Gestion de Projets SI : Guide Complet

Gestion de Projets de Systèmes d'Information : Guide Complet

1. Importance du Système de Gestion de Projets d'Information

Le taux d'échec des projets de systèmes d'information (SI) est très élevé. Dans de nombreuses organisations, les projets SI prennent plus de temps et coûtent plus cher que prévu. Parfois, le système final ne fonctionne pas correctement. Il est donc essentiel de savoir comment gérer les projets SI, et de comprendre pourquoi ils réussissent ou échouent.

2. Problèmes Liés à une Mauvaise Gestion de Projets SI

Les problèmes courants incluent :

• Dépassements de coûts
• Prolongation des délais
• Défaillances techniques affectant la performance
• Non-réalisation des avantages attendus

3. Qu'est-ce que la Gestion de Projet ?

La gestion de projet consiste à appliquer des connaissances, compétences, outils et techniques pour atteindre des objectifs spécifiques dans le respect d'un budget et d'un calendrier définis. Les activités clés incluent :

• Planification du travail
• Évaluation des risques
• Estimation des ressources
• Organisation du travail
• Acquisition de ressources (humaines et matérielles)
• Attribution des tâches
• Suivi de l'exécution
• Rapport d'avancement
• Analyse des résultats

Les variables clés de la gestion de projet sont :

• Périmètre (Scope) : Définit ce qui est inclus et exclu du projet.
• Temps : Durée nécessaire pour réaliser le travail.
• Coût : Basé sur le temps nécessaire pour mener à bien un projet.
• Qualité : Indicateur de la conformité du résultat final aux objectifs spécifiés.
• Risque : Problèmes potentiels qui pourraient menacer le succès du projet.

4. Groupes Responsables de la Gestion des Projets SI

Les principaux groupes impliqués sont :

• Groupe de planification stratégique de l'entreprise et conseil d'administration des SI : Responsable de l'élaboration du plan stratégique, qui peut nécessiter le développement de nouveaux systèmes.
• Comité directeur des SI : Responsable du développement et du fonctionnement des systèmes.
• Équipe projet : Supervisée par un groupe de gestion composé de chefs de projet, de gestionnaires SI et d'utilisateurs finaux. Responsable de la supervision de projets SI spécifiques.

5. Principales Catégories du Plan des Systèmes d'Information

Un plan de SI typique comprend :

• Direction du développement des systèmes
• Justification
• Situation actuelle
• Stratégie de gestion
• Plan d'exécution
• Budget

6. Analyse Métier et Facteurs de Succès pour la Sélection des Projets SI

Il est crucial d'interroger un large échantillon de gestionnaires pour comprendre :

• Comment ils utilisent l'information
• Où ils l'obtiennent
• Leur environnement
• Leurs objectifs
• Comment ils prennent des décisions
• Leurs besoins en données

De nouvelles méthodes de gestion de l'entreprise peuvent être nécessaires.

7. Analyse de Portefeuille et Modèles de Notation pour la Sélection des Projets SI

Analyse de portefeuille : Permet d'évaluer les projets alternatifs. Elle inventorie tous les projets et actifs SI de l'organisation (infrastructure, externalisation, licences). Elle crée un profil bénéfice/risque pour l'entreprise, similaire à un portefeuille financier.

Modèles de notation : Utiles pour sélectionner des projets en considérant de nombreux critères. Ils attribuent des poids à différentes caractéristiques d'un système et calculent un total pondéré. Ils servent à confirmer, informer et soutenir la prise de décision, plutôt qu'à être l'arbitre final du choix des systèmes.

8. Coûts et Avantages des Systèmes d'Information

Avantages tangibles : Peuvent être quantifiés et exprimés en valeur monétaire.

Avantages intangibles : Amélioration du service client ou de la prise de décision. Ils ne peuvent pas être quantifiés immédiatement, mais peuvent entraîner des gains appréciables à long terme.

9. Méthodes de Budgétisation pour Évaluer les Projets SI

• Méthode de récupération (Payback Period) : Mesure le temps nécessaire pour récupérer l'investissement initial.
• Taux de rendement comptable sur investissement (ROI) : Calcule le taux de retour en ajustant les flux de trésorerie pour la dépréciation.
• Valeur actuelle nette (VAN) : Calcule la valeur actuelle des flux de trésorerie futurs, en tenant compte du coût du capital et de la valeur temporelle de l'argent.
• Taux interne de rendement (TIR) : Taux de rendement qui égalise la valeur actuelle des flux de trésorerie futurs au coût initial du projet.

10. Modèles d'Évaluation des Options Réelles pour les Investissements IT

Ces modèles utilisent le concept des options financières. Une dépense initiale en technologie crée le droit (mais pas l'obligation) d'obtenir des avantages futurs liés au développement et à la mise en œuvre de la technologie.

11. Limites des Modèles Financiers pour la Valeur des SI

Les modèles financiers n'expriment pas toujours les risques et l'incertitude des estimations de coûts et d'avantages. Les coûts et les avantages ne se produisent pas toujours simultanément.

12. Influence de la Taille sur le Niveau de Risque des Projets SI

• Taille du projet : Plus le projet est grand, plus le risque est élevé.
• Structure du projet : Les projets avec des exigences claires et directes sont moins risqués.
• Expérience avec la technologie : Le manque d'expertise technique augmente le risque.

13. Importance de la Gestion du Changement pour les Nouveaux Systèmes

Les changements dans la manière dont l'information est définie, accessible et utilisée pour gérer les ressources entraînent souvent des redistributions de pouvoir et d'autorité. Il est crucial de prendre en compte les coûts du changement organisationnel et de mettre en place une gestion du changement efficace.

14. Mise en Œuvre et Contre-Mise en Œuvre

Mise en œuvre : Ensemble des activités organisationnelles visant à adopter, gérer et intégrer une innovation. L'analyste de systèmes joue un rôle d'agent de changement.

Contre-mise en œuvre : Stratégie délibérée visant à entraver la mise en œuvre d'un SI ou d'une innovation.

15. Importance du Soutien de la Direction et des Utilisateurs Finaux

L'implication des utilisateurs dans la conception et le fonctionnement des SI a des résultats positifs :

• Plus de possibilités d'influencer le système en fonction de leurs priorités et besoins.
• Plus de contrôle sur le résultat.

Le soutien de la direction garantit que le projet recevra le financement et les ressources nécessaires. Il augmente également la probabilité d'une perception positive par les utilisateurs et le personnel des SI.

16. Taux d'Échec des Déploiements d'Applications d'Entreprise et BPR

Le taux d'échec est élevé en raison des défis liés à l'innovation et à la mise en œuvre, qui nécessitent souvent des changements organisationnels importants et le remplacement de technologies et de systèmes existants profondément ancrés dans les processus métier. Les objectifs des utilisateurs ne sont pas toujours atteints.

Dans le cas des fusions et acquisitions, les SI de deux entreprises différentes doivent être intégrés, ce qui exige des changements organisationnels radicaux et une gestion de projet complexe. Les SI jouent un rôle crucial dans la réussite de la fusion.

17. Techniques de Gestion de Projet pour Maîtriser les Risques

Utilisation d'outils internes, de planification formelle et d'outils de contrôle formel, tels que :

• Diagrammes de Gantt
• Diagrammes PERT

18. Considérations Organisationnelles pour la Planification et la Mise en Œuvre des SI

Les éléments à prendre en compte incluent :

• Participation et engagement des employés
• Conception des tâches et normes de travail
• Supervision et performance
• Ergonomie (équipement, interfaces utilisateur, environnement de travail)
• Procédures de règlement des griefs des employés
• Santé et sécurité
• Conformité aux réglementations gouvernementales
• Analyse d'impact organisationnel
• Étude technique

19. Rôle des Outils Logiciels de Gestion de Projet

Les outils logiciels de gestion de projet automatisent de nombreux aspects de la gestion de projet, facilitant ainsi le processus. Ils offrent des fonctionnalités pour :

• Identifier et gérer les tâches
• Affecter des ressources
• Définir les dates de début et de fin des tâches
• Suivre les progrès
• Faciliter les modifications des tâches et des ressources

Certains outils sont conçus pour gérer des projets très importants et sophistiqués, impliquant de nombreux groupes de travail et fonctions commerciales dispersés.