Concepts Clés en Administration, Gestion et Structures Organisationnelles

Définitions Fondamentales de la Gestion

Administration : Le processus de création, de conception et de maintien d'un environnement dans lequel le personnel peut travailler de sorte qu'il puisse atteindre les objectifs choisis.

Fonctions de gestion : Planification, organisation, intégration, direction et contrôle.

Risque : Proximité ou possibilité de dommages ou de danger.

Sûreté : Garantie donnée à quelqu'un concernant la réalisation de quelque chose.

Administration Informatique (IT)

Administration informatique : Le processus de création, de conception et de maintien d'un environnement dans lequel le personnel travaille ou opère dans des environnements techniques de l'information, en groupes, pour atteindre les objectifs choisis de manière efficace.

Architecture et Gestion de la Transition

Niveaux d'architecture (3 niveaux)

Interface utilisateur, la logique métier et la gestion transactionnelle de la base de données (BD).

Gérer la transition vers un nouvel environnement

Pour gérer la transition vers le nouvel environnement, il faut :

• Examiner le modèle d'affaires basé sur des règles définies.
• Définir une vision de la technologie qui répond aux fonctions d'organisation ou de processus.
• Penser aux personnes dans le cadre de toute stratégie de mise à niveau technologique.
• Identifier les possibilités de rationalisation et de réorganisation.
• Utiliser des accélérateurs qui permettent le portage d'applications existantes.
• Adopter des services de sauvegarde à distance.

Délégation des Responsabilités

Concept de la délégation des responsabilités : L'administrateur ne peut et ne doit pas tout faire lui-même. Il doit désigner le rôle de chaque personne et les aider à en tirer le meilleur parti.

Dans le domaine de l'informatique : Il est important que l'administrateur informatique apprenne à déléguer l'utilisation de la technologie, tout en comprenant qu'il ne doit pas déléguer sa propre technologie (il ne peut pas laisser tout le monde avoir accès aux programmes, systèmes, PC, etc.).

Gestion de la Qualité Totale (TQM) en TI

Gestion de la qualité totale dans les technologies de l'information : Concept qui met l'accent sur la gestion globale de l'organisation pour fournir un service clientèle de qualité.

Les principes clés incluent :

• La participation de l'employé.
• L'accent mis sur les clients.
• L'analyse comparative (benchmarking).
• L'amélioration continue.

Nouvelles Responsabilités de Gestion Informatique

Analyse objective et description de travail (la base de tous les processus) : Définition de tâches claires et simples à effectuer pour une certaine position, ainsi que des facteurs nécessaires pour les mener à bien. (Essentiel pour toute organisation).

Responsabilités Clés du Directeur de l'Organisation

1. Gérer et superviser les installations techniques et administratives attribuées.
2. Organiser les fonctions, les responsabilités et les activités des installations techniques et administratives affectées, en maintenant l'organisation à jour et informée.
3. Mener à bien tout ajout ou développement de nouvelles technologies ou ressources, qu'elles aient été acquises auprès de tiers ou développées au sein de l'organisation.
4. Sauvegarder et valoriser le capital structurel acquis par l'organisation, en développant les activités du département et en maintenant à cette fin les technologies et les ressources nécessaires.
5. Gérer, sauvegarder et préserver les outils, le matériel et les logiciels installés sur les lieux où le service travaille, ainsi que l'espace physique pour accueillir le matériel informatique et de communications disponible pour les utilisateurs.
6. Effectuer un rapport d'information annuel des activités du département, en plus des rapports périodiques jugés nécessaires sur demande.
7. Convoquer des réunions régulières du département et documenter ce qui y a été discuté.

Structures Organisationnelles

Les organisations : Groupes humains qui poursuivent des objectifs communs d'une manière rationnelle et cohérente, soumis à certaines restrictions et fondés sur certaines ressources.

Détermination des objectifs : Permet à l'organisation d'avoir un guide pour ses actions.

Mission de l'organisme : L'expression de sa raison d'être, qui définit son usage particulier (la définition précise de l'activité de base de l'organisation).

Point de départ pour la conception structurelle : La contrepartie de la mission de l'organisation, qui construit ses objectifs, stratégies, plans et activités.

Organisation Entrepreneuriale

L'Entrepreneur : Innovant, flexible, dynamique, capable de prendre des risques, créatif et orienté vers la croissance.

Gestion : Les activités tournent autour du directeur général, qui exerce un contrôle personnel.

Organisation Bureaucratique (Machine Bureaucratique)

Cette organisation (souvent fonctionnelle) a été fondée avec la révolution industrielle, mettant l'accent sur la normalisation du travail et de la production.

Où la trouver :

• Fabrication de produits de consommation.
• Organisations publiques (administrations).
• Organisations de recettes publiques.
• Organisations de contrôle.
• Organismes de sécurité.
• Sociétés aériennes et banques.

Objectifs initiaux du modèle : Efficacité et fonctionnalité.

Modèle bureaucratique original : Une structure basée sur des rôles très professionnels. Les employés occupent ces rôles et sont rémunérés pour cela.

Machine bureaucratique : Organisation dont le comportement est prédéterminé ou prévisible, car il est normalisé.

Caractéristiques du travail : Le travail est routinier et répétitif. Il met l'accent sur la division du travail ou la spécialisation horizontale et verticale.

Organisation Divisionnalisée Bureaucratique

La coordination se fait par la standardisation des produits des différentes unités de production. La ligne hiérarchique intermédiaire de chacune de ces unités jouit d'une grande autonomie.

Organisation Bureaucratique Professionnelle

Structure très standardisée, tant dans la dimension horizontale que verticale. Souvent, chaque professionnel travaille avec ses clients, sous réserve du contrôle de son groupe de collègues.

Organisations Ad Hoc (Adhocratie)

Ce type de structure nécessite une action coordonnée et il est souvent difficile de définir un organigramme précis.

Adhocratie : Une structure caractérisée par une faible complexité, une faible formalité et une faible centralisation.