Gestion des Commandes et Transport de Marchandises

La commande

Il s'agit d'un ordre d'achat pour l'entreprise, concernant des produits qui seront fournis par le vendeur à l'acheteur, incluant la quantité, le prix et la date convenue. Le service des achats sera en mesure de transmettre la commande au fournisseur en utilisant divers moyens : courrier, fax ou e-mail, téléphone, mandataire ou représentant.

Classes de commandes

Commande ferme : lorsque l'acheteur et le vendeur s'entendent sur les termes de la transaction ou lorsque les conditions ont été négociées à l'avance et ont été traduites en une sorte de contrat. Le document utilisé est appelé bon de commande ou demande.

Ordonnance conditionnelle : si l'acheteur pose des conditions au vendeur et que la réalisation de la commande est subordonnée à un accord conclu entre les deux parties. Le document qui est utilisé est appelé la proposition de commande.

La note de commande

C'est un formulaire détaillant les articles commandés et les principales clauses de la transaction. La note de l'ordonnance indique les données suivantes : l'identification de l'acheteur et du vendeur, le numéro d'ordre de la commande, la date d'émission, l'adresse où les marchandises sont livrées, les unités et la description des articles commandés, les prix unitaires, les termes, la date de livraison et de paiement, les remises appliquées et la signature de la demande.

Les commandes sont faites en deux copies.

Suivi et inscription

Quand une commande est envoyée, il faut en garder la trace jusqu'à ce que vous receviez la marchandise dans l'entrepôt. Les ordonnances de contrôle sont consignées dans le livre des records des commandes émises, qui mentionne : le numéro d'ordre, la date de la commande, le fournisseur (ou le code CIF), la date de livraison, le stockage, la réception et le numéro de bordereau de livraison.

Le transport de marchandises

Il y a plusieurs options pour le transport des marchandises : utiliser les véhicules du vendeur ou de l'acheteur, embaucher un transporteur ou un transitaire, ou recourir aux agences de colis et de courrier lorsque les envois sont urgents et peu encombrants.

Les parties impliquées dans le transport

L'expéditeur (ou chargeur) : c'est la personne qui loue le service, livre la marchandise à transporter et paie le prix du transport lorsque le contrat est en "port payé".

Le transporteur : il est l'auteur du transport et détient les marchandises pour les livrer à destination dans le délai convenu.

Le destinataire : c'est la personne chargée de recevoir les marchandises et de payer le prix du transport si les marchandises sont en "port dû".

Le contrat de transport

Le contrat de transport est celui par lequel une personne, le transporteur, s'engage à transporter des personnes ou des marchandises entre deux points donnés pour un certain prix.

La TVA dans le transport de marchandises est de 16 %, le transport des passagers et de leurs bagages est de 7 % et certains transports sont gratuits.

Moyens de paiement du transport

Selon le moment où il est effectué et la personne qui effectue le paiement, on applique les règles suivantes :

• Port payé : le paiement est effectué par l'expéditeur au moment de l'envoi de la marchandise.
• Port dû : le destinataire paie dans un délai maximum de 24 heures après la livraison de la marchandise.
• Remboursement : le bénéficiaire paie les marchandises et le solde.

Obligations et responsabilités

1. La responsabilité du transporteur commence dès qu'il reçoit la marchandise ; il est obligé de la remettre dans le même état qu'à la réception.
2. L'expéditeur assume tous les dommages subis par les biens pendant le transport.
3. Une réclamation peut être faite contre le transporteur dans les 24 heures suivant la réception des marchandises. Si des signes de dommages sont visibles à l'extérieur du colis, le droit de réclamation s'exerce lors de la livraison.
4. Si les marchandises ne sont pas livrées dans le délai prévu, le transporteur doit payer l'indemnisation convenue dans la lettre de voiture.
5. Le destinataire doit payer les frais de transport et réceptionner les biens dans les 24 heures après la livraison.