Gestion des Approvisionnements et des Stocks

Les Stocks et la Gestion

La Fonction d'Approvisionnement

La fonction d'approvisionnement consiste à acheter le matériel nécessaire à l'activité de l'entreprise (production et/ou vente) et à le stocker en initiant tous les processus de production ou de commercialisation.

L'objectif global de la fonction achats est de fournir au département de production les matériaux nécessaires (matières premières, pièces de rechange, emballage...) pour la fabrication et la vente des produits, et d'organiser les différents stocks générés dans ce processus. Habituellement, ce processus est responsable de l'achat ou de l'acquisition.

La fonction d'approvisionnement comprend trois aspects fondamentaux : l'achat, l'entreposage et la gestion des stocks.

Tout d'abord, elle est chargée d'effectuer les achats des produits nécessaires au département de production et au service des ventes (selon que l'entreprise produit ou commercialise). Elle doit prendre en compte : le prix, la qualité, le délai de livraison, les conditions de paiement, les services, etc. Il s'agit d'une sélection optimale des fournisseurs afin d'optimiser ces variables, qui déterminent les achats.

Deuxièmement, la fonction d'approvisionnement implique la disponibilité d'entrepôts pour stocker les produits achetés nécessaires au département de production. Une fois que le produit est fabriqué, il doit également être stocké pendant que le département des ventes le vend à ses clients. Pour tout cela, nous avons besoin d'un espace physique pour organiser et stocker les produits achetés ou manufacturés, c'est-à-dire un système d'organisation pour la classification et la gestion des stocks.

Troisièmement, il est nécessaire de développer un système de gestion des stocks, qui vise à déterminer le montant de l'inventaire à maintenir et le rythme des commandes pour répondre aux besoins de l'entreprise pour la production et la commercialisation.

Par conséquent, la fonction d'approvisionnement s'inscrit dans une période de temps, car il existe un ensemble d'activités qui ont un ordre chronologique. Ainsi, nous considérons le cycle de passation des marchés comme la période entre la fin de l'achat et le moment où les produits vendus sont livrés aux clients.

Ce cycle est différent dans le cas d'un producteur ou d'une entreprise commerciale.

Le cycle d'un producteur est le suivant :

La société de production commence par l'achat des matériaux nécessaires à la production, qui, lorsqu'ils ne sont pas utilisés, restent dans l'entrepôt (stock). Une fois que les produits ont été fabriqués pour la vente, ils sont également stockés jusqu'à leur vente (stocks). C'est-à-dire que dans l'entrepôt, des mouvements sont générés de quatre manières : l'approvisionnement en intrants, la production, l'entrée et la sortie des produits manufacturés destinés à la vente.

Dans le cas d'une entreprise commerciale, le cycle d'approvisionnement comporte moins de mouvements, car l'activité de la société est la commercialisation et la distribution d'un produit, c'est-à-dire une activité de négoce sans transformation. Le cycle est réduit à deux mouvements, les entrées pour les achats et les sorties pour les ventes.

Appartiennent également à ce groupe les sociétés de services qui ne sont pas commerciales, car elles doivent avoir des stocks dans leurs entrepôts, des matériaux nécessaires pour exécuter les services qu'elles offrent.

Stocks : Concept et Types

Les stocks sont tous les matériaux que l'entreprise a déposés dans ses entrepôts et qui remplissent une série de fonctions spécifiques au sein de la gestion des achats. Les stocks sont également connus sous le nom d'actions, les deux termes peuvent être considérés comme synonymes.

Selon les caractéristiques de la société, on peut identifier différents types de stocks en fonction de leur utilité ou de leur position dans le cycle d'approvisionnement :

• Matières premières : Celles destinées à la transformation ou à la préparation pour faire partie des produits.
• Produits semi-finis : Produits fabriqués par l'entreprise et généralement non destinés à la vente jusqu'à ce qu'ils fassent l'objet d'un développement, d'une intégration ou d'une transformation ultérieure.
• Produits finis : Produits fabriqués par la société et destinés à la consommation finale ou à l'utilisation par d'autres sociétés.
• Marchandises ou stocks commerciaux : Matériaux achetés par la société et destinés à la vente ou à la commercialisation ultérieure, sans transformation.
• Autres approvisionnements : Éléments comprenant, par exemple, le carburant, les pièces détachées, l'emballage, les contenants et les fournitures de bureau.
• Sous-produits (secondaires ou accessoires à la fabrication principale), déchets (obtenus en même temps que les produits, peuvent être utilisés, vendus ou inutilisables) et matières recyclables (réutilisées après la production).

Gestion des Stocks

Les stocks peuvent être considérés comme des ressources stockées utilisées pour satisfaire un certain nombre de besoins économiques et opérationnels de l'entreprise.

Les stocks, quant à eux, offrent une flexibilité aux opérations de la société et facilitent la gestion de l'offre.

La société a besoin d'avoir des ressources stockées pour de nombreuses raisons :

• Pour éviter une rupture de stock, c'est-à-dire, ne pas manquer de produits s'il y a une augmentation inattendue de la demande, car cela pourrait causer le départ de certains clients vers la concurrence.
• Comme il peut y avoir des différences dans les taux de production et de distribution lorsque la demande dépend de la période de l'année. Par exemple, une entreprise qui fabrique des manteaux a une demande plus forte pendant les mois d'hiver, donc au printemps et en été, elle augmente sa fabrication et ses stocks.
• Pour obtenir d'importants rabais sur l'achat de matériel en grande quantité. Saisir cette opportunité permet de réduire les coûts de production.

En général, les stocks permettent à l'entreprise de mieux harmoniser les rythmes des achats, de la production et des ventes, en adoucissant les différences, et ainsi de mieux tirer parti des opportunités commerciales et de réduire l'impact négatif des menaces (inflation, augmentation inattendue de la demande, non-respect des délais de livraison, etc.).

La société consacre une partie de ses ressources au maintien d'un certain niveau de stocks, car leur gestion engendre un certain nombre de coûts économiquement pertinents.

Classification des Coûts des Stocks

Les coûts de gestion des stocks peuvent être classés en trois groupes :

• Coûts de commande : Frais occasionnés par la commande, c'est-à-dire les frais administratifs de gestion et de passation des commandes aux fournisseurs.
• Coûts d'acquisition : Prix du produit que nous achetons au fournisseur.
• Coûts de gestion des inventaires : Coûts que l'entreprise doit supporter pour maintenir un certain niveau de stocks dans ses entrepôts. Ces coûts comprennent :
  • Administratifs : Frais administratifs du personnel et de la gestion du système et de l'administration.
  • Opérationnels : Frais de personnel d'entrepôt, d'équipement et de manutention des stocks contre les risques divers.
  • Liés à l'espace physique : Coûts des loyers, amortissements, impôts, assurance construction, chauffage, ventilation et réfrigération.
  • Économiques : Obsolescence et amortissement des stocks.
  • Financiers : Coût des intérêts payés sur le financement du capital investi dans le maintien des stocks. Dans le cas où le stock est autofinancé, l'entreprise encourt un coût d'opportunité.
• Coût de rupture de stock : Coûts que l'entreprise doit supporter lorsqu'elle est en rupture de stock, c'est-à-dire lorsqu'elle ne peut pas répondre à la commande d'un client par manque de produit, ou ne peut pas produire par manque de matières premières ou d'autres stocks nécessaires à la production.

Gestion des Stocks

Pour parvenir à une gestion optimale de l'offre, il est très important d'établir ce que l'on veut afin de déterminer le système de gestion, les commandes à effectuer pour maintenir les niveaux de stock optimaux, quand et avec quoi, et la planification du système de gestion.

Pour étudier les éléments qui caractérisent la gestion des stocks, il faut tenir compte des indicateurs suivants :

• Stock maximum : La plus grande quantité de stocks d'un matériau qui peut être maintenue dans l'entrepôt, en tenant compte des frais de stockage importants qui doivent être supportés.
• Stock minimum ou de sécurité : La plus petite quantité de stocks d'un matériau qui peut être maintenue dans l'entrepôt, en dessous de laquelle le risque de rupture de stock est très élevé.
• Point de commande : Niveau de stock auquel il faut passer une commande pour reconstituer le stock. Lorsque la commande est passée, il faut tenir compte du temps nécessaire au fournisseur pour la livrer (délai d'approvisionnement), afin de ne pas être en dessous du stock de sécurité.

La gestion des stocks doit adopter des critères précis pour déterminer le stock maximum et le stock de sécurité, car il est normalement très complexe de définir des niveaux de stocks optimaux. Avec les données disponibles, il est possible de déterminer le point de commande, ce qui est utile pour déterminer le moment de passer une commande au fournisseur ou une ordonnance de production au département de production.