Évaluation et sélection des offres et fournisseurs

- Évaluation des offres

Pour l'achat ou l'acquisition d'un nouveau produit, les étapes pour évaluer et comparer les informations reçues sont les suivantes :

1. Présélection des soumissions reçues. Éliminer le fournisseur qui ne correspond pas à nos conditions principales.
2. Mettre en place un tableau comparatif des offres. Il convient de tenir compte des renseignements sur les prix, la qualité, les conditions de paiement, les délais de livraison et toutes les conditions offertes par chacun des fournisseurs présélectionnés.
3. Remplir un formulaire pour chaque fournisseur. Le formulaire doit contenir des informations permettant d'identifier l'entreprise, les produits qu'elle peut fournir et les conditions commerciales offertes.

Facteurs de sélection

• Les facteurs économiques : prix unitaire, remises et rabais commerciaux, coûts de transport, d'emballage, de chargement et de déchargement, et période de paiement. Si le montant total des offres est inférieur et que les offres présentent la même qualité, on choisira celle de meilleure qualité.
• Les facteurs de qualité : priorité à la qualité du produit. Analyse des échantillons reçus, aspects techniques, essais opérationnels. Si plusieurs offres ont la même qualité, on choisira celle qui est la plus économique.
• Les facteurs de service : délai de livraison, service client, soutien technique, garanties, réputation du fournisseur et acceptation du produit sur le marché.

- Critères d'évaluation

On attribue un total de points réparti entre les trois facteurs (économique, qualité et service) en fonction de l'importance de chacun d'eux. Établissement du barème :

• Prix : 40
• Paiement : 30
• Qualité : 20
• Livraison : 10

Total : 100

La prochaine étape consiste à calculer le score selon l'échelle attribuée à chacune des offres retenues. Le score total indique le fournisseur le plus approprié, même si parfois l'offre avec le score le plus élevé ne répond pas parfaitement aux besoins de l'entreprise.

- Choisir un fournisseur

L'évaluation des offres indique quel fournisseur est le plus approprié. Parfois, il suffit de prendre la décision et d'émettre l'ordre d'achat. Il est important de vérifier la solvabilité financière et la qualité des produits proposés par le fournisseur. L'acheteur responsable doit visiter le fournisseur afin de vérifier si les garanties sont réelles ou non et contrôler :

Les facteurs du produit et du fournisseur

• Les caractéristiques techniques et la facilité d'utilisation.
• La formation offerte par le fournisseur et le temps requis pour la dispenser.
• La flexibilité du fournisseur pour satisfaire les besoins du client.
• La confiance et la compréhension entre l'acheteur et le vendeur, assurant la sécurité de l'approvisionnement.

Les facteurs de l'acheteur

Ils sont liés au type d'achat, au risque perçu et au temps disponible, qui découlent directement de l'organisation du processus d'achat (décision prise seul ou conjointement).

Une fois le(s) fournisseur(s) choisi(s), il faut informer toutes les entreprises ayant soumis une candidature de la décision finale et des raisons qui ont motivé ce choix. Informer un fournisseur non sélectionné des motifs du refus est utile, car il pourrait proposer de nouvelles offres. Une offre peut ne pas convenir aujourd'hui, mais l'être à l'avenir.

1 - Fichier des fournisseurs

Il est utile de tenir un fichier des fournisseurs. Le but est d'obtenir rapidement des données auprès des fournisseurs pour demander un devis, des informations ou soumettre des commandes. Les conditions d'un bon dossier sont :

• Contenir toutes les données nécessaires et être rigoureusement mis à jour.
• Les fiches doivent être triées et classées selon un système facile à consulter.
• Existence d'une copie de sauvegarde dans un endroit sûr en cas de perte ou de vol.

Contenu d'un formulaire modèle standard

Le contenu typique est le suivant :

• Identifiant du fournisseur : nom ou raison sociale, numéro de TVA, adresse, téléphone, fax, etc.
• Produits fabriqués ou vendus : modèles, tailles, couleurs, conditions de vente, consignation, etc.
• Conditions commerciales : prix, remises, conditions de paiement, livraison, coûts, services fournis, etc.
• Commentaires : résultats d'essais effectués sur des échantillons ou rapports reçus.

La fiche technique est généralement utilisée pour conserver les données et les conclusions d'un processus de sélection des offres. Son contenu inclut :

• Nom et code de l'article pour lequel des offres ont été sollicitées.
• Nom, code et classement des fournisseurs retenus, par ordre de priorité.
• Observations sur les caractéristiques remarquables relevées lors de l'étude des offres reçues.

Classification des fiches

Les fiches doivent être correctement triées et classées. Les systèmes de classification les plus couramment utilisés sont :

• Par ordre alphabétique : utiliser le nom et l'adresse du fournisseur.
• Par ordre alphanumérique : chaque fournisseur reçoit un code composé de chiffres, de lettres ou d'une combinaison des deux.
• Système mixte : regrouper les entreprises par provinces, villes, districts, etc., puis appliquer l'ordre alphabétique ou alphanumérique.

- Négocier des conditions

Les grossistes et les détaillants achètent les produits en tenant compte de la demande des clients, tout en permettant une marge bénéficiaire raisonnable. Lors de la phase de négociation, en plus d'ajuster les prix, on établit également les accords sur les remises, la période de paiement, les conditions de transport, les contenants, l'emballage et autres services.

1 - Promotions

Lorsque les fabricants vendent leurs produits à un prix fixé, l'acheteur cherche à minimiser le coût d'achat par des rabais :

Réductions commerciales

Appliquées à la liste de prix du fournisseur, le fabricant fournit ce type de vente en gros à prix réduit. Le rabais appliqué pour la distribution ou la vente en gros est connu comme fonctionnel. Le rabais s'applique à la fonction finale.

Réductions pour paiement rapide

La remise est accordée si le paiement est effectué en numéraire ou dans un délai déterminé.

Remises de volume

Ces remises sont accordées pour l'achat d'un volume plus important ou lorsque l'acheteur acquiert plus d'articles sur une période donnée. Elles peuvent être de deux types :

• Rappels cumulatifs : calculés sur le montant total des achats ou sur le nombre d'unités achetées pendant une période. Ils sont payables à la fin de la période.
• Rappels non cumulatifs : la réduction s'applique au montant de l'achat effectué par l'acheteur dans une commande unique.

Parfois, le fournisseur utilise des rabais de quantité indirects, qui correspondent à des montants supplémentaires fournis sous forme d'articles supplémentaires, identiques ou différents, mais vendables séparément.

Rabais saisonniers

Accordés lorsque l'acheteur achète les produits bien avant la saison de vente (par exemple : maillots de bain, climatiseurs). Le fabricant peut améliorer la planification de la production, l'acheteur bénéficie d'un meilleur prix et obtient des produits en meilleure qualité.

Réductions promotionnelles

Le prix promotionnel est une réduction accordée afin d'encourager l'acheteur à promouvoir le produit. Cela peut prendre la forme d'articles gratuits ou de subventions pour la promotion.

2 - Le délai de paiement

Le délai de paiement est le temps écoulé depuis l'achat jusqu'à l'extinction de la dette. Il court à partir de l'émission de la facture jusqu'à la date d'échéance indiquée sur celle-ci. Si l'acheteur ne paie pas à la date fixée, le vendeur est en droit de facturer des intérêts pour retard.

Les conditions de paiement utilisées sont :

• Paiement mandat ordinaire : lorsque la date de paiement coïncide avec la date de la facture, qui est habituellement la date de livraison de la marchandise. La date de la facture détermine la rémunération due, mais il est courant de prévoir une semaine pour que le client vérifie et donne son assentiment.
• Paiement à terme postdaté : l'échéance est fixée à une date ultérieure à la date de la facture (par exemple 45 jours). Il est utilisé pour encourager les achats au début de la saison, l'acheteur bénéficiant d'un délai avant de payer la marchandise.
• Paiement avec délai supplémentaire : accorder à l'acheteur quelques jours supplémentaires avant que n'expire la durée de crédit (par exemple 90 jours + 30 jours supplémentaires).
• Paiement FDM (fin de mois) : la durée du crédit commence à la fin du mois au cours duquel les achats sont effectués, et non à la date de la facture. Lors d'achats multiples dans le même mois, on paie tous ensemble à la date limite du mois suivant, en profitant éventuellement d'un escompte pour paiement comptant.
• Paiement RDP (date de réception) : le délai de paiement commence le jour de réception des marchandises et non la date de la facture. Cette échéance est utilisée lorsque l'acheteur reçoit la marchandise d'un fournisseur éloigné, ce qui lui laisse suffisamment de temps pour inspecter les marchandises et, le cas échéant, profiter d'un escompte avant de payer.
• Paiement COD (contre remboursement) : le paiement a lieu au moment de la réception de la marchandise. Employé pour sécuriser le paiement lorsque le vendeur craint la solvabilité du client.
• Remboursement anticipé : pour obtenir une remise, le montant de la facture est payé avant la date fixée par le fournisseur. En plus de l'escompte pour paiement comptant, on peut appliquer un rabais équivalent aux intérêts légaux pour les jours d'avance du paiement.

3 - Frais de transport

Les frais de transport sont engendrés par le déplacement des marchandises de l'entrepôt du vendeur jusqu'au point de vente ou au magasin de l'acheteur. Selon le moyen de transport, on parle de fret ou de transport :

• Transport : voyage effectué par route ou rail (transport terrestre).
• Fret : voyage effectué par bateau ou avion (transport fluvial ou aérien).

Les frais incluent également d'autres services comme le chargement, le déchargement, l'assurance, les péages, fournis par d'autres sociétés. L'acheteur cherchera souvent à négocier avec le fournisseur pour que ce dernier prenne en charge ces frais, pour les raisons suivantes :

• Les coûts de transport augmentent le coût du produit.
• Le coût du transport est lié à l'assurance et aux risques pour les marchandises pendant le transport.
• Le fournisseur peut obtenir un transport à moindre coût et mutualiser les livraisons pour différents clients.

Les formules utilisées pour répartir ces coûts sont appelées Incoterms.

Incoterms

Ils précisent la part des dépenses supportée par l'acheteur et par le vendeur pour transporter les marchandises de l'origine à la destination :

• À l'usine (EXW) : le vendeur livre la marchandise dans son usine ou son entrepôt. L'acheteur supporte tous les coûts et risques pour le transport jusqu'à destination.
• Free Carrier (FCA) : le vendeur livre les marchandises au transporteur indiqué par l'acheteur ; les frais restent à la charge de l'acheteur à partir de ce point.
• Free Alongside Ship (FAS) : le vendeur met la marchandise le long du navire sans frais supplémentaires ; à partir de là, tous les coûts et risques sont assumés par l'acheteur.
• Free On Board (FOB) : les marchandises sont déposées à bord du navire ou dans le véhicule ; à partir de ce moment, tous les coûts et risques sont à la charge de l'acheteur.
• Coût et Fret (CFR) : le vendeur paie le transport jusqu'au port, à la gare ou à l'aéroport de destination spécifié par l'acheteur. L'assurance est généralement payée par l'acheteur.
• Coût, Assurance et Fret (CIF) : le vendeur paie le transport jusqu'à la destination et l'assurance des marchandises.
• Port payé jusqu'à ... (CPT/Carriage Paid To) : le vendeur paie le transport jusqu'à une ville de destination spécifiée.
• Port et assurance payés jusqu'à ... (CIP) : le vendeur paie le fret et l'assurance jusqu'au lieu de destination spécifié.
• Rendu frontière : le vendeur livre les marchandises à la frontière indiquée ; à partir de ce point, les coûts sont supportés par l'acheteur.
• Livré droits acquittés (DDP) : la responsabilité du vendeur s'étend à la livraison de la marchandise à l'entrepôt de l'acheteur ou au point indiqué par celui-ci.

4 - Contenants, emballages et autres services

Ce sont des éléments qui augmentent le coût du produit. Le contenant est l'emballage primaire en contact direct avec les marchandises et sert de réceptacle. L'emballage est un conditionnement secondaire qui protège le produit et assure sa présentation pour la distribution commerciale.

Généralement, l'emballage du fabricant et les coûts d'emballage sont inclus dans le prix du produit. Parfois, le grossiste acquiert l'emballage pour des marchandises en vrac et vend le produit sous sa propre marque (marque blanche). L'acheteur peut négocier ces coûts lorsque le contenant est réutilisable. D'autres facteurs ou services peuvent engendrer un coût supplémentaire, tels que l'installation et l'assemblage de certaines machines ; ces services peuvent être inclus dans la vente au consommateur.