Communication organisationnelle : modes, avantages et limites

Communication : définition et modes

Communication : transmission de l'information et de la signification d'une partie à une autre grâce à l'utilisation de symboles communs.

Voies : communication unidirectionnelle et bidirectionnelle

La communication à sens unique (unidirectionnelle) est le processus dans lequel l'information circule dans une seule direction, de l'expéditeur au destinataire, sans boucle de rétroaction.

La communication bidirectionnelle est le processus dans lequel l'information circule dans les deux sens : le récepteur fournit un retour et l'expéditeur est réceptif à cette rétroaction.

La communication à sens unique est plus fréquente, car elle est rapide et sûre pour l'émetteur.

La communication bidirectionnelle est généralement plus longue et plus exigeante.

Communication orale et écrite

Communication orale : discussion face à face, conversations téléphoniques, présentations et discours officiels.

Avantages :

• L'évaluation est immédiate et directe.
• Les récepteurs peuvent percevoir la sincérité de l'émetteur (ou son absence).
• Elle est souvent plus convaincante et moins coûteuse que l'écrit.

Inconvénients :

• Peut conduire à des déclarations spontanées inconsidérées.
• Il n'y a pas de preuve permanente du contenu.

Communication écrite : notes de service, lettres, rapports, fichiers informatiques et autres documents écrits.

Avantages :

• Le message peut être corrigé à plusieurs reprises.
• C'est un document permanent qui peut être conservé.
• Le message reste le même, même s'il passe par plusieurs personnes.
• Le récepteur dispose de plus de temps pour l'analyser.

Inconvénients :

• L'expéditeur n'a aucun contrôle sur le lieu et le moment de la lecture.
• L'expéditeur ne reçoit pas de retour immédiat.
• Le récepteur peut ne pas comprendre certaines parties du message.

Médias électroniques

Les gestionnaires utilisent les ordinateurs non seulement pour la collecte et la distribution de données quantitatives, mais aussi pour « discuter » avec d'autres par e‑mail.

D'autres moyens électroniques sont les suivants :

• Télécopieurs
• Téléconférences
• Vidéoconférences

Avantages :

• Diffusion rapide de l'information.
• Rapidité et efficacité pour la livraison de messages de routine à un grand nombre de personnes situées à des endroits différents.
• Ils sont peu coûteux.
• Réduction du temps de déplacement pour assister aux réunions de groupe.

Inconvénients :

• Difficulté à résoudre des problèmes complexes.
• Moins appropriés pour les informations confidentielles, la résolution de conflits et les négociations.
• Le détournement, l'abus et l'envoi de messages indécents nuisent à la communication dans les structures bureaucratiques.

Réseaux de communication

Le volume des communications reçues par une personne dépend en partie de sa position dans la structure de prise de décision.

Les décideurs décentralisés ont des besoins de communication plus faibles.

Les décideurs centralisés ont besoin et sont exposés à des volumes plus importants de communication.

Communication descendante

L'information circule du haut vers les niveaux inférieurs dans la hiérarchie de l'organisation.

Les personnes doivent obtenir l'information dont elles ont besoin pour effectuer leur travail et devenir des membres fidèles de l'organisation.

Un problème est la surcharge d'information, lorsque les employés sont bombardés d'informations au point de ne pas tout absorber.

Le deuxième problème est le manque d'ouverture entre les gestionnaires et les employés.

Un troisième problème est le filtrage : lorsque les messages passent d'une personne à une autre, des informations se perdent.

Il s'agit de la communication des activités ou des comportements qui doivent être changés chez l'employé.

Communication ascendante

L'information circule du bas vers les niveaux supérieurs dans la hiérarchie de l'organisation.

Les gestionnaires et les subordonnés peuvent être submergés d'informations et en négliger une partie ou en perdre.

Les gens ont tendance à ne partager que les bonnes nouvelles avec leurs supérieurs et à omettre les mauvaises.

Les systèmes de communication ascendante ne doivent pas nécessairement être formels ; ils peuvent être informels.

Communication horizontale

Informations partagées par des personnes au même niveau hiérarchique.

Elle a plusieurs fonctions importantes :

• Partager l'information
• Coordonner
• Résoudre les problèmes entre les unités
• Aider à résoudre les conflits
• Permettre l'interaction entre pairs
• Fournir un appui social et affectif aux personnes

Dans un environnement complexe où les décisions affectent d'autres unités, l'information doit être partagée horizontalement.