Les Fondamentaux de la Gestion Administrative

Les fonctions administratives

La planification : Le processus de définition des buts et objectifs, ainsi que de leurs stratégies respectives d'action pour développer les activités afin de les atteindre.

Sans planification, l'organisation n'a aucune direction fixe. Les activités de planification incluent :

• L'analyse de la situation actuelle.
• L'anticipation de l'avenir.
• Le ciblage.
• La prise de décision concernant ces activités.
• Le choix des activités et des stratégies d'entreprise.
• L'identification des ressources nécessaires pour atteindre les objectifs de l'organisation.

L'organisation

Il s'agit de concevoir une structure appropriée pour mener à bien la plupart des plans. Cette fonction détermine :

• Les mesures à mettre en œuvre ;
• Le fonctionnement en groupe ;
• Qui exécute les tâches ;
• Clairement les positions et les hiérarchies au sein de l'organisation.

Une entreprise n'atteindra pas ses objectifs si les ressources ne sont pas gérées sur la base d'une organisation efficace. Certaines activités de l'organisation incluent :

• Attirer les personnes vers l'organisation.
• Préciser les responsabilités du poste.
• Regrouper les tâches en unités de travail.
• Gérer et répartir les ressources tout en créant des conditions favorables.

La direction

La direction comprend :

• La motivation ;
• Le leadership ;
• La sélection des canaux de communication les plus efficaces ;
• La négociation et la gestion des conflits.

L'administration : science, technique ou art ?

Les administrateurs doivent diriger et coordonner efficacement les partenaires commerciaux pour assurer le succès de l'organisation.

En tant que science, l'administration doit suivre une méthode spécifique et générer des connaissances raisonnées et fondées sur des principes.

En tant que technique, les connaissances générées doivent être pratiques et être mises en œuvre par des spécialistes formés.

En tant qu'art, elle nécessite un travail impliquant la vertu humaine, la puissance, l'efficacité et la capacité de développement.

Les niveaux d'administration

Les activités dépendent de l'importance et des styles de gestion propres à chaque gestionnaire ou « Manager ». Chaque style dépend de la formation, du parcours et de la personnalité.

Habituellement, dans les grandes entreprises, il existe trois niveaux d'administration.

Les gestionnaires de haut niveau

• Les cadres supérieurs sont responsables de l'administration générale.
• Ils sont connus en tant que gestionnaires stratégiques.
• Ils se concentrent sur la survie, la croissance à long terme et l'efficacité.
• Ils interagissent avec les personnes et les organisations extérieures.
• Les hauts dirigeants efficaces traitent les gens comme des membres importants de l'organisation.

Les cadres moyens

• Parfois, ces gestionnaires sont appelés tactiques.
• Ils sont chargés de traduire les buts et objectifs des plans généraux en objectifs et activités plus spécifiques.
• Ils surveillent et conseillent le développement de leurs subordonnés.
• Ils veillent à ce que leurs subordonnés maintiennent un équilibre entre les objectifs opérationnels à court terme et stratégiques à long terme.

Les gestionnaires de premier niveau

• Ils sont appelés gestionnaires opérationnels.
• Ils supervisent les opérations de l'organisation.
• Ils s'engagent directement avec les employés.
• Ils mettent en œuvre les plans élaborés par les cadres intermédiaires.
• Ils assurent la liaison avec le personnel administratif.

Les compétences managériales

Les compétences sont des aptitudes spécifiques incluant la connaissance, l'information, la pratique et l'aptitude physique.

• Compétences conceptuelles, de conception et de prise de décision.
• Relations humaines, interpersonnelles et communication.
• Compétences techniques.

Compétences conceptuelles et de prise de décision

Il s'agit de la capacité du gestionnaire à reconnaître les aspects complexes et dynamiques, à analyser les nombreux facteurs contradictoires et à résoudre les problèmes au nom de l'organisation. De telles décisions ont un effet profond sur le succès de l'entreprise.

Relations humaines et communication

Ces compétences sont liées au traitement des personnes, à la capacité de diriger, de motiver et de communiquer efficacement. C'est la capacité d'un gestionnaire à interagir avec divers types de personnes et à échanger des informations avec elles.

Compétences techniques

C'est la capacité à exécuter une tâche spécialisée impliquant une méthode ou un processus. Les gestionnaires dépendent moins des compétences techniques de base à mesure qu'ils montent dans la hiérarchie, mais celles-ci fournissent le contexte nécessaire.

L'entreprise et son environnement

L'entreprise est un système ouvert. Le travail de gestion évolue de manière constante et rapide pour éviter la résistance.

Les entreprises échangent des ressources avec leur milieu et en dépendent. C'est un processus global.

L'environnement extérieur

Il comprend toutes les forces extérieures aux limites de la compagnie qui influencent sa survie. Les gestionnaires doivent prêter attention à tous les facteurs pertinents pour aider leurs organisations à soutenir efficacement la concurrence.