Bon de livraison et facture : Le guide complet

Bon de livraison : Définition et utilité

C'est un document que le vendeur prépare et envoie à l'acheteur avec la marchandise. Sa fonction principale est de servir de preuve de la livraison des marchandises au client et de guide pour l'élaboration de la facture.

Le bon de livraison atteste des faits suivants :

• Le départ des marchandises de l'entrepôt du vendeur.
• Leur réception par l'acheteur.
• La date du transport.

Le bon de livraison est donc un élément de preuve essentiel pour attester de la livraison ou de la mise à disposition du matériel vendu à un client. L'absence de ce document réduit considérablement les chances de succès en cas de litige ultérieur.

Format et contenu du bon de livraison

Il existe une variété de formats, mais le contenu d'un modèle standard est généralement le suivant :

• Données du fournisseur
• Numéro et date d'émission du bon
• Données du client
• Références (numéro de commande, etc.)
• Mode d'expédition
• Description des marchandises (quantité, désignation)
• Zone pour la signature et les commentaires du réceptionnaire

Les différents types de bons de livraison

• Bon de livraison non valorisé : Comme son nom l'indique, il ne mentionne que la quantité des marchandises expédiées, sans indiquer leur prix.
• Bon de livraison valorisé : Ce type de bon, qui indique le prix, est souvent utilisé pour des commandes fréquentes. Au lieu d'émettre une facture pour chaque commande, une facture récapitulative est envoyée périodiquement (par exemple, à la fin du mois), reprenant l'ensemble des bons de livraison de la période.

Gestion des copies du bon de livraison

Plusieurs copies sont généralement émises :

• Copie pour le vendeur : Elle sert à justifier la sortie des marchandises de l'entrepôt.
• Copie signée par l'acheteur : L'acheteur doit vérifier que les informations sur le bon de livraison correspondent à la marchandise reçue et à la commande passée. Si tout est conforme, il signe et tamponne une copie qu'il retourne au vendeur. C'est cette copie qui a une valeur de preuve.
• Copie pour l'acheteur : L'acheteur conserve une copie pour prouver la réception des marchandises et pour la comparer avec la facture correspondante.

La facture : Document légal de la transaction

C'est le document légal et comptable qui atteste de la transaction commerciale (vente de biens ou prestation de services). Elle est établie à partir des données de la commande et du bon de livraison accepté par l'acheteur.

Quand la facturation est-elle obligatoire ?

La facturation est obligatoire dans les cas suivants :

• Quand le destinataire est un professionnel (entreprise, association, etc.).
• Si le client particulier l'exige.
• Pour les exportations de biens et les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.

Exceptions à l'obligation de facturer

Certaines opérations peuvent être exemptées de l'obligation de facturation, notamment :

• Certaines opérations réalisées par des détaillants sous des régimes spécifiques.
• Les opérations exonérées de TVA (sauf exceptions).
• Les opérations réalisées par des contribuables sous un régime simplifié de TVA.
• Certaines opérations autorisées par l'administration fiscale.

Mentions obligatoires sur une facture

Une facture doit comporter plusieurs éléments essentiels :

• Données complètes du vendeur (émetteur).
• Numéro de facture unique.
• Date et lieu d'émission.
• Données complètes de l'acheteur (destinataire).
• Description détaillée de la transaction : liste des articles, quantité, prix unitaire.
• Réductions, frais ou rabais éventuels.
• Base imposable, taux et montant de la TVA.
• Montant total à payer.
• Référence de la commande ou du bon de livraison correspondant.
• Modalités de paiement, acomptes déjà versés, etc.

Réductions commerciales et frais sur la facture

Les réductions commerciales représentent des baisses sur le montant brut de la facture et sont généralement exprimées en pourcentage. Les plus courantes sont :

• Le rabais : Appliqué en cas de défaut de qualité ou de retard de livraison.
• La remise : Appliquée en fonction du volume d'achat ou de la relation commerciale.
• L'escompte : Appliqué en cas de paiement anticipé, avant la date d'échéance. Il s'agit d'une réduction financière.

Gestion des frais de port

Pour que le client reçoive les biens, le fournisseur doit les lui acheminer. Le transport peut être effectué par :

• Les moyens propres du vendeur.
• Un transporteur (terrestre, ferroviaire, aérien, maritime).
• Une entreprise de messagerie.

Les modalités de paiement des frais de port peuvent être :

• Port dû : L'acheteur paie les frais à la réception de la marchandise.
• Port payé : Le vendeur paie les frais de transport (et les refacture généralement au client).
• Contre-remboursement : L'acheteur paie la marchandise et le transport au moment de la livraison.

Autres frais possibles

D'autres frais peuvent s'ajouter, comme l'assurance, l'emballage, la consignation des contenants, etc. Lorsque les frais de port et autres frais accessoires sont inclus dans la facture, ils sont soumis au même taux de TVA que les marchandises.