Conception et Gestion des Structures Organisationnelles

Nouvelles options de structure d'équipe

L'utilisation de l'ordinateur comme instrument central permet de coordonner les activités de l'organisation du travail virtuelle : une petite organisation centrale qui externalise la plupart de ses fonctions d'affaires principales.

L'organisation sans frontières : une organisation qui vise à éliminer la chaîne de commandement, à disposer d'une durée de contrôle illimitée et à remplacer les départements par des équipes dotées de pouvoir.

Pourquoi varier les structures ?

Le modèle mécanique

C'est une structure caractérisée par une départementalisation vaste, une formalisation élevée, un réseau d'information limité et une centralisation accentuée.

Le modèle organique

Il s'agit d'une structure plate qui utilise des équipes fonctionnelles et trans-hiérarchiques. Elle présente une faible formalisation, possède un vaste réseau d'information et repose sur une prise de décision participative.

Les forces qui déterminent la structure

1. La stratégie : La structure de l'organisation est un moyen d'aider la direction à réaliser ses objectifs. Puisque les objectifs découlent de la stratégie globale, il est logique que la stratégie et la structure entretiennent une relation étroite. La structure doit suivre la stratégie.
   • Stratégie d'innovation : un processus qui met l'accent sur l'introduction de nouveaux produits ou services.
   • Stratégie de minimisation des coûts : un processus qui privilégie un contrôle strict des coûts, évitant les dépenses inutiles en innovation ou en marketing.
   • Stratégie d'imitation (diversification) : un processus qui vise à s'installer sur de nouveaux produits ou marchés uniquement lorsque leur viabilité a été prouvée.
2. La taille : La taille de l'organisation influence-t-elle la structure ? Une organisation avec un grand nombre d'employés ne peut tenir dans un seul bâtiment (ex: Banco Estado, SERVIU, FONASA). Elles sont donc organisées selon une structure impliquant une haute spécialisation, une départementalisation et de nombreuses procédures. À l'inverse, une petite organisation est souvent plus organique.
3. La technologie : Elle façonne la manière dont une organisation transforme ses entrées en sorties. Chaque organisation possède au moins une technologie de conversion des ressources financières, humaines et physiques en produits ou services.
4. L'environnement : Il s'agit des institutions ou des forces extérieures qui peuvent affecter l'exécution (fournisseurs, clients, concurrents, règlements, fusions d'entreprises, etc.).

Direction et mise en œuvre des plans

La direction consiste à mettre en œuvre les plans en fonction de la structure organisationnelle, à travers la coordination des efforts du groupe social grâce à la motivation, la communication et la surveillance. C'est la tâche essentielle de la gestion.

Importance de la gestion

La gestion permet de répondre à toutes les directives énoncées lors de la planification et de l'organisation. Une gestion efficace est déterminante pour le moral et la productivité. Sa qualité se reflète dans la réalisation des objectifs, la mise en œuvre des méthodes d'organisation et l'efficacité des systèmes de contrôle. Elle établit la communication nécessaire au bon fonctionnement de l'organisation.

Principes de gestion

• Harmonie de l'objectif : la direction est efficace si elle est orientée vers la réalisation des objectifs globaux de l'entreprise.
• Contrôle impersonnel : se réfère à l'autorité exercée comme une nécessité organisationnelle pour obtenir des résultats.
• Supervision directe : désigne le soutien et la communication que le leadership doit fournir à ses subordonnés.
• Chaîne de commandement : postule l'importance de respecter les canaux d'information établis par l'organisation formelle.
• Résolution des conflits : indique la nécessité de résoudre les problèmes surgissant durant l'administration.
• Gestion des conflits : le conflit est un obstacle à la réalisation des objectifs organisationnels qu'il faut savoir transformer en succès.

Le processus décisionnel et la gestion

Les étapes incluent : l'intégration, la motivation, la communication, la surveillance, le commandement, la délégation de pouvoir et le leadership.

Les étapes de la prise de décision

• Définir le problème : il est nécessaire de bien définir le problème à résoudre sans le confondre avec des causes secondaires.
• Analyser le problème : une fois déterminé, il faut en évaluer les composantes séparément.
• Évaluer les alternatives : déterminer le plus grand nombre de solutions de rechange possibles.
• Choisir entre les alternatives : choisir la solution la plus appropriée aux besoins.
• Mettre en œuvre la décision : appliquer la décision choisie via un plan de développement précis.

L'intégration

L'administrateur choisit et assure l'approvisionnement des ressources pour mettre en œuvre les décisions et les plans. Cela comprend les ressources humaines et matérielles, ces dernières étant cruciales pour l'exécution.