Contrôle de gestion et gestion budgétaire — Guide complet

Juan Acosta

Unité I : Introduction au contrôle de gestion

• Vue d'ensemble : une introduction à la comptabilité du contrôle de gestion ; c'est le système d'information qui tend à faciliter la prise de décision au sein de l'entreprise.
• Avantages et limites du contrôle budgétaire

Avantages

1. Approfondir la planification.
2. Améliorer l'organisation.
3. Favoriser la coordination.
4. Faciliter la prise de décision.
5. Permettre un contrôle approfondi.
6. Rechercher la rentabilité.

Limitations

1. La prévision reste une estimation.
2. Peut être rigide.
3. Peut être restrictive.
4. C'est seulement un moyen parmi d'autres.

Définitions : prévision et contrôle

Prévisions : anticiper, prévoir à l'avance. Cette définition, parfois tautologique, n'aide pas toujours car elle s'éloigne de la réalité opérationnelle de l'entreprise. Elle ne précise ni la finalité de la prévision, ni les moyens employés, ni la participation des différents gestionnaires.

Contrôle : action de comparaison entre les prévisions et les réalisations, souvent exprimée par l'équation :

PRÉVISION − RÉALISATIONS = ÉCARTS

But de la gestion du budget

• Planification : connaissance de la marche à suivre, unification et systématisation des activités ; énonce les objectifs de l'entreprise et l'organisation nécessaires pour les atteindre.
• Organisation : structuration technique des relations entre fonctions, niveaux et activités, ainsi que des éléments matériels et humains d'une unité.
• Coordination : développement harmonieux et maintien des activités de l'entreprise afin d'éviter les déséquilibres entre départements.
• Direction : fonction exécutive visant à guider, inspecter, superviser les subordonnés conformément au plan.
• Contrôle : évaluer si les plans et objectifs sont atteints ; le contrôle budgétaire consiste à comparer la situation prévue aux résultats obtenus.

La gestion budgétaire : définition des objectifs

La gestion du budget doit être considérée comme l'expression concrète d'un plan intégré de fonctionnement, la traduction financière des orientations de la société. Ses objectifs sont :

1. Existence d'une structure organisationnelle appropriée.
2. Assurer que la gestion de la société ait un intérêt réel à sa réalisation.
3. Disposer d'un système comptable fiable ; une bonne esquisse budgétaire fait partie intégrante du processus d'étude.
4. La volonté des cadres intermédiaires est une condition essentielle au fonctionnement du budget intégré.
5. Budget et effet de l'inflation

Dans des conditions inflationnistes, la perte de pouvoir d'achat affecte l'homogénéité des états financiers et rend les comparaisons délicates.

Il existe plusieurs possibilités pour la budgétisation et l'évaluation des états financiers :

1. Budgets et contrôles non corrigés.
2. Ajustement des comptes historiques et des budgets.
3. Comparaison des chiffres réels et du budget sur une base ajustée.

Unité II : Exigences du système budgétaire

• Connaissance de l'entreprise : les budgets sont liés à la nature de l'entreprise, ses objectifs, son organisation et ses besoins. Leur contenu et leur forme varient d'une société à l'autre.
• Plan d'exposition ou politique : doit expliquer clairement, dans des manuels ou instructions, les objectifs et standardiser le travail.
• Coordination pour la mise en œuvre : le directeur du budget doit agir en tant que coordinateur de tous les services impliqués dans l'exécution du plan.
• Fixation de la période budgétaire : condition essentielle pour l'intégration du contrôle budgétaire ; il faut régler la période de référence pour les estimations.

La durée du budget doit comprendre le cycle complet :

• Fluctuations saisonnières de volume.
• Production.
• Rotation des marchandises.
• Transactions financières.
• Gestion et suivi : une fois approuvé le plan directeur, chaque service prépare son budget selon des instructions.
• Soutien à la gestion : la volonté et le soutien des gestionnaires sont essentiels pour une bonne performance et le développement.
• Caractéristiques du système budgétaire

Formulation

Adaptation à l'entreprise : la formulation du budget doit être fonction des caractéristiques de l'entreprise et adaptée aux fins poursuivies.

Fonctions de planification, coordination et contrôle : recommandations pour de meilleures performances :

1. Décomposer le budget en autant de parties que de responsabilités établies dans l'entreprise.
2. Faire opérer les budgets dans un mécanisme comptable pour qu'ils soient facilement comparables.
3. Éviter les occasions de malentendus ou de conflits.
4. Élaborer des budgets réalisables.

Présentation

1. Selon les normes comptables et économiques : si les budgets sont utilisés comme outils de gouvernance, ils doivent respecter les normes comptables en vigueur.

Demande

Flexibilité et discrétion : les fluctuations constantes du marché obligent les gestionnaires à opérer des changements significatifs ; il est donc nécessaire que les budgets soient appliqués avec souplesse et discernement.

Les budgets publics et privés

BUDGET

• Champ d'application du système budgétaire : on ne peut pas établir la structure d'un budget d'acquisition sans connaître les ventes, etc. Tous les secteurs d'une entreprise sont interdépendants ; l'approche doit être globale.
• Un budget global englobe toutes les activités de l'entreprise.
• Un budget partiel concerne l'estimation d'un ou plusieurs secteurs, activités ou types d'opérations.
• Budget fixe et variable
• Budgets fixes : ceux dont les montants sont déterminés et restent constants pour la période considérée, indépendamment des variations de volume.
• Budgets flexibles et variables : généralement appliqués pour disposer de systèmes de contrôle budgétaire. Les coûts peuvent être classés en :

1. Coûts fixes : montants qui ne varient pas à court terme malgré les variations d'activité (ex. : le loyer).
2. Coûts variables : montants qui varient avec le volume d'activité (ex. : électricité).
3. Dépenses semi‑variables : qui comportent une part fixe et une part variable selon le niveau d'activité (ex. : location de voiture avec frais par kilomètre supplémentaire).

• Périodes budgétaires
• Budgets à long terme : décisions stratégiques moins fréquentes, ils déterminent souvent les budgets annuels.
• Budgets à court terme : plus précis ; le budget mensuel contient des décisions presque irrévocables, sans être parfaitement exacts.
• Structure du système budgétaire

Vue d'ensemble : le système budgétaire détaillé doit comprendre les prévisions de ventes, les coûts de production, les frais administratifs, les revenus et charges financiers, etc.

Le système budgétaire de toute entreprise se compose de quatre composantes principales :

• Budget d'exploitation.
• Budget financier.
• Solde projeté (bilan prévisionnel).
• Budget d'investissement.
• Budget économique : détermination des résultats économiques escomptés pour la période de projection.
• Objectif : déterminer à l'avance le résultat financier de l'entreprise pour la période ou l'année projetée.
• Présentation : permet un degré d'analyse accru, adaptable par produit ou type d'activité.
• Analyse : nécessite des projections à différents niveaux d'activité afin d'obtenir des prévisions valables.
• Budget financier : définir à l'avance les flux de trésorerie résultant des activités prévues et permettre d'équilibrer les besoins émergents.
• Valorisation : les recettes et paiements doivent être conformes aux corrections liées à l'inflation pour l'application de la budgétisation.
• Classement provisoire : horizons de la budgétisation financière :
• À court terme : une semaine ou un mois, outil opérationnel pour la gestion quotidienne.
• Moyen terme : plusieurs mois, flux de trésorerie avec un horizon intermédiaire.
• Long terme : plusieurs années, développement financier à large portée.
• Domaines : les flux de trésorerie prévus (positifs ou négatifs) doivent couvrir les mouvements opérationnels et non opérationnels ; le critère dominant est la consommation attendue et les paiements à venir.
• Solde projeté : permet de déterminer la situation financière prévisionnelle de l'entreprise à la fin de la période de projection.
• Objectif : définir à l'avance le bilan de la société à la date projetée.
• Exposition : reflète la composition des actifs, passifs et capitaux propres.
• Méthodologie : prise en compte des disponibilités, crédits, stocks, actifs et passifs.
• Budget d'investissement : comprend les ajouts aux immobilisations prévus pour la période de projection.
• Objectif : déterminer les ajouts aux immobilisations que la société prévoit pour la période de projection, conformément à un système d'évaluation des projets d'investissement.
• Méthodologie : génération de projets, étude de marché, évaluation technique, économique et financière, sélection, mise en œuvre et suivi.

Unité III : Budget des ventes

Général : les quantités vendues ne peuvent pas être illimitées ; la prévision des ventes sert à estimer l'ampleur probable des ventes sur une période donnée.

• Définition de la prévision des ventes : estimation à l'avance des ventes en quantité et en valeur, en tenant compte des circonstances qui affectent la société et des actions possibles.
• Méthodologie des prévisions

La tendance permet une analyse basée sur la projection des tendances historiques des ventes pour la période budgétaire, étudiée et développée en utilisant l'équation de la droite : Y = a + bt.

Interception = (Y / N)

b = pente

Y = valeurs empiriques (ventes)

T = variable temporelle

• La corrélation : deux événements présentent une corrélation lorsque tout changement de l'un s'accompagne d'une variation correspondante de l'autre.
• L'étude de marché : en deux étapes, elle répond à la question : quel est le plan ? Elle est essentielle pour un nouveau produit dépourvu de données historiques.
• Le pronostic des vendeurs : demander aux vendeurs d'estimer les ventes futures ; ce type de prévision est généralement détaillé :

• Par produit (ou catégorie).
• Par période (mois ou trimestre).

Contrôle des ventes

• Contrôle de propriété : la responsabilité ne doit pas être dispersée sans identification claire ; une période mise en vrac pour toute la région peut diminuer la responsabilité.
• Contrôle par région : la surveillance incombe aux directeurs régionaux et aux vendeurs ; si une région s'écarte de la tendance, il faut enquêter sur les causes.

Parmi les causes possibles : grève régionale, récession locale, nouveaux concurrents, prix trop élevés, manque d'action des représentants locaux.

• Contrôle du produit : se réfère à la politique générale de l'entreprise concernant la connaissance du marché et ses possibilités d'adaptation industrielle.

Unité V : Budget d'investissement

• Budget ou budget des immobilisations

Vue d'ensemble : projection de l'activité de l'entreprise visant à déterminer quels investissements doivent être réalisés.

La première tâche est de recenser les différents types d'investissements et les critères de décision.

Après la prise de décision, il faut mettre en œuvre les plans ou programmes correspondants.

Enfin, il convient de surveiller constamment les performances pour maintenir la cohésion des différents rythmes de l'entreprise.

• Définition de l'investissement : la définition varie selon la perspective économique ou comptable. En comptabilité, l'investissement est lié à une dépense visant une production rentable.

Du point de vue économique, c'est une dépense dont les effets s'étendent au‑delà de l'exercice.

• Le budget d'investissement : se décline en deux accords temporels : d'investissement et de financement.
• Les types de budgets d'investissement
• Par date du contrat.
• Par date(s) de paiement.
• Par date(s) de réception.
• Budget de financement
• Autofinancement.
• Augmentation de capital.
• Augmentation des apports des associés.
• Crédit à moyen et long terme.
• Subventions.
• Le retour sur investissement : l'analyse de la rentabilité doit être présente dans toute entreprise commerciale. Bien que ce ne soit pas le seul critère, il est souvent utilisé pour évaluer l'efficacité de la gestion.
• Investissement et cycle économique — Les investissements sont une composante importante de la demande globale et présentent des fluctuations cycliques significatives.

REMARQUE : JE NE SUIS PAS RESPONSABLE DE L'ABSTRAIT OU DE L'ÉTUDE : TOUT UTILISATEUR LE FAIT À SES PROPRES RISQUES. OK. Juan Acosta