Estimation des Tâches et Planification en Gestion de Projet

Planification et Objectifs du Projet

• Déterminer le coût du projet.
• Déterminer si le projet vaut la peine d'être entrepris.
• Déterminer les besoins en trésorerie.
• Déterminer si l'exécution des travaux se déroule comme prévu.
• Établir des budgets et évaluer la performance de base du projet.

Estimer les Durées de Chaque Tâche (Crucial)

L'estimation des durées de chaque tâche est un processus très important.

Il existe plusieurs méthodes d'estimation. Nous nous appuyons généralement sur des estimations agrégées ou des estimations détaillées. Les estimations précises sont toujours préférées.

Nous avons tendance à souhaiter que la probabilité de respecter une estimation de durée courte soit de 95 %, ce qui implique une marge d’erreur faible.

Des réajustements sont souvent nécessaires pour pouvoir gérer et se rapprocher de cet objectif de 95 % de fiabilité.

Principes à Suivre pour une Estimation Fiable

• La Responsabilité de l’Estimation

  Confier les estimations aux personnes qui connaissent le mieux les tâches en question et se servir de leur expertise. Sauf pour les tâches extrêmement techniques, les responsables de l'exécution du travail (souvent le chef d'équipe) sont les mieux placés. Le gestionnaire de projet doit s'adresser à eux afin qu'ils fassent tout leur possible pour que les tâches se réalisent dès qu'ils en ont la possibilité. Cela facilite la communication.

• Le Recours à Différentes Ressources pour l'Estimation

  Les estimations de durée et de coût ont une meilleure chance d’être réalistes lorsque l'on demande à différentes personnes de faire leurs estimations. L’analyse de chaque différence aboutit à un consensus et permet de limiter les erreurs d’estimations les plus graves.

• Les Conditions Normales

  Les estimations sont fondées sur des hypothèses de conditions normales, l'utilisation de méthodes efficaces et un niveau de ressources habituel. Il faut considérer un nombre normal de ressources, que ce soit au niveau du matériel ou des ressources humaines. On ne tient pas compte des conflits éventuels pour déterminer les ressources de base.

• Les Unités de Temps

  Toutes les tâches doivent être exprimées dans la même unité de temps (l’heure, le jour, la semaine, etc.).

• L’Indépendance des Tâches

  Lors de l'estimation de la durée des tâches, il est nécessaire de les estimer indépendamment les unes des autres.

• Les Éventualités

  Les éventualités (ex: s'il pleut, si une personne est absente) ne doivent pas être intégrées directement dans l'estimation de la durée de la tâche. (Elles sont gérées séparément via une réserve de contingence).

Gestion des Risques et Méthodes d'Estimation

L'Ajout d'une Évaluation des Risques

Il est essentiel d'ajouter une évaluation des risques et des estimations de contingence pour pouvoir mitiger ou éviter les risques identifiés.

Choisir d'Estimer de Façon Agrégée ou Détaillée

Méthodes Agrégées d'Estimation

• Les méthodes par consensus
• Les méthodes de ratios
• La méthode de répartition proportionnelle

Méthodes Détaillées d'Estimation

• La méthode basée sur un modèle
• La méthode par lot (en fonction de l'Organigramme Technique - OT)

Outils et Approches Complémentaires

• Faire un Organigramme des Tâches (OT) est souvent considéré comme une méthode plus fiable pour structurer le travail.
• La méthode hybride permet l'estimation des phases, combinant différentes approches selon l'avancement du projet.