Caractéristiques, éléments et évaluation du contrôle interne

Décrire les caractéristiques d'un système de contrôle interne

Sauvegarde des actifs : la protection physique (vol, dégâts, etc.) et la protection comptable (erreurs, omissions, fraude, etc.). Le contrôle interne existe pour assurer l'exactitude et la fiabilité des opérations comptables et financières. Il vise également à promouvoir l'efficacité opérationnelle.

Il doit assurer une plus grande efficacité dans l'utilisation des ressources de l'entreprise (matérielles, humaines, financières) dans le développement de leurs activités, de manière efficiente. Le contrôle interne doit aussi encourager l'adhésion à la politique de gestion.

L'établissement d'un bon système de motivation et d'intégration du personnel encourage l'identification avec les décisions de gestion et favorise le respect des règles et procédures.

Éléments internes les plus courants

Énumération et explication minimale des éléments internes de commande les plus courantes. Ci‑dessous les éléments de contrôle interne les plus fréquents :

• Plan d'organisation : définir et délimiter les responsabilités, la répartition des tâches et la coordination. Un bon système de contrôle interne doit être fondé sur le principe que chaque personne connaît clairement ses responsabilités afin de répondre de ses fonctions.
• Planification stratégique et budgets : déterminer les objectifs d'affaires et les budgets en termes quantifiés. Les écarts entre les résultats réels et escomptés doivent être analysés et, si nécessaire, conduire à la modification du budget et/ou à la reformulation des objectifs.
• Système de procédures d'autorisation et d'enregistrement : les autorisations doivent être formalisées dans des procédures d'exploitation écrites. La comptabilité a la responsabilité d'établir des plans facilitant leur application. Les dossiers des opérations doivent être conservés sur des supports appropriés (par ex. fichiers informatiques) et il est essentiel de séparer les fonctions d'autorisation et d'enregistrement.
• Canal d'informations utiles et périodiques : mise en place de rapports afin de permettre la prise de décision au bon moment. Ces rapports proviennent des sections ou zones responsables et doivent être transmis à la direction ou au personnel habilité, tant quantitativement que qualitativement.
• Facteur humain : un système de contrôle interne efficace serait compromis sans des personnes expérimentées et formées, identifiées avec la politique générale, motivées par des mesures incitatives, des promotions et dotées d'un plan de formation et d'amélioration continue.

Méthodes d'analyse et d'évaluation du contrôle interne

Système descriptif : rendre compte de manière détaillée et expliquer les caractéristiques du système évalué : les opérations effectuées, les sections ou départements où elles se produisent, les responsables de chaque domaine, l'appui documentaire, le système de fichiers, la comptabilité, les questionnaires, etc.

Méthode traditionnelle : consiste en une batterie de questions relatives à la zone de travail à vérifier, et en l'évaluation du niveau général qui doit être adapté aux caractéristiques spécifiques des entreprises (industrie, commerce, services, etc.).

Organigrammes et circuits : tracés des circuits de commande dans un système de contrôle basé sur le mouvement chronologique des documents et des dossiers, permettant de visualiser les flux, les points de décision et les responsabilités.

Ces méthodes combinées permettent d'analyser et d'évaluer l'efficacité du système de contrôle interne et de proposer des actions correctives ou d'amélioration continue.