Gestion des Ressources Humaines : Rôles, Organisation et Communication

Le Service des Ressources Humaines (SRH)

Le service des ressources humaines (SRH) réalise des tâches administratives essentielles au sein des entreprises, telles que la gestion de la sélection des travailleurs, l'établissement des contrats, l'administration de la paie et la gestion de la sécurité sociale.

Historiquement, ces fonctions étaient souvent intégrées au département de l'administration, une pratique encore courante dans les petites entreprises. Le SRH est chargé d'organiser, de diriger, de coordonner, d'évaluer et d'étudier les activités des employés de l'entreprise.

L'organisation d'un département des ressources humaines dépend principalement de deux facteurs :

• L'activité de l'entreprise.
• La taille de l'entreprise.

Organisation et Structure des Ressources Humaines

L'organisation des ressources humaines gère l'influence de la structure et des fonctions sur le personnel.

La Culture d'Entreprise

La culture d'entreprise est l'ensemble des valeurs partagées, des méthodes et des règles de pensée qui déterminent le comportement des individus qui organisent et gèrent l'entreprise.

Types d'Organisation

On distingue deux types d'organisation :

1. Organisation Formelle

   Elle définit les niveaux de la hiérarchie et établit des canaux de communication clairs entre les différentes composantes de l'entreprise. Chaque individu connaît sa position et l'autorité est exercée par les gestionnaires. Les groupes de travail sont structurés.

2. Organisation Informelle

   Elle se développe spontanément, établissant des relations d'amitié ou de parenté. Les activités sont volontaires et ne servent pas nécessairement les intérêts formels de l'entreprise. La communication s'établit par des conversations spontanées et des rumeurs. Des groupes d'amitié se forment, et l'autorité peut être exercée par des pairs agissant comme leaders.

Systèmes de Gestion

Deux systèmes de gestion principaux sont souvent utilisés :

3. L'Organisation Hiérarchique

   C'est un système où l'autorité est centralisée. La haute direction définit les objectifs et est responsable de leur atteinte. Dans ce système, la communication est descendante : de la direction vers les niveaux intermédiaires, puis vers les subordonnés. Ceci établit différents niveaux, où chaque niveau de commandement ne peut gérer qu'un nombre limité d'employés (principe de l'étendue du contrôle).

4. Gestion par Objectifs (GPO)

   La GPO consiste à subdiviser les objectifs globaux de l'entreprise en objectifs spécifiques pour une période donnée, avec une portée suffisante pour être atteints. La division de l'entreprise en différents départements est également connue sous le nom de départementalisation.

Les Fonctions Clés du Département RH

Le département des ressources humaines exerce plusieurs fonctions essentielles :

1. Fonction Emploi et Planification des Effectifs

   Elle regroupe les activités liées à la planification des effectifs et à la formation du personnel. Cela inclut :

   • La planification des effectifs.
   • La description des postes de travail.
   • L'organisation du développement des fonctions et des tâches professionnelles.
   • La sélection et la formation du personnel.
   • La gestion des licenciements et des suspensions d'emploi.

2. Fonction de Gestion Administrative du Personnel

   Elle couvre les tâches administratives courantes :

   • L'établissement et la gestion des contrats.
   • La gestion de la masse salariale et de la sécurité sociale.
   • Le contrôle de l'absentéisme et de la discipline.
   • L'application des mesures de droits (législation).

3. Fonction de Gestion de la Rémunération

   Cette fonction concerne la conception du système de rémunération et l'évaluation du rendement au travail du personnel. Elle inclut :

   • Les salaires fixes et variables.
   • Les composantes de la rémunération en nature.
   • Les indemnités et frais de déplacement.

4. Fonction de Développement des Ressources Humaines

   Elle vise à créer et mettre en œuvre des plans de formation et de développement. Les tâches comprennent :

   • La surveillance des travailleurs.
   • Le suivi de l'exécution des tâches.
   • Le développement de la motivation.
   • L'étude de l'absentéisme.

5. Fonction des Relations Industrielles

   Ce rôle est axé sur la résolution des problèmes de travail, la prévention des risques professionnels, la gestion de la santé et de la sécurité au travail, ainsi que l'action sociale de l'entreprise envers ses collaborateurs. Des mesures sont prises pour équilibrer les inégalités.

6. Rôle des Services Sociaux

   Il s'agit des services gérés ou créés par l'entreprise, chargés de fournir des avantages aux travailleurs et d'améliorer l'environnement de travail et l'information.

Communication en Gestion du Personnel

Dans la communication interne, il existe un système d'encodage et un canal de transmission. On distingue plusieurs types de communication :

• Communication Descendante

  Elle va de la hiérarchie supérieure vers les subordonnés. Son objectif est d'assurer le respect des règles ou des ordres. Les rapports de l'entreprise et les niveaux intermédiaires canalisent cette communication descendante.

• Communication Ascendante

  Elle se fait du bas vers les niveaux supérieurs, souvent par le biais de réunions ou de rapports hiérarchiques. Cette communication rencontre deux types d'obstacles principaux : la réticence des subordonnés et les contraintes structurelles.

• Communication Horizontale

  Elle se produit entre les départements ou les individus situés au même niveau hiérarchique. Les obstacles courants sont les rivalités personnelles et le manque d'esprit d'équipe. Elle est souvent facilitée par des réunions interdépartementales.

• Communication Écrite

  La communication écrite est utilisée pour la traçabilité et l'archivage. Elle prend la forme de : circulaires internes, avis, mémorandums, rapports ou bulletins du personnel.