Gestion achats et stocks : coûts et compétitivité

Forces directes et indirectes

Forces directes : ce sont les facteurs environnementaux qui ont un impact immédiat sur l'entreprise : les fournisseurs, les clients et la concurrence. Les fournisseurs de ressources agissent comme les entrées de l'organisation qui, à la suite d'un processus, aboutissent au produit ou au service pour lequel elle a été constituée à l'origine. Les bénéficiaires de ce produit sont les clients ou les consommateurs. La concurrence est assurée par les autres sociétés présentes sur le marché, qui vendent ou tentent de vendre les mêmes services, avec un niveau de qualité égal ou inférieur.

Forces indirectes : technologie, économie, politique, lois, normes culturelles et sociales, aspects internationaux, etc. Les dévaluations monétaires, l'inflation, les alliances de groupes économiques, les conflits politiques qui conduisent à des guerres, ainsi que les progrès de la science et de la technologie ont inévitablement des répercussions sur les entreprises. Certaines conditions sont déterminées par les caractéristiques de la région où est située l'entreprise. Les coutumes religieuses, les modes et la langue peuvent également limiter leurs actions.

Coûts fixes et variables

Les coûts fixes : ne changent pas avec l'évolution du volume dans la gamme. Ils dépendent du temps, c'est‑à‑dire qu'ils restent inchangés malgré des variations importantes du volume de production. Par exemple : les salaires fixes, les loyers, etc.

Les coûts variables : sont ceux qui varient directement et proportionnellement à l'évolution du volume d'activité (production ou ventes). Par exemple : les matières premières varient selon la production, ainsi que les commissions basées sur les ventes.

Coût d'entretien, coût de commande et coût total

Coût d'entretien : comprend le coût des assurances, le loyer, le coût d'opportunité ou le rendement sur investissement requis. Il est supposé que ces coûts sont constants.

Coût de commande : chaque fois qu'un ordre d'achat est passé, il est entaché d'une série de frais administratifs : passation de l'ordre, réception et vérification des marchandises expédiées par le fournisseur, contrôle de la facturation, etc.

Coût total : le coût total des stocks est la somme du coût de commande et des frais d'entretien.

Lot optimal : le lot optimal est atteint à l'endroit où le coût marginal (CM) est égal au coût moyen (CO). À ce stade, le coût total est minimum.

Marge, marge de sécurité et seuil de rentabilité

La marge de contribution est définie comme la somme restante après déduction de tous les coûts variables du chiffre d'affaires.

Marge de sécurité : le taux maximal de diminution des ventes toléré sans entraîner de pertes ; elle permet de mesurer le risque lié à une baisse des ventes tout en conservant des profits.

Seuil de rentabilité : le point auquel les revenus de l'entreprise sont égaux à ses coûts, c'est‑à‑dire le niveau où il n'y a ni profit ni perte.

Notations et variables

• c = coût unitaire, coût de chaque unité en inventaire
• i = taux du coût de maintenance
• S = demande estimée
• o = coût par bon de commande / coût de commande
• d = retard du fournisseur pour satisfaire la demande
• Q = lot optimal
• Q/2 = stock moyen
• c · i = coût d'entretien par unité
• S/Q = nombre optimal de commandes dans la période
• V = unités vendues par unité de temps (par jour, par heure, etc.)

Gestion des achats

Gestion des achats : ensemble des activités à réaliser dans l'entreprise pour répondre aux besoins de la meilleure façon, c'est‑à‑dire à un coût minimal, avec la bonne qualité et au bon moment.

Caractéristiques :

• Détection du besoin.
• Application et analyse des alternatives d'achat.
• Négociation avec les fournisseurs.
• Passation d'une commande (document ou formulaire pour démarrer la procédure administrative des achats).
• Suivi des commandes : suivre la production et la livraison du produit ou service acheté afin de répondre aux exigences de qualité et de délais.
• Réception des biens achetés.
• Stockage et enregistrement.
• Livraison des fournitures aux zones de production ou aux unités qui en ont initialement besoin.

Rôle de la bonne gestion des achats et des stocks

• Veiller à la circulation normale des fournitures et matériaux dans les zones qui les transforment en produits ou services vendus par l'entreprise.
• Assurer la distribution et la livraison des produits finis aux clients et sur les marchés définis par les objectifs de gestion.

Paramètres pour mesurer l'efficacité

• Le prix d'achat : maîtriser les dépenses et réduire les coûts des ressources financières pour l'entreprise.
• La gestion des stocks au minimum : les biens matériels doivent être réapprovisionnés avant d'atteindre le niveau de stock minimum, en tenant compte des délais de livraison.
• La capacité à identifier des sources d'approvisionnement alternatives.
• La capacité de recherche et d'adoption de nouveaux matériaux disponibles sur le marché, pouvant remplir la même fonction à un coût inférieur ou être produits en interne.

Lien de la gestion des achats avec d'autres domaines

Direction générale : établissement de politiques, procédures et analyse des tendances et des changements dans l'environnement, car cela implique l'achat pour la société.

Production : information sur les délais, le coût des matières premières, la qualité disponible et les sources d'approvisionnement pour une planification productive des programmes du secteur.

Finances : politique financière appliquée aux achats, besoins de financement et budget de la région.

Réception et stockage : logistique et coordination de l'espace requis, selon le calendrier des livraisons et des expéditions de marchandises, contrôle des stocks.

Comptabilité : établissement des coûts des matériaux et des fournitures et évaluation des achats de biens ou de services réalisés sur une période dans l'entreprise.

Suivi

Le suivi comprend :

• Étude du marché de l'offre (analyse des fournisseurs actuels et des produits).
• Élaboration de prévisions (consommation prévue).
• Réglage des paramètres pour les décisions d'achat.
• Tenue des registres d'existence (système d'information de stock).
• Contrôle qualité des produits.

Valeur de la gestion des achats pour la compétitivité

La gestion des achats vise à acquérir les biens de production au meilleur prix et à la meilleure qualité afin d'obtenir une position concurrentielle sur le marché.

Activités

• Étude permanente du marché de l'offre : fournisseurs, analyse des produits et perspectives.
• Élaboration des prévisions et du budget sur la base des besoins de consommation prévus.
• Réglage des paramètres pour optimiser les décisions d'achat (meilleurs lots, points de commande haut et bas).
• Tenue des registres dans le système d'information des stocks (niveaux de stock).
• Contrôle de la qualité des biens ou services achetés.