Gestion des achats et approvisionnement en entreprise

Qu'est-ce qu'une entreprise ?

Une entreprise est une unité économique créée dans le but de réaliser un profit par l'exercice d'une activité. Elles peuvent être classées en :

• Entreprises du secteur primaire (extractif) : extraient les matières premières (poissons).
• Entreprises du secteur secondaire (industriel) : transforment les matières premières en produits finis (meubles).
• Entreprises du secteur tertiaire (services) : mettent à la disposition du consommateur des biens et services issus des secteurs primaire et secondaire (transport).

Fonctions principales d'une entreprise

• Fonction technique : réalisation des activités nécessaires à la fabrication ou à la transformation des produits, et à l'approvisionnement en matières premières.
• Fonction commerciale : activités relatives à la vente de produits fabriqués ou vendus (publicité).
• Fonction financière : activités liées aux flux de capitaux (analyse du retour sur investissement).
• Fonction sociale : aspects sociaux et du travail du personnel, activités des ressources humaines (paie).
• Fonction de gestion : administration et contrôle des opérations dans les différentes sections de l'entreprise à travers la comptabilité et l'administration (réception et émission de paiements, ventes, correspondance).

Rôle du département des achats

Le département des achats est chargé de gérer l'achat de produits et services nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise, afin qu'elle puisse atteindre ses objectifs. La planification des achats et l'ordonnancement de l'approvisionnement sont coordonnés avec les objectifs et les stratégies des autres domaines fonctionnels de l'entreprise, en tenant compte, au minimum, des éléments suivants :

• Budgets du département des finances.
• Besoins en matières premières et services du département de production.
• Gestion du personnel et des stocks de l'entrepôt.
• Prévisions de ventes du département commercial.

Responsable des achats : missions et responsabilités

Le responsable des achats organise, coordonne et contrôle toutes les activités liées à la gestion des services du bureau. Ses fonctions incluent :

• Fixer les objectifs à atteindre pour chaque période.
• Organiser les activités de son service de manière efficace.
• Recevoir les bulletins d'information.
• Appliquer le matériel de communication.
• Gérer les achats et transférer la documentation au département de l'administration.
• Signaler les changements pouvant affecter la qualité, le prix ou le service.
• Contrôler le respect des échéances par les fournisseurs.

Les acheteurs sont responsables de l'acquisition des matières et services nécessaires à l'entreprise et dépendent du responsable des achats.

Gestion de l'approvisionnement et des achats

La gestion de l'approvisionnement englobe l'ensemble des opérations effectuées par l'entreprise pour se procurer le matériel nécessaire à ses activités de fabrication ou de commercialisation. Elle comprend la planification et la gestion des achats, le stockage des produits et l'application de techniques pour maintenir un stock minimum de chaque matériau, en veillant à ce que tout cela se déroule dans les meilleures conditions et au coût le plus bas.

Fonctions de la gestion de l'approvisionnement

• Acheter le matériel nécessaire à la fabrication ou à la commercialisation des produits.
• Gérer le stockage des produits en maintenant les stocks au minimum.
• Contrôler les inventaires et les coûts associés en utilisant des techniques de manutention et de stockage appropriées.

Fonctions du service des achats

La gestion des achats s'occupe de la réception des demandes de matériel, de la recherche de fournisseurs et des démarches nécessaires pour obtenir les produits nécessaires.

• Analyser les tendances du marché (prix, nouveaux produits, techniques).
• Étudier les fournisseurs concurrents.
• Maintenir des relations avec les fournisseurs pour obtenir rapidement le produit demandé et négocier des conditions avantageuses (paiement, transport).
• Organiser et agir en coordination avec les autres départements de l'entreprise.