Guide Complet : Communication, Recrutement et Rôles d'Équipe

Communication

Concept de la communication

La communication est un processus dynamique par lequel deux ou plusieurs personnes échangent des informations, des connaissances ou des sentiments. Le message est transmis à un récepteur qui attend une réponse. Il est essentiel que le message soit reçu et compris par le récepteur comme souhaité par l'émetteur.

Types de communication

• Unilatérale (Contexte) : Transmission d'idées dans une seule direction. L'émetteur envoie un message au destinataire sans attendre de réaction ou de réponse (aller simple).
• Bilatérale : Processus d'échange d'informations et de compréhension entre au moins deux personnes ou groupes de personnes (bidirectionnel).

Conseils pour un feedback efficace

• Cibler l'objectif immédiat et les comportements spécifiques.
• La rétroaction positive produit de meilleurs résultats.
• Les commentaires négatifs doivent diriger les comportements que le récepteur peut contrôler.
• La communication non verbale et verbale doit être cohérente.
• Le feedback doit être impersonnel et orienté vers l'objectif.

Fonctions de la communication

• Contrôle : La communication formelle et informelle régule les comportements des individus dans les organisations.
• Motivation : Une communication claire indique aux employés ce qu'il faut faire, comment ils se débrouillent et ce qu'il faut améliorer pour optimiser les performances.
• Expression des émotions : La communication permet aux membres du groupe d'exprimer leurs frustrations et leurs satisfactions.
• Information : Les individus et les groupes de travail ont besoin d'informations pour prendre des décisions ou accomplir leurs tâches.

L'écoute active

Exigences de l'écoute active

• Écouter attentivement (intensément).
• Développer l'empathie pour ce qui est dit.
• Accepter ce que vous entendez objectivement, sans juger le contenu.
• Assumer la responsabilité de saisir tout le sens de ce qui est communiqué.

Techniques d'écoute active

• Ne pas parler excessivement et ne pas interrompre l'émetteur.
• Établir un contact visuel.
• Utiliser des monosyllabes pour montrer que vous écoutez.
• Adopter une posture penchée et des expressions faciales appropriées.
• Poser des questions.
• Éviter les actions ou gestes distrayants.
• Écouter attentivement le message dans sa totalité, en prêtant attention aux sentiments de l'émetteur sans rien ajouter.
• Écho : La répétition textuelle de la déclaration faite par l'émetteur.
• Réflexion : L'expression qui reformule le message de l'autre. Par exemple : « Je comprends que vous soyez préoccupé par... »

Communication organisationnelle

Concept de la communication organisationnelle

C'est un processus par lequel l'information est échangée entre les parties prenantes internes de l'organisation et entre l'organisation et l'extérieur, afin d'aider à atteindre ses objectifs de manière efficace.

La communication est l'outil clé qui organise les actions des personnes dans une organisation. Elle est utilisée pour :

• Établir et faire connaître les objectifs et les grandes lignes des plans d'affaires à atteindre.
• Organiser les ressources humaines de manière plus efficace, sélectionner, développer et évaluer les membres de l'organisation.
• Diriger, guider, motiver et créer un environnement où les gens souhaitent donner leur avis.

Types de communication organisationnelle

Communication formelle

La communication formelle suit la chaîne de commandement officielle ou est requise par le poste.

Communication descendante

Communications qui découlent des gestionnaires vers les employés, selon la structure hiérarchique de l'entreprise.

Utilisation

• Assigner des objectifs.
• Donner des instructions de travail.
• Communiquer les changements.
• Faire connaître les politiques, les valeurs et les procédures.
• Rapporter pour corriger les problèmes et donner du feedback aux subordonnés sur le rendement.

Avantages

• C'est la méthode la plus rapide de communication.
• Prévient et corrige les erreurs des employés.
• Motive et informe, empêchant la circulation des rumeurs.

Problèmes

• Messages peu clairs ou excédentaires.
• Messages insuffisants.
• Saut de la chaîne hiérarchique (by-pass).
• Chaîne avec trop de liens.
• Obstacles.

Communication ascendante

Passe des subordonnés aux gestionnaires. Son succès fait que les employés perçoivent un intérêt supérieur réel pour eux, ce qui réduit les pressions et le stress dans les relations interpersonnelles.

Moyens

• Programmes de suggestion.
• Systèmes de plaintes.
• Politique de la porte ouverte (Open Door Policy).
• Enquêtes de conjoncture.
• Groupes de travail.

Bénéfices

• Prévient et résout les problèmes, qu'ils soient nouveaux ou anciens.
• L'organisation montre un désir de savoir ce que ses membres pensent et veulent, une bonne disposition.
• Encourage les employés à travailler avec plus d'enthousiasme et une plus grande participation, en écoutant leurs idées précieuses.

Inconvénients

• Les messages ascendants peuvent décourager les subordonnés, être ignorés ou minimisés.
• Les subordonnés peuvent être injustement blâmés pour de mauvaises nouvelles.
• Les informations désagréables peuvent être retenues et seules les agréables transmises.
• Manque de temps pour les niveaux supérieurs.

Communication latérale (ou transversale)

Fournit des informations importantes qui peuvent coordonner les efforts et résoudre les problèmes collectivement.

Types

• Horizontale : Elle se fait entre des personnes qui appartiennent au même niveau hiérarchique dans l'entreprise. Elle a pour objectif la coordination interministérielle, l'harmonisation des actions et des efforts, et d'assurer qu'il n'y ait pas de lacunes ou de chevauchements dans le travail des départements. Exemples : réunions et rapports.
• Diagonale : Elle se développe entre des personnes de différents niveaux d'organisation qui n'ont pas de lien de dépendance hiérarchique direct entre elles, avec pour objectif l'efficacité et la rapidité.

Bénéfices

• Coopération entre travailleurs ayant des fonctions ou des devoirs différents.
• Grande compréhension de l'organisation.
• Objectifs plus clairs.

Inconvénients

• Rivalité entre les départements, avec une sur-identification aux objectifs propres ou une spécialisation difficile à comprendre.
• Barrières physiques décourageant le contact.
• Manque de motivation.
• Les canaux verticaux formels sont ignorés.

Communication informelle

Elle se développe au sein de l'organisation, sans planification et en dehors des canaux officiels. Elle n'est pas définie par la structure hiérarchique de l'organisation.

Signification

• Elle se produit spontanément de l'interaction sociale, sans la médiation de règles.
• Elle est plus satisfaisante que le secteur formel.
• Elle inclut les sentiments, émotions, valeurs et attitudes.
• Il s'agit d'une soupape de sûreté.
• Elle n'est pas organisée de façon linéaire, mais par les grappes ou clusters, ce qui contribue à sa propagation rapide.
• Elle est plus réactive que les canaux officiels de communication.

Bénéfices

• Facilite l'interaction sociale.
• Est un moyen efficace de libérer la colère et le stress.
• Permet aux employés de gérer l'ennui.
• Est une source d'informations pour l'orientation.

Inconvénients

• Déforme habituellement la réalité, en renforçant les aspects négatifs.
• Capte plus d'attention que la communication officielle.
• Peut provoquer le découragement.
• Est dangereuse pour le respect de l'environnement organisationnel.
• Peut provoquer l'abandon de bons travailleurs.

La rumeur

Un type spécial de communication informelle est la rumeur : une information non vérifiée, transmise de personne à personne, généralement par le bouche-à-oreille, sans données spécifiques pour en prouver l'exactitude.

Causes des rumeurs

• Situations caractérisées par l'excitation et l'insécurité (mises à pied et changements organisationnels).
• Questions personnelles (promotion de la coopération).
• Informations récentes qui sortent de l'ordinaire.
• Emplois avec un plus grand accès à l'information.

Comment éviter les rumeurs

• Réduire les causes : Principalement le manque d'information.
• Utiliser des données : L'utilisation d'un émetteur crédible et solvable.
• Utiliser des leaders informels : Des figures acceptées et respectées par les pairs.
• Écouter le son : Fournit des informations sur l'humeur, les sentiments et les perceptions des employés.

Les réseaux de communication

Le réseau de communication se compose d'un ensemble de contacts entre les composantes de l'organisation, résultant de leurs interactions. Les réseaux formels et informels coexistent au sein d'une organisation. Les réseaux informels se déplacent dans n'importe quelle direction, sautent les niveaux d'autorité et répondent aux besoins sociaux des membres d'un groupe particulier, facilitant la réalisation des objectifs. Ils ne sont pas organisés de manière linéaire, mais par « clusters » ou groupes.

Types de réseaux

• Centralisé : Les membres du groupe communiquent par une personne qui occupe la position centrale et tend à être le leader et le responsable de la prise de décision.
• Décentralisé : Les sujets peuvent communiquer avec plusieurs personnes au sein du groupe, et n'importe qui peut être le leader à un moment donné. La décision est partagée.

Obstacles à la communication

• Émotions : Elles suppriment les processus de pensée objectifs et rationnels, les remplaçant par des jugements émotionnels lors de l'interprétation des messages.
• Surcharge d'information : Faire face à une quantité d'informations qui dépasse la capacité de traitement d'un individu.
• Sémantique : Les différentes significations des mots et les termes spécialisés (jargon) que les émetteurs peuvent utiliser, menant à une mauvaise interprétation par les récepteurs.
• Attitude défensive : Lorsque les gens se sentent menacés, ils réagissent d'une manière qui réduit leur capacité à parvenir à une compréhension mutuelle.
• Filtrage : La manipulation délibérée des informations pour les faire apparaître plus favorables au récepteur.
• Organisation : Absence de canaux officiels pour l'expression de l'information et des opinions. Se produit lorsque l'entreprise a une structure pyramidale très rigide ou que la culture d'entreprise considère cela comme une faiblesse ou un manque de capacité.

Recrutement

Objectif du recrutement

Attirer, en quantité et en qualité suffisantes, les candidats potentiels pour le poste à pourvoir, afin de permettre un processus de sélection et de déterminer qui répond le mieux aux besoins actuels et futurs d'un emploi dans une entreprise particulière.

Attirer de nouvelles ressources

• Extension de l'entreprise.
• Création de nouveaux postes.
• Organisation de nouveaux départements.
• Retraites.
• Décès.
• Démissions.
• Licenciements.

Phases du processus de sélection

• Phase préliminaire

  • Analyse des profils de poste et de l'emploi.
  • Recrutement.
  • Projection.

• Phase centrale (Tests)

  • Tests.
  • Entretiens.
  • Vérification des références.

• Phase finale (Acceptation)

  • Examen médical.
  • Intégration au poste.
  • Période d'essai et formation.
  • Contrat final.

Le recrutement consiste à trouver le plus grand nombre de candidats intéressés par le poste à pourvoir dans les délais prévus.

Recrutement interne

Transfert et politique de rotation

C'est le changement d'emploi au sein de la même entreprise ou d'autres entités, horizontalement. Cela conduit généralement à une amélioration économique et du contenu du travail.

Promotion

Elle soutient les politiques de changement de poste vertical. Cela implique une amélioration économique et professionnelle.

Avantages du recrutement interne

• Les candidats sont rapidement identifiés.
• Meilleur indice de validité et de sécurité, car le recruteur connaît les candidats.
• Favorise l'environnement de travail et motive.
• Possibilités de découvrir des talents cachés et économiques à faible coût.
• Faible investissement en temps et en effort.
• Stimule une saine concurrence entre les membres de l'organisation.
• Améliore la performance des organisations.

Inconvénients du recrutement interne

• Peut créer des conflits d'intérêts et, géré de manière incorrecte, créer une situation où, par des promotions constantes dues à la concurrence, l'employé atteint la position finale d'incompétence.
• Quand une politique est permanente, elle peut amener les employés à perdre la créativité et l'innovation.
• Ne peut pas être appliquée globalement dans l'entreprise et à tous les frais, à moins que le candidat interne n'ait les conditions réelles (au moins), même à court terme, de l'ancien occupant du poste.

Recrutement externe

Sources :

• Demandes et offres d'emploi.
• Bureaux de placement.
• Centres de formation, universités, écoles professionnelles, masters.
• Associations professionnelles et non-professionnelles.
• Entreprises concurrentes.
• Consultants en ressources humaines.

Avantages du recrutement externe

• Apporte de nouvelles idées.
• Augmentation du nombre de candidats.
• Tire parti des investissements en formation réalisés dans d'autres entreprises.

Inconvénients du recrutement externe

• Sa durée est généralement élevée.
• Coût élevé.
• Peut être moins sûr que le recrutement interne.
• Peut être source de frustration parmi le personnel de l'organisation.
• Possibles griefs au niveau des salaires comparatifs.

Exigences de la politique de sélection

• Clarté : Doit être compréhensible.
• Affinité et cohérence : Avec la politique, la conception et les objectifs globaux de l'entreprise.
• Compatibilité : Avec la politique sociale et la législation du travail en vigueur.
• Souplesse : Pour permettre des ajustements et des nuances propres à chaque cas individuel.
• Connaissance : Doit être connue de tous les intéressés et transmise par les médias internes de l'entreprise.

Tests de sélection

Tests professionnels

Exercices qui tentent de reproduire les conditions de travail que le candidat rencontrera. Faible utilisation pour les postes de direction, car il est nécessaire que l'emploi soit clairement défini et facile à vérifier.

Tests psychotechniques

Exercices théoriques pour évaluer des aspects tels que le raisonnement logique, numérique, l'utilisation d'un langage ou certains aspects de la personnalité du candidat.

Autres tests

• Examen des connaissances.
• Graphologie.
• Jeux d'entreprise.

L'entretien de sélection

Concept

C'est l'outil de dépistage le plus couramment utilisé, et ses résultats sont essentiels pour prendre une décision.

Objectif

Déterminer la pertinence d'un candidat pour un poste spécifique ou fournir au candidat des informations sur le poste. Il doit y avoir un échange mutuel d'informations pour que le candidat développe un sentiment de bonne volonté envers l'entreprise.

Types d'entretiens

• Selon le mode

  • Standardisés ou directifs.
  • Libres ou non-directifs.
  • Mixtes ou semi-directifs.

• Selon le moment

  • Préliminaires.
  • De sélection.
  • Finaux.

• Selon les personnes impliquées

  • Individuel.
  • De groupe.
  • En panel.

• Selon le degré de tension

  • Normal.
  • Difficile.

Rôles d'équipe pour la haute performance

Il y a neuf rôles avec des fonctions distinctes qui contribuent à ce qu'une équipe devienne performante et fiable. Un rôle est la tendance à se comporter, à contribuer et à interagir socialement dans les relations de travail.

Catégories de rôles

• Rôles d'action : Propulseur, Finisseur, Réalisateur.
• Rôles sociaux : Coordinateur, Investigateur de ressources, Agent de cohésion.
• Rôles mentaux : Concepteur, Moniteur-Évaluateur, Spécialiste.

Tous les rôles ne doivent pas nécessairement être présents dans une équipe, mais au moins un de chaque type (mental, social et d'action) devrait l'être. Une personne peut endosser plus d'un rôle.