Concepts Fondamentaux de l'Administration et Théorie des Systèmes

Définitions Clés en Administration

Société : Un système, un groupe de personnes bien structuré, orienté vers la prestation de services.

Service : Quelque chose qui est produit et consommé simultanément, de sorte que le résultat n'est visible qu'après coup. Il ne peut pas être déplacé d'un endroit à un autre comme des marchandises, ni être conservé.

Problèmes d'adaptation : Les problèmes externes qui influent sur l'entreprise (ex. : la concurrence).

L'Administration : Définition et Rôle

L'administration est un processus continu et systématique qui vise à atteindre des objectifs grâce aux efforts interdépendants et aux actions coordonnées des individus. Une gestion efficace et novatrice est essentielle pour la réussite globale de toute organisation.

L'administration est un groupe structuré de personnes qui travaillent ensemble pour atteindre des objectifs que certains individus ne pourraient pas atteindre seuls. La direction est la coordination des ressources humaines, matérielles et financières qui composent une organisation. L'administration est donc « une discipline mentale, le sens commun, l'expérience ».

Fonctions de Base de l'Administration

Les fonctions opérationnelles identifient où les efforts sont appliqués. Les fonctions administratives résolvent le problème du comment faire les choses et s'appliquent à tous les niveaux des fonctions opérationnelles.

• Fonction de Planification : Ce qu'il faut faire.
• Fonction d'Organisation : Comment le faire.
• Fonction de Direction (ou Adresse) : L'exécution.
• Fonction de Contrôle : Vérifier.

Le Processus Administratif

1. Planifier
2. Organiser
3. Diriger
4. Contrôler

Base Conceptuelle pour l'Analyse des Tâches Administratives

1. Théorie Générale des Systèmes : Un problème pratique ne peut pas séparer les aspects psychologiques, économiques ou techniques.
2. Les entreprises sont créées et développées pour répondre aux besoins humains, quelle que soit leur nature, et pas seulement pour faire de l'argent.
3. La productivité dépend non seulement de la technologie utilisée, mais aussi et surtout des êtres humains.
4. Approche de la situation ou de contingence : La gestion dépend de la situation (la contingence fait référence à ce qui peut arriver ou non).

Hiérarchie des Besoins de Maslow

Les besoins poussent (motivent) l'homme. Un besoin cesse d'être motivant dès l'instant où il a été satisfait.

Les Niveaux de la Hiérarchie :

1. Physiologiques
2. Sécurité (emploi, se réunir pour garder son emploi)
3. Appartenance (adhésion ou acceptation) : Se sentir bien, avoir de bonnes relations avec la société.
4. Reconnaissance (Estime) : Récompense pour une bonne performance.
5. Réalisation de soi : Maximiser son potentiel et développer ce que l'on vise à long terme (être le meilleur).

Efficacité, Efficience et Performance

Efficience (Statique) : Capacité d'accomplir plus avec moins de ressources (productivité). C'est une condition minimale pour la survie. Se préoccupe de bien faire les choses.

Efficacité (Résultat) : Parvenir à un résultat (parfois peu importe le coût). Nécessité de résoudre un problème de la meilleure façon. Se préoccupe de faire les bonnes choses.

Performance : Somme de l'efficacité (quoi faire) et de l'efficience (comment). C'est le fondement de la réussite.

Le Rôle de l'Ingénieur de Performance

• Administration (Gestion) : Organiser et améliorer ce qui existe ou est connu (approche conformiste et statique).
• Affaires (Business) : Réorienter les ressources des zones de mauvais résultats vers des zones de résultats élevés ou en augmentation. Il faut se défaire du passé et de ce qui est connu. Nécessité de créer l'avenir (vision qui cherche de nouvelles opportunités et l'innovation).

Les entreprises cherchent de nouvelles façons d'évoluer (tendance à recourir à l'externalisation ou outsourcing). Elles doivent se renouveler et ne pas stagner. Il faut être proactif et informé, et ne pas attendre que les problèmes surviennent.

Décisions Stratégiques

Les actions à entreprendre incluent :

• Déterminer et renforcer ses propres compétences.
• Établir des contacts pour comprendre ce qui se passe sur le marché (demande).
• Adopter un certain degré de souplesse et de tolérance face aux évolutions probables et prendre des risques.

Les Relations et Fonctions de l'Entreprise

1. Relations avec l'Environnement Externe

1. Les Clients : La concurrence cherche à attirer le client, ce qui nécessite d'améliorer et d'innover, et de s'adapter aux besoins des clients.
2. Les Fournisseurs : Chercher la source la moins chère est une erreur. L'idée est d'assurer un fournisseur fiable pour les clients, indépendamment du coût immédiat.
3. Les Banques : Il est difficile d'avoir l'argent pour tous les besoins si les clients ne paient pas immédiatement. Il faut travailler avec des capitaux extérieurs.
4. Les Actionnaires : Ceux qui fournissent le capital et qui exigent un bénéfice raisonnable.
5. L'État : Perçoit des impôts.
6. Institutions provisoires.
7. L'Environnement Social : Affecté par des considérations politiques, économiques et les relations avec d'autres pays.
8. L'Environnement Naturel : Nécessite de veiller au respect des normes environnementales.
9. La concurrence nationale et internationale.

2. Relations Internes (Personnel)

Fonctions Opérationnelles : Elles correspondent aux activités qui influent directement sur le processus de production.

Fonctions Consultatives (Personnel de soutien) : Elles travaillent en soutien aux opérations, sans intervenir directement dans la production. Le consultant présente des alternatives.

3. Approches Alternatives (Mission ou Objectif)

Fonction Économique : Elle concerne l'utilisation efficace des ressources (efficience).

Fonction Sociale : Elle s'exprime en répondant aux besoins réels des consommateurs et des clients, en étant une source régulière de travail et de satisfaction pour les employés, ainsi qu'en tenant compte de l'environnement.

Théorie Générale des Systèmes (TGS)

La Théorie des Systèmes propose des modèles d'analyse des phénomènes naturels.

Modèles d'Analyse

• Modèles Déterministes : Processus qui peuvent être mesurés selon la science et dont l'occurrence peut être anticipée (ex. : phénomènes chimiques).
• Modèles Stochastiques : Basés sur la théorie des probabilités.

Il existe des modèles où il y a une synergie : ce sont des forces spéciales qui créent des situations qui peuvent être bonnes ou mauvaises.

Approche Réductionniste et Point de Vue Analytique

• Examen des parties séparément.
• « Si nous décomposons trop un objet en ses différentes composantes, ce que nous perdons en vue d'ensemble, nous le gagnons en signification du contenu. »

Approche Systématique

• Privilégie l'ensemble plutôt que la décomposition.
• Intégrer plutôt que diviser.
• Elle ne nie pas la valeur de l'analyse comme outil de la méthode scientifique, mais souligne la nécessité de l'utiliser sans perdre de vue l'interaction entre les parties étudiées.

La Théorie Générale des Systèmes (TGS)

La TGS est fondamentale pour la gestion de l'entreprise moderne. Elle permet :

• Une analyse complète des interactions internes et externes.
• D'expliquer les phénomènes qui se produisent dans la réalité.
• De prévoir le comportement futur de la réalité.

Tout cela permet au gestionnaire de prendre des décisions plus éclairées (vision plus large). Elle prévient que la spécialisation croissante de la science ne conduise à un manque de communication entre les professionnels de différentes disciplines.

Concepts Clés de la TGS

Système : Un ensemble coordonné d'objets liés ensemble pour atteindre un ou plusieurs objectifs.

Amas (Cluster) : Un ensemble d'objets entre lesquels il n'existe aucune interaction nette.

Synergie : L'effet de l'interaction entre les parties d'un système. La synergie est définie comme : le tout est différent de la somme de ses parties. Il y a synergie lorsque l'examen des éléments pris isolément ne peut pas expliquer ou prédire le comportement de l'ensemble.

Risques liés à l'Absence d'Approche Systématique

1. Lorsque les gestionnaires sont trop axés sur des domaines très spécialisés, ils peuvent perdre de vue les objectifs globaux de leur entreprise, car la contribution d'un sous-système particulier est pertinente pour le système global.

Cette inattention à l'ensemble du système peut être délibérée si le gestionnaire d'un département décide de maximiser sa propre performance au détriment de l'opération globale. Il doit y avoir une circulation d'information dans tous les domaines de la société pour atteindre l'équilibre. Il est plus probable que cette négligence ne soit pas malveillante, mais le produit de l'ignorance de l'interaction de ses décisions avec les autres secteurs d'activité. La chose importante est de reconnaître l'existence d'une synergie.

Le résultat de la synergie est de prédire le comportement d'une variable en tenant compte de ses effets sur d'autres variables.

Principes de l'Approche Systémique

La TGS est un outil puissant qui permet l'explication des phénomènes qui se produisent dans la réalité et permet également de prédire le comportement futur de cette réalité.

Hypothèses Fondamentales :

• Principe de Synergie : La relation du tout et des parties.
• Principe de Récurrence : Division ordonnée et verticale de l'ensemble. Il y a une hiérarchie dans laquelle les systèmes inférieurs sont contenus dans les systèmes supérieurs.

La Récursivité

La Récursivité fait référence au fait qu'un objet synergique (un système) est composé de pièces qui sont elles-mêmes des objets ou des systèmes synergiques. L'idée est d'analyser le rôle de toutes les parties : la réduction ou l'élargissement consiste à considérer des éléments qui sont entièrement contenus dans un ensemble plus vaste.

Faits Saillants de la Récursivité :

• Le réductionniste divise le tout en pièces, tandis que l'idée de la récursivité analyse l'ensemble en termes de toutes ses parties.
• Le système est composé d'individus qui sont eux-mêmes des systèmes indivisibles.
• Le principe de la récursivité montre que ce qui est applicable au système l'est aussi au système supérieur et au sous-système.

Viabilité : La capacité d'un système à survivre et à s'adapter à son environnement d'échange.

Système Viable : Celui qui survit et est certifié par son environnement, s'adaptant à lui et à ses besoins, de sorte que l'exportation de flux positifs vers l'environnement lui permet d'acquérir les intrants (ou l'énergie nécessaire) pour la poursuite du développement de sa fonction de traitement.

Modèles de Systèmes

Système Ouvert : Celui qui interagit avec son environnement, importe de l'énergie, la transforme et exporte finalement de l'énergie convertie.

Système Fermé (ou en vase clos) : Celui qui n'interagit pas avec son environnement et est capable d'effectuer son activité par lui-même (théoriquement).

Schéma d'un Système Ouvert

L'Approche Flux (Entrée-Sortie)

Cette approche vise à :

1. Identifier clairement les systèmes et les sous-systèmes et étudier les relations entre eux. Chaque sous-système doit avoir une entrée et une sortie liées.
2. Identifier l'existence de ce que l'on appelle des « goulots d'étranglement » (déséquilibres entre les sous-systèmes). Il faut identifier l'échec, sa cause et comment il est généré (souvent par une mauvaise communication entre les sous-systèmes).
3. Identifier les sous-systèmes qui sont essentiels et doivent recevoir une attention particulière de l'analyste.

Entropie et Néguentropie

Entropie : C'est le passage d'un état plus ordonné ou organisé à un état moins organisé ou désorganisé. C'est une force naturelle bien définie qui tend vers une déstabilisation mesurable.

Néguentropie (ou Entropie Négative) : Une mesure d'ordre ou d'organisation. C'est une force interne qui se manifeste dans les systèmes ouverts.

On peut définir la société comme une structure dans laquelle il y a un certain ordre interne qui n'est pas dû au hasard (la gestion de la société cherche à briser l'entropie).

L'entropie d'un système fermé est toujours croissante, et ces systèmes ont donc tendance à avoir une durée de vie limitée. Les systèmes ouverts subissent également l'effet entropique, mais ils sont compensés par la néguentropie.

L'Organicité et l'Équilibre Dynamique

Le haut niveau d'organicité (effort collectif) des systèmes à l'équilibre dynamique peut s'expliquer par :

1. L'explication newtonienne : Un corps reste au repos ou ajuste son mouvement à moins qu'une force n'agisse sur lui, et chaque action entraîne une réaction. La combinaison des deux effets s'annule pour atteindre un équilibre statistique.
2. L'explication de la théorie des systèmes : Elle est basée sur le fait que la variabilité totale du système est plus faible par rapport à la variabilité de ses parties, et que les systèmes ont un mécanisme d'homéostasie (autorégulation).

Le principe de l'utilité est mesuré par la capacité du système à produire de l'énergie en excès.

Les facteurs externes qui produisent l'entropie d'une entreprise sont : la technologie et la concurrence.

Une gestion de l'information appropriée aide à maintenir la néguentropie.

Les systèmes fermés ne sont pas viables : l'entropie les détruit progressivement et ils sont incapables de générer eux-mêmes une forme de néguentropie.