Documentation Commerciale et Fonction Administrative

La Fonction Administrative et les Fonctions de l'Entreprise

La fonction administrative est essentielle au bon fonctionnement de l'entreprise.

Fonctions Primaires

Ce sont celles qui constituent le processus de production de l'entreprise (production et commercialisation) et qui génèrent des revenus directs.

Fonctions de Soutien (Support)

Ce sont celles dont le développement apporte un appui aux fonctions primaires et assure le bon fonctionnement de l'entreprise. Elles incluent :

• L'approvisionnement
• L'administration générale
• La gestion des Ressources Humaines (RH)
• La finance

Documentation Commerciale

Dans le cadre de sa fonction administrative, l'entreprise doit émettre et classer correctement une série de documents essentiels. Une documentation claire et conforme simplifie la gestion et le développement des affaires.

Documents d'Achat et de Vente

Le Devis (ou Offre de Prix)

Ce document détaille les biens et services proposés ainsi que leur prix, permettant au client de connaître le coût total. Il doit indiquer le mode de paiement proposé si le devis est accepté par le client.

Le devis doit clairement identifier l'entreprise et le client. Il doit préciser si les prix sont indiqués hors TVA (HT) ou TTC. Il peut être transmis par écrit (téléphone, e-mail, fax) ou remis directement par un commercial.

Le Bon de Commande

Le bon de commande formalise l'acceptation du devis par le client. Il consigne l'achat de biens ou la fourniture de services spécifiques. Il peut être transmis par téléphone, fax, e-mail, etc.

Le bon de commande doit comprendre les éléments suivants :

• Identification du document (numéro de commande et date).
• Identification des produits (code article, unités, description du produit, prix unitaire et prix total).
• Conditions de vente (délai de livraison, lieu, forme et mode de paiement).
• Signature de l'acheteur.

Il est généralement établi en 3 exemplaires : l'original pour le vendeur, une copie pour l'acheteur (pour vérification à la réception de la commande) et une copie pour le département des ventes (pour archivage).

Le Contrat Commercial

Le contrat est une convention par laquelle deux ou plusieurs parties s'engagent à respecter certaines obligations. Au niveau de l'entreprise, il est généralement formalisé par écrit.

Types de Contrats

• Contrat de vente : Il fixe les conditions dans lesquelles l'acheteur et le vendeur effectuent l'achat d'un bien. Il doit préciser les parties, l'objet de la vente, le prix et les conditions de paiement.
• Contrat de service : L'objectif est la fourniture d'un service par une entreprise à un client en échange d'une rémunération (exemples : électricien, peintre).
• Contrat de fourniture : Les entreprises ont besoin d'approvisionnement (électricité, eau, téléphone, gaz). La compagnie d'approvisionnement s'engage à fournir des avantages en contrepartie du paiement du prix établi par le client.
• Contrat d'assurance : Destiné à prévenir les risques liés à l'activité de l'entreprise. L'assureur s'engage, contre paiement d'une prime, à indemniser l'assuré dans les limites convenues si l'événement dont les risques sont couverts se produit. Le document qui reflète le contrat est appelé la police d'assurance.

Le Bon de Livraison et le Récépissé

Si l'acheteur paie au moment de la réception de la commande, le transporteur doit lui remettre un accusé de réception (récépissé).

La Facture

La facture est un document légal qui établit la vente de marchandises ou la prestation de services. Elle doit contenir au minimum :

• Les données du vendeur et de l'acheteur.
• Le numéro de facture, le lieu et la date d'émission.
• La description des marchandises vendues ou des services rendus (quantité, prix unitaire et montant total).
• Le taux de remise appliqué, le cas échéant.
• Le Montant Imposable (Base Imposable - BI) : montant sur lequel la TVA est calculée (Montant total moins les remises).
• Le montant de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA).
• Le Total à payer : BI + TVA + Frais annexes (transport, assurance des marchandises, etc.).

Autres Documents Commerciaux

D'autres documents sont d'une grande importance dans le développement des processus administratifs liés à l'activité commerciale :

• Le Tarif (ou Liste de Prix) : Il indique les prix des produits vendus par l'entreprise sur le marché. Les différents produits doivent être clairement décrits, avec indication du prix unitaire et de la période de validité.
• La Note de Frais : Elle indique toutes les dépenses relatives à l'achat qui sont payées par l'acheteur (coûts de transport, assurance, emballage, etc.).
• La Lettre de Voiture (ou Lettre de Port) : Document qui sert de contrat et de facture pour les services de transport.

Documents et Modes de Paiement

Les principaux modes de paiement utilisés dans les transactions commerciales sont :

• Paiement en espèces : Paiement immédiat.
• Virement bancaire : L'acheteur demande à sa banque de transférer une somme d'argent sur le compte bancaire du vendeur. Si les comptes sont dans des banques différentes, l'acheteur peut avoir à payer des frais (pourcentage du montant du transfert).
• Carte bancaire : L'établissement financier paie le prix au comptant au vendeur, et l'acheteur est débité immédiatement (carte de débit) ou ultérieurement (carte de crédit).
• Prélèvement automatique : Le vendeur présente un reçu à la banque, que l'acheteur a préalablement autorisé à payer.
• Paiement échelonné (ou différé) : Le montant de l'achat n'est pas payé immédiatement, mais le paiement de la facture est reporté. L'acheteur doit généralement payer des intérêts de retard pour compenser le vendeur de l'attente. Les documents couramment utilisés pour formaliser ce mode de paiement sont la lettre de change et le billet à ordre.

Le Récépissé de Paiement

Le récépissé est un document délivré par le vendeur pour attester du paiement d'un montant dû suite à un achat ou une prestation de services.

Les carnets de reçus sont souvent divisés en deux parties :

1. L'Accusé de réception : signé et remis à l'acheteur comme preuve de paiement.
2. La Souche (ou Talon) : conservée dans le carnet par le vendeur pour gérer l'encaissement.

Le Chèque

Le chèque est un titre de paiement par lequel une banque commerciale s'engage à payer une certaine somme d'argent à l'un de ses clients (le bénéficiaire) en la prélevant sur le compte du tireur (l'émetteur). C'est un moyen de paiement ayant la même valeur que l'argent liquide.

Types de Chèques

• Chèque certifié : La banque garantit l'authenticité de la signature du tireur et la disponibilité des fonds pour le montant indiqué.
• Chèque barré (ou croisé) : Il ne peut être payé qu'en créditant le compte du bénéficiaire. Il est formalisé par deux barres parallèles sur la face avant.
• Chèque nominatif : Il identifie la personne qui doit l'encaisser (le bénéficiaire) par son nom.
• Chèque au porteur : Toute personne qui le détient peut l'encaisser.

Éléments Obligatoires du Chèque

Le chèque doit obligatoirement comporter :

• La banque émettrice.
• Le numéro de compte du tireur (l'acheteur/payeur).
• Le montant payé en chiffres et en lettres.
• Le nom du bénéficiaire (ou la mention « au porteur »).
• Le lieu et la date d'émission du chèque.
• La signature du titulaire du compte.

La banque est tenue de payer le montant du chèque tant que le compte dispose de fonds suffisants. Si le compte ne dispose pas de fonds, la banque ne peut pas payer le chèque. Dans ces cas, le vendeur doit négocier avec l'acheteur ou engager des poursuites judiciaires.

La Lettre de Change

La lettre de change est un document commercial par lequel une personne, le Tireur, ordonne à une autre, le Tiré, le paiement d'une somme d'argent à une date précise (l'échéance). Le paiement peut être fait au Tireur ou à un tiers, appelé le Porteur (ou Bénéficiaire).

Les Parties Impliquées

• Le Tireur : Généralement la société vendeuse qui émet la lettre pour garantir le paiement d'une facture.
• Le Tiré : La personne (l'acheteur) qui doit payer la facture à l'échéance.
• Le Porteur (ou Bénéficiaire) : La personne qui détient la lettre de change à l'échéance et à qui le Tiré doit payer.
• Le Garant (ou Avaliseur) : Personne qui garantit le paiement de la facture.
• L'Endosseur : Celui qui transmet la lettre à un tiers.
• L'Endossataire : La personne à qui la lettre est transmise (le destinataire).

L'avantage de la lettre de change est qu'en cas de défaut de paiement à l'échéance par le Tiré, le Tireur peut engager une procédure de recouvrement plus rapide et plus efficace qu'un procès ordinaire.

Aspects Juridiques de la Lettre de Change

• Acceptation : La lettre est acceptée par le Tiré par sa signature, ce qui est nécessaire pour réaliser le paiement du montant à l'échéance.
• Aval : Déclaration portée sur la lettre qui garantit son paiement. Le garant est responsable du paiement si le Tiré ne s'acquitte pas de son obligation à l'échéance.
• Endossement : Acte par lequel le Tireur transmet la lettre à une autre personne (l'Endossataire). L'Endossataire devient le destinataire du paiement à l'échéance.
• Escompte : Consiste à présenter la lettre de change à une banque pour en encaisser le montant avant la date d'échéance. La banque paie le montant de la lettre, déduction faite des intérêts et des frais.
• Protêt : Acte notarié qui constate le défaut de paiement de la lettre à l'échéance. Le Tiré dispose de 2 jours pour payer la facture devant le notaire ou pour formuler ses arguments. Passé ce délai, si la facture n'est pas payée, le Tireur peut engager des poursuites.

Le Billet à Ordre

Le billet à ordre est un document commercial par lequel le signataire (le débiteur) s'engage à payer une certaine somme d'argent à une date et un lieu indiqués au bénéficiaire (le créancier).

Contrairement à la lettre de change (qui est un ordre de paiement), le billet à ordre est une promesse inconditionnelle de paiement à l'échéance. Il peut être convenu d'inclure une sûreté pour garantir le respect de l'obligation de payer.