Documents Commerciaux et Flux de Vente

1. La Documentation Commerciale de Vente

Les opérations effectuées dans les sections d'achat, d'entreposage, de fabrication et de vente devraient être dûment reflétées dans la documentation afin d'enregistrer ces mouvements. Chaque fois qu'un article change d'emplacement ou de statut (devient un matériau), une information documentaire doit justifier ce changement.

Un document est une information structurée sur support matériel ou électronique, dont le but est d'enregistrer les transactions et les parties prenantes.

Les documents couvrent la circulation administrative des opérations commerciales liées aux stocks. Ce flux commence au magasin.

Le Flux de Documents Standard

L'ordre que doit suivre le flux de documents est le suivant :

• Le client commande les biens, les services ou les deux.
• Le fournisseur fournit les biens ou le service demandé et, pour l'enregistrement, délivre le bon de livraison correspondant.
• Le fournisseur émet la facture, qui est payée par l'acheteur à la date convenue.
• L'acheteur paie sa dette par chèque bancaire, lettre de change, etc.

D'autres opérations liées à la vente peuvent survenir, telles que le retour de marchandises ou le paiement de dépenses non incluses dans la facture.

Les Documents Relatifs au Stock

Les produits livrés dans un entrepôt peuvent provenir de sources extérieures ou de la compagnie. En cas de départ, leur destination peut être d'autres entreprises ou d'autres magasins de la société.

Les transactions commerciales entre entreprises (fournisseurs et clients) utilisent deux types de documents :

• Dans la vente : commandes, livraisons, factures, factures de transport, notes de frais, notes de crédit et encaissements.
• Les recettes de paiement : chèques, lettres de change, virements bancaires.

La circulation des marchandises au sein de l'organisation elle-même génère des documents internes, tels que les formulaires de demande, de réception ou d'expédition, les commandes d'expédition, les documents de fabrication ou les rapports d'activité.

2. La Commande de Marchandises

Lorsqu'une entreprise a besoin de biens, elle a deux choix : demander le produit à son revendeur ou attendre le représentant. La commande peut être passée par téléphone, mais doit être confirmée par écrit.

La commande est un document émis par l'acheteur pour demander des matériaux au fournisseur.

La demande peut être envoyée par courrier ordinaire. L'acheteur doit conserver une copie pour consultation ultérieure des marchandises reçues. Il est courant d'envoyer deux copies au fournisseur, dont l'une doit être retournée signée pour acceptation, surtout lorsque la commande inclut des conditions qui ne figurent pas dans le contrat initial.

Il existe la commande ferme ou la commande conditionnelle. La commande ferme est émise lorsque l'acheteur connaît les conditions du vendeur et les accepte sans réserve. La commande conditionnelle est celle qui est en attente de confirmation par l'acheteur ou le vendeur.

2.1 Types de Commandes

Selon le Formulaire

• La commande normale est utilisée pour demander les biens nécessaires à court terme (quantités hebdomadaires, mensuelles, saisonnières...).
• La commande annuelle est émise suite à une étude préliminaire des besoins pour un ou plusieurs produits. Elle prend en compte le stock minimum, les stocks de sécurité et les fournitures en cours. Ce type de commande est souvent un contrat annuel dont la livraison peut être divisée en plusieurs envois, avec notification de la quantité et de la date de livraison.
• L'invitation à commander (ou commande ouverte) émane pour demander un montant global approximatif, sans que cela n'entraîne un engagement d'achat nécessaire, car le client n'accepte pas l'expédition qui n'a pas encore été confirmée.

Caractéristiques et Avantages de la Commande Ouverte

Les caractéristiques de la commande ouverte sont : les délais de livraison sont généralement très courts, elle exige du fournisseur un stock minimum de chaque matériau, le prix peut être fixe ou les augmentations doivent être justifiées par de nouveaux tarifs acceptables.

Les avantages de la commande ouverte sont : la réduction des stocks et des immobilisations, le taux de rotation des matériaux est plus élevé, le prix d'achat est plus faible grâce au volume des achats, et les frais de gestion sont réduits car il y a moins de documents.

Modes de Commande par Matériel

En fonction de la destination de l'envoi ou du service demandé, les commandes sont classées comme suit :

• La commande extraordinaire est utilisée pour commander du matériel non habituel, requis pour des besoins spéciaux ou un usage particulier.
• La commande de remplacement est initiée par le service des achats grâce au bulletin d'achat. En général, ces commandes sont utilisées pour demander des articles en stock pour lesquels un stock minimum a été fixé.
• La commande de service est utilisée pour demander un service ou l'exécution d'un travail particulier. Les matériaux nécessaires à ce travail ou service peuvent être loués ou fournis par l'entrepreneur, et peuvent être inclus ou non dans la demande.
• La commande habituelle de matériaux ou de marchandises est la plus répandue. Elle est émise pour demander les éléments nécessaires via le point de vente, qu'ils soient destinés au remplacement ou à la consommation.

3. Le Formulaire de Commande

Les informations à inclure dans le document ou le formulaire sont :

• Les données de l'acheteur : nom ou raison sociale, adresse, numéro de TVA. Lorsque l'acheteur et le vendeur sont de nationalités différentes, indiquer le pays en plus de la ville.
• Numéro de série : peut être corrélé à tous les fournisseurs ou avoir des numéros spécifiques pour chacun.
• Date d'émission et références : la date est celle de l'émission de la commande.
• Données d'identification du fournisseur : nom ou raison sociale, numéro de TVA, domicile fiscal ou adresse habituelle.
• Détails des articles demandés : nom du produit ou description, unités de vente ou code de référence pour chaque article, quantité demandée, prix unitaires et, dans certains cas, montants partiels et totaux.
• Conditions : cette section comprend la remise accordée à l'entreprise acheteuse.

3.1 Le Registre des Commandes

Les commandes de contrôle sont consignées dans le registre des ordres. Contenu :

Numéro de commande

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Date

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Montant de la commande

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Code du vendeur ou CIF

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Date de livraison

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Magasin (lieu de livraison)

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Date de réception

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Numéro de lettre de transport aérien

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Commentaires

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4. Le Bon de Livraison (Bordereau)

C'est un document que le vendeur prépare et envoie à l'acheteur avec la marchandise. Sa fonction principale est de servir de preuve de livraison au client et de base pour l'établissement de la facture. Le bon de livraison est fait en plusieurs exemplaires, chacun étant envoyé à un département.

Répartition des copies :

• La première copie est transmise au client, qui la retourne signée pour confirmation.
• Le second exemplaire est conservé à l'entrepôt pour justifier l'enlèvement de la marchandise.
• Le troisième exemplaire est transmis au département des ventes.