Concepts Clés en Systèmes d'Information et Changement Organisationnel

1. Les quatre types de changement organisationnel

Automatisation

L'automatisation est l'une des premières applications de la technologie de l'information qui a été conçue pour aider les employés à faire leur travail plus efficacement. Les premiers exemples d'automatisation ont été le calcul des salaires et des registres de paie, l'accès instantané des caissiers de banque aux dossiers des clients et le développement d'un réseau national de terminaux de réservation de vols pour soutenir les agents de réservation.

Structuration des procédures

La structuration des procédures révèle souvent de nouveaux goulots d'étranglement d'automatisation dans la production et rend les structures et procédures organisationnelles extrêmement lourdes. Elle vise la rationalisation des procédures en procédures d'exploitation standard.

Réingénierie des processus métier (BPR)

La réingénierie des processus métier est un changement organisationnel plus puissant, qui analyse, repense et simplifie les processus d'affaires. La réingénierie réorganise les flux de travail métier, combinant des mesures pour réduire les pertes et éliminant les tâches répétitives à forte intensité de papier.

Changements de paradigme

Un changement de paradigme implique de repenser la nature des activités, l'établissement d'un nouveau modèle d'affaires et, souvent, changer la nature même de l'organisation.

Les changements de paradigme et la réingénierie échouent souvent parce qu'il est très difficile de gérer le changement organisationnel généralisé. Alors pourquoi tant de sociétés tentent un changement aussi radical? Parce que les récompenses sont tout aussi élevées. Dans de nombreux cas, les entreprises à la recherche de changements de paradigme et de stratégies de réingénierie obtiennent des augmentations extraordinaires dans le rendement de leurs investissements (ou la productivité).

2. Qu'est-ce que la réingénierie des processus?

Si les organisations repensent et redéfinissent les processus d'affaires avant de construire des systèmes d'information, elles peuvent obtenir des retours très importants sur leurs investissements dans les technologies de l'information.

Le processus de rationalisation des processus métier, permettant aux documents de circuler facilement et efficacement, est appelé gestion des flux de travail (workflow management).

Étapes pour une réingénierie efficace :

• Analyse stratégique : les gestionnaires identifient les processus d'affaires qui sont les plus importants pour la réussite de l'entreprise et concentrent les efforts sur ces processus.
• Analyse des points faibles : les gestionnaires identifient les processus qui produisent le plus de plaintes des fabricants, des clients ou des employés et s'appliquent à les corriger en premier.
• Identifier les entrées et les sorties d'un processus métier.
• Identifier les flux de biens et/ou de services.
• Identifier le réseau des activités et les lacunes du processus.
• Identifier toutes les ressources.
• Identifier les flux d'information et la structure.
• Identifier les propriétaires de processus.
• Identifier les acteurs et les processus responsables de la prise de décision.
• Coût du processus : le coût total du processus métier pour une opération « typique ».
• Temps de traitement : le temps total pour les décisions et les activités de toutes les parties prenantes.
• Qualité du processus : le temps et l'argent dépensés pour refaire des pièces et services défectueux.
• Flexibilité du processus : la capacité du processus à produire une variété de résultats ou à s'adapter aux pressions de l'environnement.
• Remplacer les étapes successives du processus par des étapes parallèles.
• Enrichir le travail pour augmenter son pouvoir de prendre des décisions et des informations concrètes.
• Permettre le partage d'informations entre tous les participants.
• Combler les lacunes.
• Transformer le traitement par lots et la prise de décision en flux de processus.
• Automatiser les tâches où des décisions sont prises.

La réingénierie des processus est essentiellement un effort ponctuel qui met l'accent sur l'identification d'un ou deux processus d'affaires stratégiques qui exigent un changement radical.

Les programmes de gestion des processus métier et l'amélioration de la qualité offrent des possibilités de rendre les changements de processus métier plus progressifs et continus.

3. Systèmes d'information et amélioration de la qualité

Le TQM (Total Quality Management) et Six Sigma sont considérés comme des approches plus progressives que la réingénierie des processus métier. Le TQM vise une série d'améliorations continues, plutôt que des changements drastiques et ponctuels. Six Sigma utilise des outils d'analyse statistique pour découvrir les failles dans la mise en œuvre d'un processus existant et apporter des modifications mineures. Parfois, cependant, pour que les processus atteignent un certain niveau de qualité, ils doivent parfois être totalement redessinés. Les systèmes d'information peuvent aider les entreprises à atteindre leurs objectifs de qualité en les aidant à simplifier les produits ou améliorer les processus en fonction des demandes des clients, réduire les temps de cycle, améliorer la qualité et la précision de la conception et de la production, et respecter les normes de référence.

L'analyse comparative (benchmarking) consiste à établir des normes strictes pour les produits, services et autres activités, puis à mesurer les performances par rapport à ces normes.

4. Analyse et conception de systèmes: différences

L'analyse des systèmes décrit ce qu'un système doit faire pour satisfaire les exigences d'information, tandis que la conception de systèmes montre comment le système va atteindre cet objectif.

5. Définition des exigences: défis et importance

La définition des exigences d'information d'un nouveau système consiste à identifier qui a besoin de l'information, où, quand et comment.

Une analyse défectueuse des exigences est la principale cause de défaillance des systèmes et du coût élevé de leur développement. Un système conçu sur la base d'un ensemble erroné d'exigences doit être mis au rebut en raison de mauvaises performances ou de subir des changements majeurs.

Certains problèmes ne nécessitent pas une solution basée sur les systèmes d'information mais seulement un ajustement administratif, une formation supplémentaire ou l'amélioration des procédures existantes de l'organisation.

6. L'importance des tests dans le développement de systèmes

Un test complet et approfondi est essentiel pour déterminer si le système produit des résultats corrects. Les tests d'un système d'information peuvent être divisés en trois types :

• Tests unitaires : consistent à vérifier chaque programme séparément des systèmes.
• Tests système : vérifient le fonctionnement de l'ensemble du système d'information.
• Tests d'acceptation : certification finale attestant que le système est prêt pour une utilisation en production.

Le plan de test inclut toutes les préparations pour la série de tests décrite ci-dessus.

7. Rôles clés dans le développement de systèmes

• Programmation : les caractéristiques techniques du système qui ont été préparées au cours de la phase de conception sont traduites en code de programmation.
• Conversion : processus de passage de l'ancien système au nouveau. Quatre méthodes peuvent être utilisées : parallèle, directe, pilote, ou progressive.
• Production : au cours de cette étape, les utilisateurs et les spécialistes techniques examinent le système pour déterminer s'il a atteint ses objectifs initiaux et s'il nécessite des révisions ou modifications.
• Maintenance : se réfère aux changements apportés au matériel, aux logiciels, à la documentation ou aux procédures pour corriger les erreurs dans un système en production, répondre à de nouvelles exigences ou améliorer l'efficacité du processus.

8. Méthodes de modélisation: orientée objet vs. structurée

Les méthodes structurées sont utiles pour la modélisation des processus, mais ne gèrent pas bien la modélisation des données. Elles examinent également les données et les processus comme des entités séparées logiquement, alors que dans la vraie vie, cette séparation n'est pas naturelle.

Le développement orienté objet considère l'objet comme unité de base de la conception et l'analyse du système. Un objet combine les données et les processus spécifiques qui opèrent sur ces données. Les données encapsulées dans un objet ne peuvent être accédées et modifiées que par les opérations, ou des méthodes associées à cet objet.

9. Le cycle de vie traditionnel des systèmes

Le cycle de vie des systèmes est la plus ancienne méthode pour la construction de systèmes d'information. La méthodologie du cycle de vie des systèmes fournit une division très formelle des activités des utilisateurs finaux et des spécialistes des systèmes informatiques. Les spécialistes techniques tels que les analystes de systèmes et les programmeurs, sont responsables de la plupart des travaux d'analyse, de conception et de mise en œuvre de systèmes, les utilisateurs finaux se limitent à fournir des informations sur les exigences et à examiner le travail du personnel.

Le cycle de vie est utilisé lorsque vous avez besoin de construire de grands systèmes complexes qui nécessitent une analyse rigoureuse des exigences, une spécification formelle prédéfinie et un contrôle strict sur le processus de construction des systèmes. Toutefois, la mise en œuvre du cycle de vie des systèmes peut être coûteuse, lente et rigide.

10. Prototypage de systèmes d'information

Le prototypage permet de construire rapidement et économiquement un système expérimental pour l'évaluation des utilisateurs finaux.

Le prototype est une version de travail d'un système d'information ou une partie de celui-ci, mais son but est de servir de modèle préliminaire.

Étapes du prototypage :

• Étape 1 : Identifier les besoins des utilisateurs de base.
• Étape 2 : Mettre en place un premier prototype.
• Étape 3 : Utiliser le prototype.
• Étape 4 : Examiner et améliorer le prototype.

11. Progiciels d'application: avantages et inconvénients

Un progiciel d'application permet d'utiliser de nombreuses applications qui sont communes à toutes les entreprises. Par exemple, la paie, les comptes débiteurs, les comptes créditeurs ou le contrôle des stocks.

Si un progiciel d'application peut répondre à la plupart des exigences d'une organisation, l'entreprise n'a pas à écrire son propre logiciel.

Lors de la sélection d'une solution progiciel, l'organisation a moins de contrôle sur le processus de conception du système.

12. Développement par l'utilisateur final

Certains types de systèmes peuvent être développés par les utilisateurs finaux, avec peu ou aucune aide officielle de spécialistes techniques.

En général, les systèmes développés par l'utilisateur final peuvent être mis en œuvre plus rapidement que ceux développés par le biais du cycle de vie des systèmes conventionnels.

Le développement par l'utilisateur final présente des risques pour l'organisation, car il se produit en dehors des mécanismes traditionnels de contrôle et de gestion de l'information.

Pour aider les organisations à maximiser les avantages du développement d'applications par l'utilisateur final, la direction devrait encadrer ce développement en exigeant la justification des coûts des projets de systèmes d'information et en établissant des normes pour le matériel, les logiciels et les applications développées par l'utilisateur final.

13. Quand sous-traiter la construction de systèmes?

Si une entreprise ne veut pas utiliser les ressources internes nécessaires pour développer ou faire fonctionner les systèmes d'information, elle peut faire appel à un organisme extérieur qui se spécialise dans la fourniture de ces services pour faire le travail.

14. Développement rapide d'applications (RAD)

Le terme Rapid Application Development (RAD) est utilisé pour décrire le processus de création de systèmes fonctionnels dans une courte période.

Les outils logiciels, les logiciels orientés objet réutilisables, le prototypage et les outils de quatrième génération aident les constructeurs de systèmes à créer des systèmes fonctionnels beaucoup plus rapidement qu'ils ne le feraient en utilisant des méthodes et des outils de construction de systèmes traditionnels.

15. Développement par composants et services Web

Les entreprises se tournent vers le développement à base de composants pour créer leurs applications e-commerce en combinant les composants disponibles dans le commerce tels que les paniers d'achat, l'authentification des utilisateurs, les moteurs de recherche et de catalogues, avec des parties logicielles pour leurs propres besoins d'affaires uniques.

En créant des composants logiciels qui peuvent communiquer et partager des données indépendamment du système d'exploitation, du langage de programmation ou des périphériques clients, les services Web peuvent fournir d'importantes économies dans la construction de systèmes tout en ouvrant de nouvelles possibilités de collaboration avec d'autres entreprises.