Guide Complet des Documents et de l'Archivage en Entreprise

Avis : Informations pour le personnel

Pour informer le personnel sur les questions d'intérêt pour le groupe.

Types de documents d'affaires

Documents de vente et d'achat

• Offre, commande, contrat, déclaration, lettre de connaissement, facture, facture pro forma, réception, notes, chèque.

Documents généraux

• Communications internes, rapports, comptes rendus et annonces, mémoires et requêtes, offices, déclarations sous serment, certificats.

Communication interne

Communication de messages interministériels.

Caractéristiques des communications internes

Les avis et communications internes ont en commun :

• Ils sont courts, non formalistes, sans protocole.
• Ils sont datés et signés.

Rapports

Généralement rédigés par des spécialistes, avec un style à la troisième personne (impersonnel), un langage spécialisé, parfois scientifique, relatant les événements dans l'ordre chronologique.

Ils contiennent des informations, collaborent à la prise de décisions, aident à la gestion et doivent répondre à deux exigences : l'objectivité et la confidentialité.

Classification des rapports

Par contenu : personnels, commerciaux

Par champ d'application : interne ou externe

• Interne (personnel interne)
• Externe (par un tiers externe)

Par degré d'implication : déclaratif ou évaluatif

• Déclaratif
• Évaluatif (avec interprétation)

Par procédé : rapport pur ou lettre-rapport

Doit avoir :

• Titre
• Introduction
• Exposition
• Conclusion
• Date et signature
• Annexes et pièces jointes

Réunions

Convocation de personnes à une réunion, avec un ordre du jour ou une séquence de questions programmées.

Contenu :

• Données de l'organisateur
• Date du document
• Date, heure et lieu de la réunion
• Questions à traiter
• Détail des propositions

Contenu typique de l'ordre du jour

• Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion précédente.
• Préparation du procès-verbal de la réunion.
• Questions diverses.

Procès-verbaux

Rapport écrit (chronique) des événements d'une réunion, précisant les accords conclus.

Contenu :

• Détails de la réunion (lieu, date, heure, identité des participants, etc.)
• Durée de la réunion et liste des participants
• Questions abordées
• Décisions prises
• Résultats de la discussion
• Interventions des participants
• Signatures

Mémoires

Document détaillé. Un type particulier de rapport pour rendre compte de certaines activités ou de certains résultats.

Il existe des mémoires spécifiques : ceux qui font partie des comptes annuels et ceux relatifs aux assemblées d'actionnaires ou de partenaires.

Communications officielles

Caractéristiques

• Elles sont régies par un protocole (fond et forme).
• Langage formel et peu de place au langage courant.
• Utilisation de formules de politesse spécifiques.
• Une certaine dépersonnalisation.

Types de communications officielles

Instance (des personnes vers l'administration)

Office (de l'administration vers les personnes)

Office (d'une administration à un autre organisme)

Déclaration certifiée (pour prouver un fait)

L'instance (requête)

Structure

• En-tête : Données du demandeur.
• Corps : Exposition (arguments), demande formulée.
• Pied de page : Lieu, date et signature (le demandeur), destinataire.

Le recours (appel)

Structure

• En-tête : Objet du recours, données du demandeur.
• Corps : Objet du recours (ex: 'Je fais appel contre...'), arguments, demande.
• Pied de page : Lieu, date, signature (l'appelant), destinataire.

La déclaration (attestation)

Engagement de la parole sur des faits.

Structure

• En-tête : Titre de la déclaration, données du déclarant.
• Corps : Formule de serment ou d'affirmation, faits déclarés ou attestés.
• Pied de page : Lieu, date, signature (le déclarant).

L'office (courrier administratif)

Émane toujours de l'administration.

Structure

• En-tête : Données de l'autorité émettrice, code d'identification, références, dossiers, etc.
• Corps : Contenu de la communication.
• Pied de page : Lieu, date, signature (de la personne responsable de la procédure), destinataire.

Le certificat

Confirme à un tiers un fait concernant une personne.

Structure

• En-tête : Coordonnées de l'émetteur, données de la personne certifiée, formule 'CERTIFIE'.
• Corps : Faits ou circonstances certifiés.
• Pied de page : Lieu, signature, date, signature d'approbation.

Correspondance commerciale

• Volumineuse, durable, implique de nombreuses tâches.
• Demande du temps et des efforts, occupe un espace physique.

Nécessite un suivi de traitement, de production, d'archivage et de préservation.

Service postal

Service public universel.

La loi des 3R : Réduire, Réutiliser, Recycler

Droits concernant les renseignements personnels

• Ne peuvent être collectées que si nécessaire.
• Les personnes concernées doivent être informées.
• Ne doivent pas être utilisées à d'autres fins.
• Elles seront conservées conformément aux règles.
• Elles sont supprimées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.
• Le demandeur est responsable de leur conservation et utilisation rationnelle.
• L'accès est disponible aux personnes autorisées.
• Le droit d'accès, de rectification, d'opposition et d'annulation est garanti aux personnes concernées.
• Leur traitement nécessite le consentement des personnes concernées.
• Elles ne peuvent pas être utilisées pour envoyer des communications non sollicitées.

La loi 15/1999 réglemente la protection des données.

Le classement des documents

Définition du fichier

Le fichier est un lieu où la documentation est stockée de manière ordonnée et méthodique.

Ordre de tri et dépôt

Quel est le critère de classification le plus approprié ?

Aucun critère n'est meilleur qu'un autre, cela dépend des besoins spécifiques.

• Celui qui est le mieux adapté au traitement des documents.
• Celui qui répond le mieux aux besoins.
• Celui qui est le plus simple et le plus efficace.
• Celui qui permet une localisation rapide des documents.
• Celui qui permet l'incorporation de nouveaux documents.

Classement alphabétique

Est basé sur l'alphabet, nécessitant un mot-clé (prénoms pour les individus, nom de la société pour les personnes morales).

Avantages

• Simple.
• Ne nécessite aucune formation spéciale.
• Ouvert, extensible et modulaire.
• S'adapte à la plupart des documents.

Inconvénients

• Nécessite de définir le mot-clé au préalable.
• Nécessite l'utilisation de témoins pour les documents extraits.

Classement numérique

Basé sur les chiffres.

Avantages

• Ne nécessite pas de connaissances particulières.
• Illimité.
• Clés uniques pour chaque document.
• Ne nécessite pas l'utilisation de témoins.

Inconvénients

• Fermé, ne permet pas le classement direct des documents.
• Nécessite de connaître la clé pour retrouver le document.
• Nécessite l'utilisation d'index ou de fiches.
• Non valable pour tous les documents.

Classement alphanumérique mixte

Permet de nombreuses variations.

Avantages

• Simplicité et rapidité.
• Ouvert et indéfini, permettant des extensions et des classements.

Inconvénients

• Plus complexe que les systèmes simples qui le composent.
• Il faut connaître la clé.
• Nécessite le recours à des témoins.

Classement chronologique

La date est le critère principal.

Avantages

• Facile, rapide, ouvert.
• Ne nécessite pas l'utilisation d'index ou de fichiers auxiliaires.

Inconvénients

• Nécessite de connaître la date du document.
• Nécessite l'utilisation de témoins.

Classement géographique

Basé sur le nom ou l'emplacement géographique, s'appuie sur l'approche alphabétique.

Avantages

• Simple, ouvert.
• Ne nécessite pas d'index ou de fichiers auxiliaires.
• Les documents sont facilement identifiables.
• Indiqué pour le traitement géographique.

Inconvénients

• Nécessite de désigner un mot-clé ordonnateur.
• Nécessite l'utilisation de témoins.
• N'est pas adapté aux très gros fichiers.

Classement par sujet ou thématique

L'organisation de la documentation par cas est basée sur le système alphabétique.

Avantages

• Facile à utiliser, ouvert.

Inconvénients

• Duplication si la documentation concerne plusieurs sujets.
• Nécessite le choix préalable des sujets ou catégories.
• Nécessite l'utilisation d'index ou de fichiers auxiliaires.

Conseils pour l'organisation des documents

• Ne pas accumuler de papier inutile.
• L'importance de l'ordre.
• Utiliser des attaches.
• Utiliser des codes visuels.
• Contrôler la suppression des documents.

Gestion des fichiers et archivage

Qu'est-ce qu'un fichier ?

Un fichier est un ensemble de documents physiquement ordonnés.

Pourquoi un fichier existe-t-il ?

Selon la loi, pour les intérêts propres de l'entreprise.

Le fichier est la mémoire de l'entreprise, il doit être soigné et alimenté.

Fonctions des fichiers

• Sauvegarder et préserver les documents.
• Faciliter la localisation rapide et efficace des documents.
• Mettre en place un centre d'information pour l'entreprise.
• Se conformer aux exigences légales.

Recommandations pour organiser les documents

• Organisation sur mesure.
• Planifier.
• Suivre une méthode.
• Assurer l'adéquation et l'efficacité.
• La faire connaître aux parties prenantes.
• L'organisation doit être établie en même temps que la documentation.
• Assurer la cohérence.

Types de fichiers

Selon la centralisation

• Centralisé, décentralisé, mixte.

Selon la fréquence d'utilisation

• Actif, semi-actif, définitif.

Fichier centralisé

Les documents sont regroupés en un seul lieu.

Avantages

• Gestion organisationnelle simplifiée.
• Efficacité accrue.
• Coûts réduits pour les équipements et matériaux.
• Coûts de main-d'œuvre effectifs moindres.

Inconvénients

• Coûts de fonctionnement moindres, mais risques de retards plus élevés dans la gestion.

Fichier décentralisé

La documentation est répartie.

Avantages

• Fonctionnement plus autonome.
• Gestion rapide.
• Coûts de gestion potentiellement moins élevés.

Inconvénients

• Duplication des documents (augmentation des tâches et des coûts).
• Coûts de matériel plus élevés.
• Risques de doubles emplois.

Fichier mixte

Combine les avantages des systèmes centralisés et décentralisés.

Fonctionnement par niveaux

• Niveau de base : Fichier individuel.
• Niveau intermédiaire : Dossier du département.
• Niveau supérieur : Dossier général.

Numérisation et microfilmage

La documentation physique peut être transférée sur d'autres supports par le biais du microfilmage (stockée sur microfiches film) ou de la numérisation (convertie en images numériques stockées sur un support de mémoire).

Fichiers informatiques

Utilisation de l'ordinateur et ses périphériques, ses principaux éléments sont les fichiers et les dossiers.

Opérations sur les fichiers et dossiers numériques

• Créer, nommer et renommer, parcourir, rechercher, protéger, déplacer, trier, supprimer, compresser, partager.

Utilitaires spécifiques pour les archives numériques

• Le gestionnaire de fichiers ('Explorateur').
• La Corbeille.

Les bases de données sont un type de fichier d'information numérique, ce sont des programmes spécifiques pour le traitement de l'information.

Relation entre bases de données et fichiers

Base de données vs Fichier

Chaque base de données est composée de plusieurs blocs ou fichiers.

Fichiers vs Classeur

Chaque fichier de base de données est composé d'enregistrements.

Enregistrements vs Fiches

Chaque enregistrement contient un ou plusieurs champs.

Champs vs Données

Chaque champ contient des données.

Avantages de la gestion des données informatisée

• Capacité de stockage élevée, rapidité.
• Plus grande efficacité et efficience.
• Moins d'erreurs.
• Gain d'espace et de temps.
• Permet l'échange avec d'autres programmes de gestion.
• Les bases de données permettent de relier différents fichiers et bases de données.

Enregistrements associés au courrier électronique

• Carnet d'adresses.
• Boîte de réception.
• Messages envoyés.
• Messages reçus.
• Brouillons.
• Courrier indésirable.

Raisons de protéger les données informatiques

Conformité légale

• Dispositions relatives au Code de commerce.
• Dispositions de la loi organique sur la protection des données personnelles.

Sécurité et bon fonctionnement de l'entreprise

• Perte de données : Sauvegarde.
• Ingérence interne : Mots de passe.
• Virus : Programmes antivirus.
• Intrusion externe : Pare-feu.
• Espionnage : Cryptage des informations.

Efficacité et efficience

Efficacité

Lorsque la probabilité d'atteindre un objectif est élevée.

Efficience

Lorsque les choses sont faites avec la consommation minimale de ressources.