Concepts Clés des Systèmes d'Information et Achats

Système d'Information pour les Gestionnaires (SIE)

Un Système d'Information pour les Gestionnaires (SIE) est un système d'information de gestion qui automatise la tâche d'obtenir les données les plus importantes d'une organisation, de les résumer et de les présenter de la manière la plus compréhensible possible. Il offre un accès facile aux dirigeants internes et externes à l'entreprise afin d'assurer le suivi des facteurs critiques de succès.

Caractéristiques d'un SIE

• Ils sont conçus pour répondre aux besoins spécifiques, notamment ceux de la haute direction de la société.
• Ils extraient, filtrent, compressent et suivent les informations critiques de l'entreprise. Le système doit avoir la capacité de gérer les informations provenant des systèmes transactionnels de la société et/ou de sources externes d'information.
• Ils impliquent que les cadres peuvent interagir directement avec le système sans le soutien ou l'aide d'intermédiaires.
• Il s'agit d'un système développé selon des normes élevées en matière d'interfaces homme-machine, caractérisé par la qualité graphique, tabulaire et textuelle. Le protocole de communication entre l'exécutif et le système permet un dialogue sans aucune formation préalable.
• Ils peuvent accéder aux informations disponibles en ligne, directement extraites des bases de données de l'organisation. Cette fonctionnalité permet à l'exécutif, via le SIE, de pénétrer différents niveaux d'information.
• Le système est soutenu par des éléments matériels spécialisés, tels que des moniteurs vidéo ou tactiles haute résolution, une souris et une imprimante avec une technologie de pointe.

Systèmes d'Aide à la Décision (SAD)

Il s'agit d'un système d'information interactif, flexible et adaptable, basé sur un ordinateur, spécialement conçu pour soutenir la solution d'un problème de gestion non structuré afin d'améliorer la prise de décisions.

C'est un ensemble de programmes et d'outils pour obtenir les informations requises au cours du processus de prise de décision dans un environnement incertain.

Fonctions d'un Système d'Aide à la Décision

Le SAD permet l'analyse des différentes variables d'aide à la décision dans le processus de prise de décision de gestion. Il vous permet également de :

• Extraire et manipuler les données d'une manière souple.
• Aider les décisions non structurées.
• Comprendre souvent des outils de simulation et de modélisation.

Caractéristiques Générales des SAD

• Habituellement mis en place après l'implémentation des systèmes transactionnels les plus importants de l'entreprise.
• Ils ont tendance à être basés sur des estimations et à faible intensité d'intrants et d'extrants d'information.
• Ils n'ont pas tendance à économiser le travail.
• Les systèmes d'information sont généralement interactifs et conviviaux, avec des normes élevées de conception graphique et visuelle, car ils sont dirigés vers l'utilisateur final.

Système de Traitement des Transactions (STT)

Il recueille, stocke, modifie et récupère toutes les informations générées par les opérations impliquées dans une organisation.

Le traitement des transactions (ou données) consiste en la manipulation ou la transformation de symboles tels que des chiffres et des lettres afin d'accroître leur utilité.

Le TPS (Transaction Processing System) recueille et stocke des données sur les transactions effectuées par l'entreprise. En général, il est impliqué dans la génération de documents validés liés à la transaction. Parfois, il contrôle les décisions nécessaires pour compléter la transaction (vérification de crédit, par exemple).

Caractéristiques des STT

• Réponse rapide
• Fiabilité
• Inflexibilité
• Traitement contrôlé

Appel d'Offres Public

Acte d'appel d'offres ou procédure d'appel d'offres public pour des travaux ou services contractuels, des achats, des approvisionnements, etc., par le gouvernement, afin d'obtenir le meilleur prix et la meilleure qualité des entrepreneurs ou fournisseurs.

Types d'Appels d'Offres Publics

Les appels d'offres publics peuvent être nationaux ou internationaux.

Avantages de l'Appel d'Offres Public

• Évite, dans la plupart des cas, la corruption des fonctionnaires qui ont le pouvoir d'embaucher, et des particuliers.
• La nécessité de respecter la procédure et d'attribuer le marché au profit du soumissionnaire le plus avantageux, agissant comme une limite aux ententes frauduleuses.
• Les soumissionnaires auront le contrôle de la procédure et peuvent s'y opposer en utilisant des moyens de recours administratifs si l'offre est anormalement développée.

Inconvénients de l'Appel d'Offres Public

• L'offre ne garantit pas nécessairement la meilleure affaire.
• Des contrats frauduleux peuvent exister.

Règles de Prix et Délais pour les Offres

Si une limite de temps est fixée pour l'affichage, celle-ci ne devrait pas être supérieure à deux fois la date limite.

Cette période peut être prolongée pour la même durée et une seule fois.

Une fois la période écoulée, l'initiateur peut révoquer l'offre faite.

Appel d'Offres International

La participation de soumissionnaires nationaux et internationaux est possible.

Appels d'Offres Restreints

• Un minimum de 5 soumissionnaires devraient être invités à participer.
• Si moins de 5 soumissionnaires participent, l'avis doit être publié dans La Gaceta.
• La date limite de réception des offres ne doit pas être inférieure à vingt jours, sauf dans certains cas (selon l'administration).
• La remise des prix sera effectuée dans les délais convenus.
• Nécessite un registre des prestataires.

Externalisation (Outsourcing)

C'est le fait d'embaucher et de déléguer à un fournisseur spécialisé, sur le long terme, des processus non critiques pour une entreprise, afin d'atteindre une plus grande efficacité et de permettre à l'entreprise de concentrer ses efforts sur ses missions névralgiques.

Pourquoi Externaliser ?

• Faciliter la gestion de fonctions difficiles ou qui sont hors de contrôle interne.
• Accès à du personnel hautement qualifié.
• Augmentation de l'efficacité.
• C'est moins cher : réduction et/ou contrôle des dépenses d'exploitation.

Avantages de l'Externalisation

• Elle permet à l'entreprise de réagir rapidement à des environnements changeants.
• Augmentation des forces de la société.
• Aide à construire une valeur partagée.
• Aide à redéfinir la société.

Inconvénients de l'Externalisation

• Réduction des bénéfices (potentielle).
• Les économies de coûts attendues de l'externalisation peuvent ne pas être réalisées.
• Perte de contrôle sur la production.
• Stagnation en termes d'innovation du fournisseur externe.

Domaines d'Externalisation Possibles

• L'externalisation des systèmes financiers.
• L'externalisation des systèmes de comptabilité.
• L'externalisation des activités de marketing.
• L'externalisation des ressources humaines.

Domaines à Ne Pas Externaliser

• La trésorerie
• Le contrôle des fournisseurs
• Le management de la qualité
• Le service à la clientèle