Communication d'Entreprise: Types, Techniques et Systèmes

Communication d'entreprise : Types et techniques

1. Types de Communication

Communication Ascendante

C'est la communication qui émane des employés vers les chefs d'entreprise. Grâce à elle, les directeurs connaissent les problèmes, les idées, les suggestions ou les plaintes des salariés, ce qui les motive, les intègre et crée un bon environnement de travail. C'est la moins répandue, et elle se fait au moyen d'enquêtes, de comités, de rapports.

Communication Descendante

Elle part des gestionnaires et des administrateurs vers les subordonnés. Elle est plus fréquente et plus étudiée. Elle est utilisée pour motiver, coordonner et informer les employés sur la tâche à accomplir et les objectifs de l'entreprise. Elle apparaît dans les brochures et les bulletins d'information.

Communication Horizontale

C'est la transmission d'informations entre les personnes qui sont au même niveau hiérarchique ou entre des personnes de différents départements. Elle est plus directe, sincère et spontanée.

Communication Formelle et Informelle

La communication formelle consiste à établir une communication structurée, en tenant compte de la hiérarchie établie plutôt que de la personnalité des individus. La communication informelle surgit spontanément des relations interpersonnelles, sans tenir compte des niveaux hiérarchiques. De nature orale, elle peut conduire à des rumeurs qui déforment le message d'origine.

Caractéristiques de la communication informelle:

• Fournit des informations qui n'ont pas été transmises par la voie officielle.
• Est transmise rapidement.
• Crée une satisfaction personnelle et des cotisations sociales à la culture d'une organisation.
• Contribue à former des groupes avec des idées similaires.

2. Communication Orale : Caractéristiques Techniques

La communication orale doit considérer :

• Le statut de la communication : L'émetteur ne choisit pas toujours le sujet et la façon de communiquer. L'objectif de l'entreprise est de savoir qui sont les bénéficiaires et combien ils sont.
• Le message et ses difficultés : Les idées transmises doivent être intéressantes pour l'auditeur. L'émetteur est peut-être intéressé par le message à communiquer, et le récepteur aussi.
• Implication et exposition des stratégies : Inciter le public à participer, à regarder le discours, l'intensité, le timbre, l'intonation et le rythme de la voix. Une meilleure prononciation, une vocalisation claire et une voix puissante sont nécessaires. Parler lentement et faire des pauses de temps en temps permet d'absorber ce qui est dit et de passer à un autre sujet.

Directives pour l'Exposition Orale

• Commencer par expliquer brièvement les points qui vont être abordés.
• Parcourir les sujets en impliquant le public autant que possible.
• Mettre en place le langage corporel.
• Être attentif à l'ordre des motifs, avec des phrases courtes et un vocabulaire adapté à l'auditoire.
• Utiliser des supports audiovisuels.
• Éviter l'utilisation d'anecdotes, d'affrontements et de citations.
• Être agréable jusqu'à la fin.

Synthèse

Éviter une fin abrupte.

• Destinataire : Insister pour que le contenu soit basé sur le récepteur. L'attitude du récepteur a également un rôle décisif : être attentif, demander des éclaircissements.
• Aspects importants pour une communication correcte : Prêter attention à l'utilisation correcte du langage et au contexte. Les difficultés du message passent par les formes.

3. Stratégies de Communication Assertive

L'affirmation de soi est une méthode de communication qui transmet l'information tout en tenant compte des droits des partenaires. La communication est directe, claire et collaborative.

1. Technique du disque rayé : Consiste à répéter ce que vous voulez faire ou ne pas faire, ou ce qu'une personne pense ou ressent, jusqu'à ce que l'autre partie comprenne votre position et qu'un compromis raisonnable puisse être atteint. Il faut garder à l'esprit que la demande est juste.
2. Assertion négative : Consiste à répondre à une critique en disant qu'elle est raisonnable ou un peu vraie, jusqu'à ce que la personne qui critique arrête de le faire.
3. Créer une confusion : Avec cette technique, on crée des doutes chez la personne qui fait une critique injuste, en la plaçant dans une situation d'égarement.
4. Question négative : Répondre à une critique en demandant une clarification.

4. Formes Principales de Communication Orale

Téléphone

La communication téléphonique est difficile car elle ne permet pas d'utiliser les gestes et il peut y avoir des interférences. Il faut utiliser des phrases courtes pour garder la conversation comme un dialogue et poser des questions pour vérifier si le récepteur a bien reçu le message.

Entretien

L'entretien est principalement utilisé pour trouver un travailleur et un emploi. Il est utile de savoir si le travailleur est motivé dans son travail.

5. Communication Écrite : Techniques

Il est essentiel que les destinataires comprennent le message. Le récepteur de la communication écrite est le lecteur, et il n'y a pas de réponse immédiate ni de certitude quant à la réception ou à l'interprétation. Il faut réunir les conditions suivantes :

• Clarté d'interprétation : Rester simple, en donnant lieu à une seule interprétation. Si vous devez écrire à la main, le contenu doit être lisible. Recueillir l'information selon un ordre thématique ou chronologique. Utiliser des verbes spécifiques.
• Concisions : Le libellé d'un document doit être concis et aller droit au but. Ne pas abuser des exemples. Les sections sur la même idée seront regroupées en un seul paragraphe.
• Correction Grammaticale : Une grammaire correcte est essentielle pour que le récepteur se concentre sur le contenu. Tenir compte des règles de grammaire et utiliser les bonnes manières.
• Présentation et Originalité : Éviter les grandes taches, les rayures, etc.

Technologies de Communication Écrite

Grâce aux technologies, nous pouvons obtenir un retour d'information immédiat et communiquer avec plusieurs personnes à la fois, dans tous les pays. Selon les informations à transmettre, il existe différents types de documents dans les entreprises publiques et privées. Les plus courants sont :

• Contrat de travail
• Circulaire (personnel, commerciale, intérieure, officielle...)
• Note de service
• Rapport
• Procès-verbal
• Brochure
• Journal d'entreprise
• Annonces
• Affiches
• Page web ou portail Internet
• Email

L'ordinateur est devenu un instrument utilisé pour presque tout :

• Internet : Information, achat et vente de produits, voyages...
• Intranet : Communication et information entre les membres d'une société.
• Email : Correspondance immédiate avec une ou plusieurs personnes à la fois.
• MSN Messenger, messagerie instantanée. Communication visuelle et orale en temps réel.

Les téléphones mobiles permettent :

• SMS : Messages multimédias.
• GPS : Système de positionnement mondial.
• Mobipay : Plateforme pour payer dans le commerce, le stationnement, les taxis, les opérations bancaires, les achats en ligne, etc.

Il est nécessaire de protéger les données personnelles sur le téléphone mobile.

6. Systèmes d'Information

Il est nécessaire d'informer les travailleurs sur la situation réelle de l'organisation pour éviter la propagation de rumeurs qui mèneront à un malaise personnel et à la méfiance envers la direction. La plupart des entreprises utilisent une structure pyramidale pour canaliser l'information à travers deux canaux :

• Information ascendante : Au moyen de questionnaires et d'entretiens remplis par les travailleurs et analysés par les services spécialisés.
• Information descendante : Au moyen de brochures d'accueil, de magazines, de lettres, de tableaux d'affichage.

1. Systèmes d'Information du Personnel (SIP)

L'objectif principal est d'obtenir et de canaliser l'information nécessaire à la planification des décisions et des mesures de contrôle à prendre dans le secteur du personnel. Les entreprises ont un bon système d'information du personnel avec des données sur les travailleurs.

2. Contrôle de l'Information

Les changements dans le style de gestion et la structure des entreprises exigent des changements de politique pour établir l'information et la formation des travailleurs.

3. Réseaux de Communication

Ce sont les structures qu'une société peut créer pour faire circuler l'information jusqu'à ce qu'elle atteigne sa cible. L'efficacité dépend du choix du réseau, afin de s'assurer que l'information arrive au bon moment et à la bonne personne.

Les principaux réseaux de communication sont :

• Réseau en chaîne : La communication est établie avec la personne la plus proche. La communication est interrompue lorsque quelqu'un cesse de transmettre l'information. L'orientation de ce réseau est autoritaire.
• Réseau en étoile : Le leader est celui qui coordonne la communication avec les autres. L'information est centralisée.
• Réseau en cercle : Le flux de communication se fait entre tous, sans exclusion et sans imposition de rôles hiérarchiques.
• Réseau multidirectionnel : Tous communiquent entre eux, atteignant un degré élevé de satisfaction.