Il existe des cas sans appel d'offres contenus dans la législation (Loi 8666/93), qui sont en dehors de la discrétion de l'Administration (Appel d'Offres Dispense) :

1. Si l'immobilier dépend d'une autorisation législative pour les organes de l'administration directe et les organismes municipaux et de fondation, et pour tous, y compris les organismes parapublics, dépendra de l'évaluation préalable et des soumissions aux appels d'offres, dispensés dans les cas suivants :
   1. Le paiement en nature ;
   2. Les dons, permis uniquement à un autre organisme ou une entité d'administration publique ;
   3. L'échange d'autres biens.
2. Lorsque les biens meubles dépendront de l'évaluation préalable et de l'approvisionnement, dispensés dans les cas suivants :
   1. Les dons autorisés uniquement à l'usage de l'intérêt social et, après évaluation de l'opportunité et de la convenance de leur situation socio-économique, avec le choix d'une autre forme d'aliénation ;
   2. L'échange, permis uniquement entre les agences ou organismes du gouvernement ;
   3. La vente d'actions qui peuvent être échangées, sous réserve de la législation spécifique ;
   4. La vente de titres conformément à la législation ;
   5. La vente de biens fabriqués ou commercialisés par des agences ou organismes du gouvernement, conformément à leurs objectifs ;
   6. La vente de matériels et d'équipements à d'autres agences ou organismes du gouvernement, sans aucune utilisation prévisible par quiconque les détient.

La renonciation doit toujours être motivée (principe de la motivation).

Inexigibilité de l'Appel d'Offres

Il y a un obstacle juridique à la concurrence entre les entrepreneurs. Cela se produit généralement en raison de l'expertise reconnue de professionnels de renom ou de la singularité de l'objet, ce qui rend l'appel d'offres non viable. Le processus d'appel d'offres ne pourra pas être déclenché.

Cas de Non-Exigence d'Appel d'Offres

1. Pour l'acquisition de matériaux, d'équipements ou de biens qui ne peuvent être fournis que par un producteur, une entreprise ou un représentant commercial exclusif ;
2. Pour l'embauche de services techniques de nature unique, avec des professionnels et des entreprises à l'expertise reconnue, la renonciation à la publicité est interdite ;
3. Pour l'embauche d'un professionnel du secteur artistique, directement ou par son agent exclusif, lorsque l'expert est acclamé par la critique ou l'opinion publique.

L'inexigibilité doit toujours être motivée (principe de la motivation).

Tentative Infructueuse

L'appel d'offres est considéré comme infructueux lorsqu'aucun soumissionnaire ne se manifeste ou lorsqu'aucun n'est choisi en raison de disqualification ou d'exclusion. Dans ce cas, l'exonération n'est pas possible.

Les cas de renonciation ne sont PAS des limitations d'appel d'offres (peuvent être modifiés ou apparaître ailleurs).

Tous les Soumissionnaires Disqualifiés ou Toutes les Propositions Disqualifiées

• Il sera proposé de soumettre des prix unitaires ou globaux de valeur symbolique, des accusations nulles ou insignifiantes, incompatibles avec les prix des intrants et des salaires du marché, même si l'acte de convocation n'a pas établi de minimum.

Sanctions Pénales

Le crime commis à l'égard des appels d'offres publics est qualifié d'action pénale. Il appartient aux procureurs de la promouvoir, et toute personne peut en être à l'origine.

• La pénalité sera une détention et des amendes d'un montant fixe de 2% à 5% de la valeur du contrat. Les pénalités sont cumulatives.
• Si une surfacturation est prouvée en raison de l'exemption ou de la dispense d'appel d'offres, le fournisseur ou le prestataire et le responsable public sont solidairement responsables du dommage causé au Trésor public, et sont soumis aux sanctions légales.

Phase de l'Appel d'Offres

Phase Interne

Elle commence au sein de la division concernée, avec l'ouverture d'une procédure dans laquelle l'autorité détermine ses actions. Elle est définie en fonction de l'objet et des ressources allouées pour la dépense.

Phase Externe

Elle se déroule à travers : l'audience publique, l'avis ou la lettre d'invitation, la réception des propositions et des documents, la qualification, l'examen des propositions, l'attribution et l'approbation.

Procédure d'Appel d'Offres

La procédure commence par l'ouverture d'une procédure administrative, dûment enregistrée et numérotée, contenant l'autorisation correspondante, l'exposé succinct de son objet et des ressources propres pour les dépenses, et à laquelle seront joints en temps voulu :

Avis

C'est l'instrument par lequel l'administration rend publique l'ouverture de la concurrence, des prix, des offres ou des enchères, ainsi que les règles de publicité à appliquer dans une procédure d'appel d'offres donnée.

• C'est le droit interne de l'appel d'offres.
• Non utilisé sous forme de lettre d'invitation.
• Ce qui est publié n'est pas l'annonce et ses pièces jointes, mais seulement leur résumé, sous forme d'avertissement.
• Tout citoyen a le droit de contester les documents d'appel d'offres pour une irrégularité dans l'application de cette loi. Il doit déposer sa demande dans les 5 (cinq) jours ouvrables avant la date fixée pour l'ouverture des enveloppes. L'Administration doit s'efforcer de répondre au défi dans les 3 (trois) jours ouvrables.

Qualification

C'est l'étape de la procédure qui vérifie la capacité du candidat pour un futur emploi. Dans la lettre d'invitation, la vente aux enchères et l'appel d'offres, elle n'est pas permise.

• À cette étape, les soumissionnaires qui ne respectent pas les termes et conditions de l'annonce sont éliminés.
• Les qualifiés sont confirmés et les autres sont écartés.
• Contre l'acte de qualification, un appel peut être interjeté (ce qui bloque le processus).
• C'est le début de la qualification, où les documents sont examinés.

Attention

• Le soumissionnaire non disqualifié peut participer à la procédure subséquente ;
• Une fois la phase de qualification des concurrents dépassée et les propositions ouvertes, il n'est pas possible de les disqualifier pour des raisons liées à la qualification, sauf en cas d'événements ultérieurs ou connus seulement après l'examen ;
• Après la phase de qualification, il n'y a pas de retrait de la proposition, sauf pour une bonne cause due à un fait survenu et accepté par la Commission.

Examen des Propositions

Au lieu et au jour désignés, a lieu l'ouverture des enveloppes des soumissionnaires qualifiés, c'est-à-dire l'enveloppe contenant les propositions. Lors de l'examen des propositions, la Commission examinera les critères objectifs définis dans l'annonce ou l'invitation, qui ne doivent pas entrer en conflit avec les normes et principes de la loi.

Disqualification des Propositions

Celles qui ne répondent pas aux exigences de la loi et de l'appel d'offres, d'une valeur totale supérieure au seuil ou avec des prix clairement inapplicables.

Types d'Appels d'Offres

Pour les travaux, les services et les achats, sauf en termes de concurrence et de vente aux enchères :

1. Le prix le plus bas (le plus utilisé) ;
2. La meilleure technique ;
3. La meilleure combinaison technique et prix.

Ratification

C'est l'acte par lequel l'autorité contrôle le processus d'appel d'offres, c'est-à-dire qu'il équivaut à l'approbation de la procédure.

Attribution

Signifie que l'administration confère au soumissionnaire la qualité de gagnant du concours et le droit de préférence pour la conclusion du futur contrat. L'attribution a les effets suivants :

• Droit de contracter ;
• Empêche de soumissionner pour des contrats avec des tiers ;
• Libère les autres soumissionnaires ;
• Donne le droit aux autres soumissionnaires de retirer les documents présentés ;
• Lie l'entrepreneur aux charges, modalités et conditions énoncées dans l'avis.