Communication, Groupes et Négociation en Entreprise

Communication dans les Affaires

1. L'importance de la Communication d'Entreprise

Dans le lieu de travail, il y a un besoin constant de communication entre les personnes du même milieu. À cet égard, un problème majeur pour de nombreuses entreprises aujourd'hui est le manque de communication ou une mauvaise utilisation de ses techniques, ce qui a conduit à un intérêt accru pour les processus de communication interpersonnelle au cours des dernières années.

Cette communication est basée sur le flux continu des informations nécessaires à une fonction de société. Pour obtenir une bonne communication, celle-ci doit être efficace. Aujourd'hui, les entreprises considèrent qu'un bon ouvrier ne doit pas seulement avoir une certaine connaissance, il est également nécessaire de développer la résilience et le respect dans leur milieu de travail. Mieux vous travaillez en équipe, plus il sera facile pour une personne de communiquer, de trouver du travail, d'y rester et même de créer son entreprise.

2. Types de Communication

Il existe deux grands types de communication: la communication interne, qui est établie entre les travailleurs d'une entreprise, c'est-à-dire qu'elle se produit au sein d'une entreprise, et la communication externe, qui est établie entre l'entreprise et son environnement.

À son tour, la communication interne d'une entreprise peut être:

2.1. Verticale ou Hiérarchique

a) Ascendante. C'est celle qui provient des employés et est destinée aux gestionnaires.

Les entreprises sont de plus en plus conscientes de l'importance de ce type de communication, qui permet de connaître les questions, idées, suggestions ou plaintes des salariés qui, à leur tour, sont motivés et intégrés, favorisant ainsi un bon environnement de travail. Cependant, malgré ces avantages, la communication ascendante est moins fréquente dans le milieu de travail. Ce type de communication est acheminée au moyen d'enquêtes, de rapports, de boîtes à suggestions, de réunions, d'entretiens, de comités d'entreprise, etc.

b) Descendante. C'est celle qui part des gestionnaires et est destinée aux employés.

Elle est utilisée pour motiver, coordonner et informer les employés de la tâche à accomplir, des objectifs et de la politique d'entreprise, de l'évaluation des emplois, des activités, des services et avantages offerts par l'entreprise, de la situation économique, etc. Cette information apparaît dans les brochures de bienvenue, les lettres, le courrier, les bulletins internes, le journal de la société, les commandes, les réunions, etc. Elle est plus fréquente que la communication ascendante et est la mieux étudiée et organisée dans la plupart des entreprises.

2.2. Horizontale

La transmission d'informations entre personnes du même niveau hiérarchique, ou qui survient chez les personnes qui demeurent à un niveau différent n'ont pas de dépendance directe et dans les différents départements. C'est la plus directe et sincère, et aussi à de nombreuses occasions se présente spontanément.

2.3. Formelle et Informelle

La communication formelle consiste à établir une société d'une manière structurée, c'est-à-dire en tenant compte de la hiérarchie dans une entreprise. En revanche, la communication informelle surgit spontanément à travers les relations interpersonnelles et les niveaux hiérarchiques supérieurs (survenant au moment du café, des repas, dans un jeu de cartes, dans une compétition sportive, des cours de formation, etc.).

La communication informelle a un certain nombre de fonctions:

• Fournit des informations qui n'ont pas été transmises par les voies officielles.
• Elle se répand rapidement.
• Provoque une satisfaction sociale importante dans la population active de la société à se produire spontanément.
• Elle donne une personnalité à la culture d'une organisation.
• Contribue à former des groupes avec des idées, des valeurs ou des attitudes similaires.

Ce type de communication donne lieu à des rumeurs qui parfois faussent le message d'origine. Les deux types de communication (formelle et informelle) sont complémentaires et nécessaires dans une société.

3. Les Difficultés et les Obstacles à la Communication

Les obstacles ou barrières à la communication peuvent être de différents types: physiques, psychologiques et sémantiques.

a) Les barrières physiques, sont une ingérence dans l'environnement et bloquent la communication: le bruit, le mauvais éclairage, etc.

b) Obstacles sémantiques: il n'y a pas une bonne compréhension lorsque les symboles, la langue ou le vocabulaire ne sont pas bien utilisés.

En ce sens, pour rendre la communication efficace, il est nécessaire d'utiliser un langage simple, accessible au récepteur, et de s'assurer qu'il n'y a pas une surcharge d'information.

c) Les barrières psychologiques, ces obstacles peuvent venir pour des raisons différentes:

• Différentes interprétations ou façons de percevoir les choses de chaque personne.
• L'état émotionnel d'une personne influence plus ou moins dans leur milieu de travail.
• La personnalité de l'employé et sa façon d'exprimer une opinion, affecte également la communication.
• Les idées qu'une personne a sur n'importe quel sujet pour toute l'expérience passée, vous permettant de mieux comprendre vos sens, mais peut-être pas correct.
• La position hiérarchique au sein de la structure de l'entreprise. Ainsi, on ne reçoit pas normalement un message de la même manière s'il vient d'un supérieur ou d'un collègue qui effectue les mêmes fonctions que nous.

4. Les Réseaux de Communication

On appelle réseaux de communication les structures qui peuvent établir une entreprise pour faire circuler l'information jusqu'à ce qu'elle atteigne sa cible. De leur choix dépend à un degré plus ou moins important que l'information arrive au bon moment et à la bonne personne.

Les principaux réseaux de communication formels sont:

a) Réseau en chaîne: établir une communication avec la personne qui est à côté et l'information tombe rapidement, s'interrompant quand quelqu'un arrête l'information. Il s'agit d'un réseau de communication basé sur la hiérarchie dans une entreprise. Exemple: Directeur, commandement intermédiaire, travailleur.

b) Réseau en étoile, caractérisé en ce qu'une seule personne coordonne la communication entre eux et, en général, est celle qui détient la hiérarchie du pouvoir. Ainsi, l'information est centralisée.

c) Réseau en Y: dans ce cas il y a deux leaders qui coordonnent et centralisent la communication d'entreprise, des conflits peuvent surgir entre eux. Cela s'applique, par exemple, à la gestion économique et financière d'une entreprise où le chef comptable et le chef de la trésorerie partagent le même personnel (experts-comptables et administrateurs).

d) Le cercle rouge: dans ce type de réseau, la communication circule de l'un à l'autre et personne n'est exclu et sans l'imposition de rôles hiérarchiques entre eux. Ce type de réseau est très commun dans les coopératives.

e) Réseau multicanal: il est caractérisé comme tous les gens communiquent les uns avec les autres, atteignant un degré élevé de satisfaction. Un exemple de ce type de réseau est la création d'entreprise à travers le téléphone interne.

À côté de ces réseaux de communication formels, il y a aussi des réseaux informels de communication qui se posent dans la société spontanément, à la suite de relations sociales qui se produisent au travail, et de renforcer les canaux établis formellement. Les réseaux de communication informels, cependant, peuvent conduire à des rumeurs, des ragots, des troubles dans la transmission, etc.

5. Les Techniques de Communication Écrite

La communication écrite pour être efficace, doit répondre aux conditions suivantes:

• Clarté. La lettre doit être simple, résultant en une seule interprétation.
• Concision. Dans le libellé d'un document doit être concis.
• Correction de grammaire.
• Présentation. Nous nous soucions de la qualité et le format du papier, la conception, le caractère, les marges de la qualité d'impression, et la prévention des taches et des ratures.

Selon les informations à transmettre dans les entreprises, il existe différents types de documents: contrat de travail, note interne, ordre de travail, rapport, instance, procès-verbal, brochures, journaux, affiches, lettres (personnelles, commerciales, circulaires, etc.).

Groupes et Ateliers

2.2. Éléments d'une Réunion de Travail

Une réunion réussie dépend en grande partie de la bonne préparation des séances, d'une évaluation correcte du temps, de l'espace physique, du nombre de participants et du bon exercice des fonctions par le directeur de la réunion.

À cet égard, un atelier se compose des éléments suivants:

• Participants: les personnes impliquées dans la réunion, c'est-à-dire, qui convoque et préside la réunion et ceux qui viennent à elle.
• Sujet: la raison pour laquelle la réunion est organisée. La personne qui convoque la réunion doit être claire sur l'objectif poursuivi. Cela contribuera à préparer la stratégie de la réunion.
• Temps: lorsque nous nous référons à cet élément, nous parlons tant de l'heure ou de la date à laquelle la réunion est convoquée que de la quantité de temps que nous utilisons en elle.
• Lieu: l'espace physique dans lequel la réunion a lieu. Lors du choix du lieu de la réunion, il faudra évaluer la distance des participants au lieu de réunion et les conditions de l'espace physique choisi, comme l'amplitude, la lumière et la disposition de la salle.

2.3. Organisation d'une Réunion

L'organisation et le déroulement d'une réunion passent par une série d'étapes:

• Planification de la réunion: il faut prendre la décision de tenir ou non la réunion, et si oui, fixer les objectifs de celle-ci.
• Préparation de la réunion: il faut finaliser le programme de travail ou préparer l'ordre du jour de la réunion que nous voulons célébrer, communiquer la date et l'heure de la réunion, recueillir toutes les informations dont vous avez besoin et les faire parvenir aux personnes qui s'occuperont de la réunion, déterminer le lieu où tenir la réunion et préciser la durée que vous aurez.
• Développement de la réunion: exposer et rechercher des solutions aux problèmes ou questions qui seront examinées, ainsi que d'obtenir des conclusions définitives sur ces questions.
• Résumé, enregistrement et évaluation de la réunion: une fois la réunion terminée, il y aura un résumé de tout ce qui a été couvert dans celle-ci afin d'évaluer si l'objectif a été atteint ou non. Enfin, préparer un rapport qui rendra compte des décisions prises et des solutions possibles à adopter.

2.4. Psychologie des Participants à une Réunion

La personnalité influe considérablement sur le comportement des gens à une réunion.

Les attitudes que peuvent présenter les participants à la réunion peuvent être regroupées en trois grands groupes:

• Volonté de participer activement à la réunion. Ce sont les travailleurs qui tentent de montrer leurs connaissances sur le sujet à traiter et, à l'occasion, peuvent être très utiles car elles fournissent des informations intéressantes. Les participants discutent également de toute opinion exprimée par d'autres. Ce groupe de personnes a tendance à ralentir les réunions, de sorte que le modérateur devra vérifier votre intervention. Enfin, il comprend également les participants qui ont une attitude positive et un haut degré d'empathie avec les autres participants, ce qui favorise le développement de la réunion.
• Une attitude passive à la réunion. Ce groupe comprend les personnes dont la timidité et l'insécurité ne permettent pas d'exprimer leurs opinions. Le modérateur de la réunion va essayer de les faire participer directement à travers n'importe quelle question. Entrent également dans ce groupe de personnes sans être gêné tendent à échapper à ces réunions par distraction ou de l'ennui.
• Attitude négative à une réunion. Inclus dans ce groupe de personnes qui cherchent toujours à tirer le meilleur parti de la réunion, sans prendre en compte les besoins des autres. Sont également inclus les personnes qui souhaitent se faire entendre, même si elles ont cessé d'exprimer leurs opinions, et ceux qui pensent que les réunions ne sont pas nécessaires et inutiles.

1. Des Groupes de Travail

1.3. Classification

On peut distinguer différents groupes de travail sur la base de plusieurs critères:

1º. Selon sa dimension temporelle:

• Permanents. Ils sont chargés de l'exécution des travaux de routine de la société.
• Temporaires. Ils sont chargés de tâches temporaires. Durée limitée et dissoute une fois son travail.

2º. Selon son caractère formel ou non:

• Groupes de travail formels. Visent à atteindre les objectifs de l'entreprise et le cadre du plan de la même, c'est-à-dire sont fournies par la société d'atteindre ses objectifs.
• Groupes de travail informels. Les relations sont basées sur la spontanéité et orientée vers la satisfaction des besoins personnels et sociaux de leurs électeurs.

3º. Compte tenu de la finalité pour laquelle elles sont créées:

• Panels sur les objectifs de production liés à
• Groupes pour organiser les tâches
• Groupes engagés dans la résolution des conflits ou groupes de négociation
• Groupes dédiés à résoudre des problèmes spécifiques qui pourraient survenir au sein de l'entreprise

4º. En réponse à leur rang:

• Groupes de caractères vertical (des groupes de gestionnaires, un groupe de cadres et cadres intermédiaires et des groupes formés par les employés)
• Des groupes horizontaux (groupes consultatifs à prendre des décisions et des groupes qui offrent des services spécialisés)

1.5. Fonctions des Groupes de Travail

Les groupes de travail ont les fonctions suivantes dans une entreprise:

• Permettre une plus grande efficacité dans la résolution de problèmes et la prise de décision au sein de l'entreprise.
• Permettre une gestion, un meilleur contrôle et une meilleure surveillance des travaux.
• Permettre une plus grande coordination et liaison entre les différentes unités et les départements d'une entreprise.
• Aider à la génération de nouvelles idées.
• Faciliter le traitement et la transmission de l'information.
• Contribuer à une participation accrue et un plus grand engagement des employés par rapport aux objectifs d'affaires.
• Permettre une meilleure détection et l'analyse des problèmes qui peuvent survenir ou qui pourraient naître dans la société.
• Produire la satisfaction de certains besoins sociaux et personnels de ses membres.

1.6. Les Techniques de Dynamique de Groupe

Il y a différentes méthodes pour encourager la participation et de promouvoir la formation de groupes de travail:

• Drame ou jeux de rôle. Consiste en scène ou représenter une situation qui peut se produire dans la réalité, de sorte que les membres du groupe assument des rôles différents dans ce cas. Il est utilisé dans le lieu de travail pour résoudre les situations de conflit et d'entendre les opinions, les sentiments et les réactions de chacun des membres du groupe dans de telles situations.
• Remue-méninges ou «brain storming». Cette technique est que les membres du groupe visé avec une liberté absolue toute idée qui vient à l'esprit sur une question ou un problème avec un modérateur. Le but de cette technique est de fournir des idées originales ou de nouvelles solutions à des situations ou des problèmes qui peuvent surgir dans la société. Par la suite, un jury est chargé de sélectionner les idées qui sont la qualité, l'originalité, le réalisme, l'efficacité et peut être fait rapidement. Il s'agit d'une technique utile pour résoudre les problèmes qui peuvent survenir dans la pratique et de promouvoir la créativité des employés.
• Études de cas. Cette technique consiste à l'analyse d'une situation réelle qui est présenté à un groupe de travailleurs. L'affaire a été remise à chaque membre du groupe d'étude individuellement dans une heure prédéfinie. Après l'analyse individuelle de la solution est étudiée dans les groupes de tirer des conclusions réalistes et applicables à des situations similaires.
• Phillips 66. Il est une technique qui consiste à diviser un groupe de travail en équipes de six personnes librement discuter d'un sujet pendant six minutes. Passé ce délai, les coordinateurs de chaque équipe présente ses conclusions et tire une conclusion générale. Cette technique est utile dans le milieu de travail pour identifier des idées pour des tâches, connaître le niveau de satisfaction des éléments d'un groupe et d'évaluer tout le travail accompli.

Pour choisir la plus appropriée à chaque situation doit d'abord analyser les facteurs suivants:

• L'objectif proposé.
• La taille du groupe.
• Le niveau de maturité et les caractéristiques des membres du groupe.

Négociation et Résolution des Conflits dans l'Entreprise

1. Concept

Le monde du travail est une zone particulièrement sujette à la négociation, dû principalement à deux raisons:

• Premièrement, nous devons garder à l'esprit que les entreprises ne sont pas statiques mais sont constamment en mutation (économiques, organisationnelles, techniques et productives). Ces changements dans de nombreux cas peuvent être négociés.
• D'autre part, notre droit accorde une importance particulière aux accords conclus entre employeurs et salariés (conventions collectives), qui a force de loi.

Dans le monde des affaires sont des négociations très fréquentes comme un moyen de rapprocher les positions et résoudre les différends entre travailleurs et employeurs.

En parlant de négociation doit toujours prendre en compte:

• L'intention de négocier un accord est intervenue entre les parties aux négociations.
• Dans toute négociation, il y a souvent un conflit ou un différend qui mène aux parties de s'asseoir et de parler pour trouver une solution.
• Il ne s'agit pas d'imposer des solutions. Il est nécessaire d'échanger une série d'offres et de contre-offres jusqu'à ce qu'un accord soit atteint, ou qu'ils décident de suspendre ou de résilier le processus de négociation s'il est bloqué.

2. Les Composants ou Éléments du Processus de Négociation: Sujet, Objet et Accord

a) Sujet de la négociation. On appelle sujet de négociations deux ou plusieurs personnes qui ont des positions divergentes ou différentes sur une question ou un sujet qui les touche.

Ces personnes peuvent se défendre ou défendre leurs intérêts représentés. Ainsi, il est très commun dans les négociations que les personnes impliquées ne traitent pas directement mais à travers un petit nombre de délégués ou de représentants.

Cette délégation ou représentation est double: que les négociations soient plus fluides et que les chances de succès soient plus grandes lorsqu'ils sont impliqués dans les négociations avec l'expérience dans ce domaine.

b) L'objet de la négociation. Le conflit (le thème ou une question) sur lequel doivent s'entendre les parties impliquées dans les négociations.

c) Accord. C'est le résultat qui est atteint d'ici la fin du processus de négociation. L'accord suppose que les parties sont parvenues à une solution mutuellement acceptable.

Ainsi, les négociations peuvent conclure soit parce que les parties sont parvenues à un accord, soit parce qu'il y a des divergences insurmontables entre les positions des parties.

3. Questions à Examiner au Début d'une Négociation

a) Sur le chemin, il est nécessaire de prendre en compte:

• Faut-il négocier avec ceux qui ont la capacité de se prononcer sur l'objet de négociations.
• Il est important de prendre le temps de se préparer à la fois le processus de négociation pour prendre des décisions.
• Il est également important de créer un climat de confiance propice à la négociation.

b) Sur le fond, nous devons prendre en compte:

• Nécessité d'être clair quant à l'objet de négociation.
• Chaque partie devrait préciser sa position et de distinguer les objectifs essentiels de ceux qui peuvent ou est prêt à démissionner.
• Il est nécessaire que le processus de négociation pour réussir, chaque partie fait des concessions.
• Doit être flexible, la recherche d'accords qui bénéficient aux deux parties.
• Il est nécessaire de recueillir des informations sur l'autre partie à, donc, capable d'anticiper leur position (besoins, les faiblesses, les données qui peuvent manipuler et ce qu'il était prêt à donner).
• La chose importante est l'accord que vous pouvez obtenir, il faut donc éviter la recherche de la confrontation personnelle avec l'autre partie.

4. Les Étapes d'un Processus de Négociation

Les phases par lesquelles passe par une négociation sont:

1. Phase de préparation de la négociation. A ce stade, l'objectif devrait être analysé que nous voulons atteindre, ainsi que leur faisabilité et la difficulté possible, les moyens par lesquels nous, l'autre partie de la table des négociations et la stratégie pour l'avenir.
2. Phase de rencontre des parties. Cette étape a lieu une fois le dialogue entre les parties. Dans cette phase, chaque parti présente sa position, qui nous aide à comprendre l'autre partie et de noter sur leurs objectifs, intérêts et signifie que vous pouvez utiliser.
3. Discussion phase. Une fois que chaque partie a présenté sa position va essayer d'amener les objectifs de chacun. A ce stade, les parties d'échanger des vues, des idées et des informations.
4. Phase de recherche d'un accord. A ce stade, les parties tentent de concilier leurs positions pour parvenir à un accord contenant, au moins en partie, les objectifs et les intérêts de chacun.
5. Phase de clôture des négociations. Dans cette phase, les décisions sont prises conduisant à l'adoption ou non d'un accord.