Guide Complet de la Communication Écrite Professionnelle

Communication Interne

La Note

• Transmet hiérarchiquement, dans le sens descendant, des:
  • Instructions → Note de service
  • Informations sur l'entreprise → Note d'information

Le Compte Rendu

• Relate fidèlement et objectivement:
  • Des activités (par exemple, de représentants)
  • Des propos échangés (lors d'une réunion)

Le Rapport

• Fait le point sur un thème donné.
• Peut être demandé par un supérieur hiérarchique ou un subordonné.

L'Imprimé de Position

• Support manuel ou informatisé.
• Permet la collecte et la transmission d'informations qui seront exploitées au sein de l'entreprise.

Communication Externe

La Lettre Commerciale

• Assure l'échange d'informations entre l'entreprise et l'extérieur (valeur de preuve).
• Exemples: proposition, réclamation, relance.

Le Message Publicitaire

• Transmet une information à caractère commercial pour séduire et inciter à l'achat.

L'Annonce de Recrutement

• Tente de convaincre les candidats de rejoindre l'organisation.

Principes de Rédaction et Structure

Structure d'un Message Écrit

• Une introduction (rappel des faits)
• Un développement (argumentation)
• Une conclusion (prise de décision ou action)

La Méthode AIDA (Lettre Commerciale et Message Publicitaire)

Cette méthode vise à:

• Attirer l'attention
• Provoquer le désir
• Susciter l'intérêt
• Déclencher l'action

Expression Écrite

Adaptation du Ton

• Le ton doit s'adapter au destinataire et aux circonstances:
  • Soutenu dans un rapport
  • Courant dans une note d'information

Titres de Civilité

• Obligatoires: Lettre commerciale et rapport
• Inutiles: Note de service et d'information

Formules de Politesse

• À un supérieur: expression des sentiments respectueux.
• À un client: expression des sentiments dévoués.
• Sinon: sentiments distingués.

Éléments et Disposition des Documents Formels

L'Émetteur et le Destinataire

• Émetteur
• Destinataire (positionnement indicatif: 10.5-9)
  • Titre, NOM, Prénom ou Raison sociale (9)
  • Rue (11)
  • Code postal, VILLE (13)
• Références (16-17)
• Objet (18-19)
• Signature (fonction et nom de l'émetteur)

Disposition

• Normalisée AFNOR (5 zones de texte).
• Dépend des entreprises.

Typographie

• Corps du texte: police 12.
• Titres ou sous-titres: taille de police supérieure à 12.
• Mentions importantes: gras ou souligné.
• Règles de coupure de mot (césures) et d'espacement de la ponctuation.

Le Courrier Électronique

Définition

• Saisie, consultation et transmission d'informations informatisées.
• Grâce à des ordinateurs connectés en réseau Intranet et/ou Internet.

Le Message Électronique

• Document constitué de texte, d'images et de sons.

Avantages

• Facilite les communications informelles.
• Simplifie les communications latérales et ascendantes.
• Gain de temps (diffusion sélective ou élargie).
• Coût faible.
• Possibilité de communiquer en temps réel ou en différé.

Inconvénients

• Risque de saturation provoqué par le flux d'informations.
• Problèmes liés à la confidentialité et à la sécurité des communications.

Règles de Rédaction d'un E-mail

• Moins formel que le papier.
• Objet du message précis.
• Texte du message concis.
• Style direct.
• Écriture en minuscules (pour le corps du texte).
• Mise en page sobre.
• Formules de politesse simplifiées: "Cordialement", "Courtoisement".

Canaux de Communication

Communication Interne

• Intranet et messagerie.
• Support papier très utilisé.

Communication Externe

• Lettres professionnelles: support papier, voie postale privilégiée.
• Messages publicitaires: médias de masse, mailing, internet, etc.