Comprendre et créer des bases de données : Types, champs et relations

Comprendre les Bases de Données : Concepts Clés

Une base de données est une collection d'informations stockées de manière organisée. Il existe plusieurs classes de bases de données :

• Base de données documentaire (ou fichier simple) : Contient les informations dans un seul tableau. Les données communes à plusieurs enregistrements doivent être répétées pour chacun d'eux.
• Bases de données relationnelles : Utilisent des tables connexes ou liées. Les informations sont entrées de manière à ce que les données soient liées les unes aux autres.

Composants Essentiels d'une Base de Données

• Tables : Ensemble de données recueillies en lignes et en colonnes, constituant le fondement de la base de données.
• Formes : Présentations pour gérer les données à l'écran.
• Rapports : Synthèses des données de tables ou de requêtes, utilisées pour imprimer des informations de manière attrayante et lisible.
• Requêtes : Permettent la recherche de données en utilisant des questions spécifiques pour récupérer des informations stockées dans les tables.
• Macros : Petits programmes qui exécutent une séquence répétitive en une seule étape.
• Modules : Applications écrites en VBA qui automatisent certaines tâches dans une base de données.

Types de Champs dans une Base de Données

• NuméroAuto : Valeur numérique insérée automatiquement lors de la création d'un nouvel enregistrement. Par défaut, elle augmente d'un par un.
• Champ de clé primaire : Identifie de manière unique chaque enregistrement dans une table.
• MÉMO : Données similaires au texte, mais avec une plus grande capacité de stockage.
• NUMÉRIQUE : Ensemble de données numériques permettant d'effectuer des opérations mathématiques.
• DATE/HEURE : Structure permettant de saisir des dates et des heures dans les registres.
• ARGENT : Type attribuant des valeurs monétaires.
• OUI/NON (ou Booléen) : Structure utilisée pour des valeurs comme vrai/faux, oui/non, etc.
• Objet OLE : Objet lié ou incorporé dans une table (par exemple, dans Microsoft Access). Il peut contenir des informations provenant d'autres applications.
• HYPERLIEN : Combinaison alphanumérique stockée comme texte, utilisée comme adresse de lien hypertexte.
• Assistant de recherche : Application qui crée un champ de sélection à partir d'une autre table ou d'une liste de valeurs, utilisant une boîte de liste ou une zone de liste déroulante.
• ACCESSOIRES : Structure conçue pour stocker tous les types de documents de la base de données sans augmenter sa taille.

Création de Tables dans la Vue Conception

La Vue Conception permet de créer des tables en spécifiant le nom de chaque champ, le type de données à saisir, et une brève description du contenu.

Propriétés des Champs

• Clé primaire : Fonction ajoutée à un champ pour l'identifier comme clé unique de la table. Une clé primaire doit répondre aux exigences suivantes : ne pas être répétée dans les enregistrements et ne pas accepter de valeur nulle.
• Taille : Nombre maximal de caractères pouvant être insérés (entre 0 et 255).
• FORMAT : Détermine le format du champ (police, taille, couleur, format des nombres, décimales, etc.) pour l'affichage à l'écran ou l'impression.
• PLACES DÉCIMALES : Choix du nombre de décimales pour les données numériques, monétaires ou NuméroAuto.
• MASQUE DE SAISIE : Contrôle la manière dont les informations sont entrées, forçant un format standard et réduisant les erreurs.
• TITRE : Étiquette apparaissant dans les formulaires et les rapports.
• Défaut : Valeur que le champ prend par défaut.
• Règle de validation : Expression définissant les limites acceptables pour les valeurs du champ.
• Texte de validation : Message affiché lorsqu'une valeur non valide est introduite.
• Requis : Si défini sur Oui, le champ ne peut pas être laissé vide.
• Autoriser la durée zéro : Permet ou non les chaînes de longueur zéro.
• INDEXÉ : Accélère la recherche et le tri des données et des requêtes, bien que cela puisse nécessiter plus d'espace de stockage.
• COMPRESSION UNICODE : Norme mondiale pour les communications. Si activée (Oui), les données sont stockées de manière compressée.

Relations entre Tables

Les relations permettent de lier des tables entre elles pour une meilleure organisation et interconnexion des données.

Types de Relations

• Un pour un : Un élément de la table 1 est lié à un seul élément de la table 2, et vice versa.
  Exemple : Table 1 (Personnes) avec un champ ID, Table 2 (DNI). Chaque personne a un DNI unique, et chaque DNI correspond à une seule personne.
• Un à plusieurs : Un élément de la table 1 peut être lié à plusieurs éléments de la table 2, mais chaque élément de la table 2 n'est lié qu'à un seul élément de la table 1.
  Exemple : Table 1 (Équipes de football), Table 2 (Joueurs). Chaque équipe a plusieurs joueurs, mais chaque joueur appartient à une seule équipe.
• Plusieurs à plusieurs : Chaque élément de la table 1 est lié à plusieurs éléments de la table 2, et vice versa.
  Exemple : Table 1 (Films), Table 2 (Acteurs). Chaque film met en vedette plusieurs acteurs, et chaque acteur joue dans plusieurs films.

Filtres dans les Bases de Données

Un filtre est une restriction appliquée à une table pour afficher un sous-ensemble spécifique d'enregistrements, facilitant la lecture et l'évaluation des informations. Lors de la définition d'un filtre, on choisit les critères qui déterminent quelles données afficher ou non.

Objectifs des Filtres

• Identifier les documents contenant un élément d'information spécifique.
• Travailler avec un dossier particulier.
• Imprimer uniquement les enregistrements qui vous intéressent.