Gestion des Groupes et Réunions Efficaces

Groupes de travail

Types de groupes de travail

• Dimensions temporelles : Stabilité des relations.
  • Permanent : Effectuent des travaux de routine de l'organisation, la distribution et les activités de maintenance, recueillent et transmettent des informations, résolvent des problèmes, prennent des décisions et allouent, appliquent et supervisent les travaux.
  • Groupes temporaires ou ad hoc : Effectuent des travaux temporaires et des activités de développement axées sur l'innovation. Durée limitée et dissous à la fin de leur fonction.
• Niveau de formalité :
  • Formels : Prévus par l'organisation. Orientés vers les objectifs et font partie de la structure.
  • Informels : Spontanés, basés sur les relations et orientés vers la satisfaction des besoins personnels et sociaux des membres.
• Objectif de création des groupes :
  • Production : Groupes dont les membres accomplissent conjointement une tâche spécifique (équipes de travail, départements, unités de l'organisation).
  • Résolution de problèmes internes : Leur objectif propre, comme les groupes d'étude de projets.
  • Résolution de conflits : Un objectif prioritaire pour les groupes de négociation.
  • Changement organisationnel et développement : L'objectif spécifique des groupes de techniques de groupe, des groupes de défense, et de la formation et du développement d'équipe.

Niveau hiérarchique : Différenciation verticale

• Planification de la gestion : Sommet stratégique, responsable du développement du contexte dans lequel opèrent les autres groupes.
• Cadres et cadres intermédiaires : Élaborent et surveillent les plans et les politiques élaborés par la direction, au sein des différents niveaux hiérarchiques.
• Groupes de non-cadres (travailleurs et subordonnés) : Responsables de l'exécution des tâches opérationnelles et de la communication avec les niveaux intermédiaires.

Différenciation horizontale

• Groupes offrant des services spécialisés liés à la production ou à la recherche, basés sur les connaissances et les capacités.
• Commissions temporaires créées avec différentes missions pour fournir des conseils et prendre des décisions.

Étapes de la formation d'une équipe

1. Phase de discussion : Les membres de l'équipe et le coordinateur expliquent ce qui est attendu des participants et leur mode de travail.
2. Définition des objectifs : Le coordinateur définit les objectifs de l'équipe, indique les tâches et les procédures à suivre, et explique comment elles affectent chaque membre.
3. Établissement des normes : Pour assurer la performance individuelle et collective, les membres de l'équipe doivent respecter certaines normes de groupe. Celles-ci peuvent concerner la tâche spécifique de l'équipe, l'interaction au sein de l'équipe, les attitudes et les valeurs. Elles sont idéalement formalisées par écrit.
4. Résolution des conflits : Lorsque l'équipe atteint une communication plus ouverte, il est normal que les conflits interpersonnels s'exacerbent. C'est un travail crucial pour le coordinateur/chef de file de favoriser la résolution des conflits et d'aider à créer l'esprit d'équipe.
5. Consolidation du groupe : L'équipe développe sa créativité et son efficacité, tant dans le développement de ses projets que dans la satisfaction des besoins affectifs de ses membres. Le groupe est capable d'évaluer ses progrès, de contrôler son fonctionnement et de résoudre les tensions.

Phases de la formation des groupes

1. Première étape (ou phase d'orientation) : Caractérisée par l'insécurité des individus due à l'ignorance de l'environnement dans lequel ils évoluent.
2. Deuxième étape (ou phase de conflit) : Comparaison des résultats obtenus par le groupe avec les attentes de chacun. Il peut y avoir de l'insatisfaction au travail, et certains membres peuvent s'isoler ou rejeter des éléments du groupe.
3. Troisième étape (ou phase de développement) : Les résultats commencent à se concrétiser, les situations de mécontentement s'estompent et l'intégration accroît la productivité. Le groupe se consolide et progresse.
4. Quatrième étape (ou phase de performance) : Le groupe devient indépendant et productif.

Techniques d'action sur les groupes

Les membres devraient avoir des objectifs clairs et concrets afin que le groupe ne se disperse pas. L'environnement doit favoriser le respect mutuel et une communication ouverte. Pour que le travail d'équipe réussisse, il doit y avoir une certaine autonomie, mais aussi un soutien interne de l'entreprise, permettant au groupe de travailler avec un maximum d'efficacité, de compétence et la possibilité de demander de l'aide à tout moment.

Techniques de mise en œuvre des dynamiques de groupe

• Dramatisation ou jeux de rôle : Utilisés pour améliorer les relations entre employeurs et employés, résoudre des situations de conflit ou intégrer des groupes marginalisés. L'avantage est que chaque membre a la possibilité de découvrir les opinions et les sentiments des autres.
• Philips 66 : Permet d'obtenir un grand nombre d'idées avec de grands groupes en de courtes périodes. Les participants sont divisés en équipes de 6 personnes discutant librement pendant 6 minutes. Après ce temps, le coordinateur présente les conclusions et la conclusion générale. Très utile pour la détection d'idées.
• Brainstorming : Les membres du groupe (8 à 10 personnes) sont invités à réfléchir librement à une question ou un problème posé par le modérateur, avec l'intention de produire des idées originales ou de nouvelles solutions. La seule règle est de ne pas critiquer ni s'auto-critiquer, c'est-à-dire de privilégier la quantité à la qualité.
• Étude de cas : Analyse de situations réelles, presque toujours présentées au groupe par écrit ou par enregistrement. Le cas est présenté à un groupe de plus de 12 personnes, et chaque participant l'étudie individuellement pendant une heure prédéfinie. Après l'analyse individuelle, la solution est étudiée en groupes pour en tirer des conclusions réalistes et applicables à des situations similaires.
• Auto-présentation : Invite les participants à s'asseoir en cercle pour favoriser la connaissance mutuelle.
  • Objectif : Promouvoir la connaissance des participants les uns avec les autres et renforcer la confiance mutuelle.
  • Avantage : Permet de briser la glace lors de la réunion.
  • Inconvénient : Certaines personnes peuvent être réticentes à parler d'elles-mêmes en public.

Réunions

Qu'est-ce qu'une réunion ?

Définition : Une réunion est le fait de rassembler un groupe de personnes dans un but précis. Exemples : une réunion de circonstances, une réunion de partenaires, une réunion publique.

Cristina Watt définit les réunions comme un groupe de personnes ayant des intérêts communs, temporairement unies pour une prise de décision, une formation ou un échange d'informations.

Éléments constitutifs d'une réunion

• Sujets (Participants) : Toutes les personnes impliquées dans les réunions sont des parties actives. On peut différencier entre celui qui a convoqué la réunion et ceux qui y ont participé.
• Objectif : La raison pour laquelle la réunion est organisée. L'organisateur doit être clair sur le but à atteindre. Cela aide à la préparation de la stratégie de la réunion.
• Durée et horaire : Comprend l'heure à laquelle la réunion est convoquée et la durée nécessaire à son déroulement.
• Lieu : Les réunions se tiennent dans un espace physique. Lors du choix, il faut considérer la distance entre les participants et le lieu de réunion, ainsi que les conditions de ce lieu (amplitude, lumière, aménagement).

Types de réunions

Selon la fréquence

• Sporadiques : Ont lieu de temps à autre.
• Continues : Celles qui se déroulent sur une période de temps prévue, car elles sont nécessaires pour atteindre les objectifs.

Selon les thématiques

• Séances d'information descendantes : Caractérisées par la transmission d'informations des supérieurs à leurs subordonnés. Les principaux objectifs de ceux qui transmettent les informations sont de faire connaître les raisons de la réunion, de transmettre l'information et de s'assurer qu'elle est reçue de manière adéquate.
• Séances d'information ascendantes : Permettent de recueillir des informations auprès des participants. Dans une entreprise, il peut être utile de comprendre pourquoi un groupe particulier se comporte d'une certaine manière, d'obtenir des points de vue sur certains postes ou des avis sur la conception de produits ou les procédés de production. Pour recueillir ces informations, il est essentiel d'avoir un modérateur pour encourager et stimuler la participation de l'auditoire. Sans un bon guide, une réunion de cette ampleur pourrait avoir des conséquences désastreuses.
• Séances d'information horizontales : Favorisent la transmission d'informations entre les groupes ou individus qui ne sont ni supérieurs ni subordonnés les uns des autres. Elles sont très utiles pour échanger des idées et favoriser un climat d'harmonie et de confiance entre les participants.