Documents Commerciaux : Types, Rôles et Preuves
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Les Documents Commerciaux : Preuves Essentielles
Les documents commerciaux sont souvent appelés « preuves » car ils constituent la justification de toute opération commerciale réalisée par l'entreprise. Ainsi, chaque document atteste d'un type de transaction spécifique. Toute opération impliquant au moins deux parties, chaque document aura une signification différente selon la perspective (par exemple : acheteur ou vendeur, débiteur ou créancier, payeur ou encaisseur, etc.).
Tableau Récapitulatif des Documents
| DOCUMENT | PREUVE ASSOCIÉE |
|---|---|
| Facture | Preuve d'achat / vente |
| Reçu | Preuve de paiement / encaissement |
| Bon de livraison / Retour | Preuve de livraison / réception de marchandises |
| Reconnaissance de dette | Preuve d'un engagement de payer à une date future (droit de recevoir) |
| Chèque | Preuve d'un ordre de paiement donné à une banque pour payer le porteur |
| Chèque postdaté | Preuve d'un ordre de paiement à une banque, payable après une date spécifiée |
| Bulletin de versement | Preuve de dépôt d'espèces ou de chèques en banque |
La Facture
Facturation des ventes : Les ventes génèrent systématiquement une facture. En supposant que notre entreprise est assujettie à la TVA, nous émettons principalement deux types de factures :
-
Facture "A" (ou équivalent selon la législation) - Pour les ventes à d'autres entreprises assujetties à la TVA.
- Les prix indiqués sont généralement hors TVA. La TVA (par exemple, 21% ou autre taux applicable) doit être ajoutée.
- Le prix total à payer par le client inclut le montant hors TVA plus la TVA.
- L'acheteur conserve l'original et le vendeur le double.
- La numérotation de la facture inclut des identifiants (comme le numéro de point de vente et le numéro séquentiel du document), qui doivent être continus et croissants.
- En cas de livraison, un bon de livraison doit être émis et son numéro peut être indiqué sur la facture.
-
Facture "B" (ou équivalent) - Pour les ventes aux consommateurs finals ou aux entités non assujetties à la TVA.
- Dans ce cas, le prix indiqué inclut déjà la TVA.
La Reconnaissance de Dette
- Le montant payable doit être inscrit en lettres et en chiffres.
- Doivent également figurer : le lieu et la date d'émission, ainsi que la date d'échéance de l'obligation (en chiffres et lettres).
- Un timbre fiscal peut être requis selon la législation, représentant une valeur de la reconnaissance.
- Important : Un document non signé est invalide.
Le Chèque Postdaté
Ce chèque a la particularité de comporter deux dates :
- La date d'émission réelle.
- La date à partir de laquelle le paiement peut être effectué (date de valeur).
Comme la reconnaissance de dette, il est invalide s'il n'est pas signé par l'émetteur.
Le Chèque Commun
Similaire au chèque postdaté mais avec une seule date : celle de l'émission. L'encaissement peut être demandé dès ce jour. Comme tout chèque, il est invalide s'il n'est pas signé.
Le Bulletin de Versement
Ce document doit inclure :
- La date et le lieu de l'opération.
- Le montant déposé (en chiffres et lettres).
- Le numéro du compte sur lequel le montant doit être crédité.
- Le détail du dépôt (espèces, chèques, ou les deux).
Le Reçu
- Le reçu est émis par la personne ou l'entité qui reçoit de l'argent ou des chèques en paiement total ou partiel d'une créance en sa faveur.
- Il n'est pas toujours nécessaire d'émettre un reçu pour une vente au comptant (la facture peut suffire), mais il est indispensable lors d'un paiement différé (vente à crédit, acompte, solde).
- Il doit indiquer la date de réception du paiement et la nature de ce qui est reçu (espèces, numéro de chèque, banque correspondante).
- Il doit également faire référence à la facture correspondante (numéro, date, montant) qui a donné lieu à l'encaissement.
- Celui qui paie conserve l'original, celui qui encaisse conserve le double.
Le Bon de Livraison / Retour
- Ce document accompagne les marchandises lors de leur livraison.
- Il détaille les produits et leurs quantités, mais généralement pas les prix.
- Ce document ne génère pas directement d'enregistrement comptable modifiant le patrimoine ; l'enregistrement se fait lors de l'émission ou de la réception de la facture correspondante.