Guide Complet des Documents Commerciaux et Financiers

Documents Bancaires et Moyens de Paiement

Chèques Bancaires

Chèque de la Banque d'Espagne

• Émis par la banque et payable à la Banque d'Espagne.

Chèque de Voyage

• Ces chèques, libellés en euros ou en devises étrangères, sont émis par des banques ou d'autres intermédiaires financiers reconnus internationalement, tels que VISA, Mastercard ou American Express.
• Ils peuvent être rapidement échangés contre des espèces et aussi être utilisés comme moyen de paiement dans les commerces.

La Lettre de Change

• Document par lequel une personne (le tireur) ordonne à une autre (le tiré) de payer à une date déterminée (l'échéance) une somme d'argent, généralement par l'intermédiaire d'un tiers (le bénéficiaire ou porteur).

Parties Impliquées

• Tireur : Personne qui crée la lettre et qui est créancière du montant de la facture.
• Tiré : Personne qui accepte la lettre et s'engage à payer à la date d'échéance.
• Bénéficiaire : Personne à qui le paiement doit être effectué et qui encaisse la lettre pour le compte du tireur.

Opérations Liées à la Lettre de Change

• Aval : Engagement d'un garant (avaliste) de payer la lettre de change en lieu et place du tiré.
• Endossement : Transfert de propriété de la lettre à un tiers.
  • L'endosseur est le porteur de la lettre, et l'endossataire est le destinataire.
  • Si aucune mention "non à ordre" n'apparaît, la lettre est transmissible par endossement.
  • L'endossement doit être signé par l'endosseur et être pur et simple (inconditionnel).
  • Pour empêcher la transmission, la lettre doit contenir la mention "non à ordre".
• Protêt : Lorsque le tiré refuse de payer, le tireur doit faire constater ce refus par un acte authentique (protêt), puis peut engager des poursuites judiciaires. À cet égard, la lettre de change est un titre exécutoire.
• Escompte :
  • Il s'agit d'une avance de fonds consentie par une institution financière à une entreprise, avant l'échéance de la lettre de change, moyennant le paiement de commissions.
  • En cas de non-paiement par le tiré à l'échéance, l'entité financière réclamera le montant à l'entreprise, et le tireur devra alors effectuer le protêt ou négocier un report ou un renouvellement.

Le Reçu de Paiement

• Le reçu de paiement est un document délivré pour attester le paiement d'une transaction.
• Il porte un numéro et doit indiquer le numéro de la facture ou de l'objet du paiement.

Informations Essentielles du Reçu

• Nom du créancier (celui qui émet la facture).
• Nom du débiteur (celui qui paie la facture).
• Montant (en chiffres et en lettres).
• Date d'émission du reçu.
• Signature de la personne qui délivre le reçu.
• Deux exemplaires (un pour le client et un pour le contrôle interne).

Les Contrats

• Un contrat est un accord entre deux ou plusieurs parties, par lequel elles s'engagent à donner, faire ou ne pas faire quelque chose ou à fournir un service.

Types de Contrats

• Contrat de vente
• Contrat de services
• Marché de fournitures
• Contrat d'assurance

Le Contrat de Vente

• Contrat par lequel l'acheteur et le vendeur définissent les termes et conditions de la vente de biens ou de services.

Conditions de Validité du Contrat de Vente

• Conditions Personnelles : L'acheteur et le vendeur doivent avoir la capacité juridique.
• Conditions Matérielles :
  • L'objet du contrat doit être possible, licite et déterminé.
  • Le prix convenu doit être en espèces ou représenter une valeur réelle et spécifique.

Obligations du Vendeur

• Livrer l'objet vendu selon les conditions, l'heure et le lieu convenus dans le contrat.
• Conserver l'objet vendu jusqu'au moment de la livraison.
• Le maintenir en parfait état et, le cas échéant, procéder aux réparations nécessaires.
• Supporter les frais de la vente, sauf accord contraire.
• Répondre des vices cachés ou des défauts de l'objet vendu.

Obligations de l'Acheteur

• Payer le prix convenu dans le contrat.
• Prendre livraison de l'objet du contrat.

La Commande

• L'acheteur formule une demande pour un produit ou un service.
• En réponse à la demande, le vendeur émet le bon de commande correspondant (devis ou offre).
• Il doit être émis avec un numéro de commande, conformément aux procédures internes de chaque entreprise.

Contenu du Bon de Commande

• Produit ou service demandé par le client.
• Nombre d'unités.
• Forme et échéances de paiement.
• Coordonnées du vendeur.
• Coordonnées de l'acheteur.
• Date et numéro de commande.
• Délais de livraison du produit.
• Réductions applicables.

Le Bon de Livraison

• Une fois le devis accepté par l'acheteur, le vendeur doit livrer le produit accompagné du bon de livraison correspondant.
• C'est le document qui détaille et justifie les marchandises livrées.

Vérifications par l'Acheteur

• Que le contenu du bon de livraison correspond à la commande passée.
• Que les marchandises reçues sont bien celles mentionnées sur le bon de livraison.

Une fois signé, un exemplaire est conservé par le vendeur et l'acheteur a droit à une copie.

Vérifications par le Vendeur

• Que le bon de livraison est émis conformément à la commande reçue.
• Que la marchandise est physiquement livrée conformément au bon de livraison.
• S'assurer que les exemplaires nécessaires sont signés par l'acheteur comme preuve de réception (un pour le client, un pour le transporteur si externe, un pour le contrôle interne).

Contenu du Bon de Livraison

• Date de l'expédition.
• Référence à la commande.
• Produits et unités expédiées.
• Note : Le prix n'est généralement pas déclaré sur le bon de livraison.

• Types de frais de livraison :

  • Port payé : Le vendeur prend en charge les frais de livraison.
  • Port dû : Le client paie les frais de livraison à la réception ou lors de la facturation.

La Facture

• Une fois la marchandise acceptée par l'acheteur, la facture est émise sur la base du bon de livraison.
• C'est la preuve légale de l'achat effectué.

Contenu Obligatoire de la Facture

• Coordonnées d'identification du vendeur (nom, adresse, numéro d'identification fiscale - CIF).
• Coordonnées d'identification de l'acheteur (nom, adresse, numéro de TVA).
• Numéro de la facture, date et lieu d'émission.
• Description détaillée des produits ou services (désignation, nombre d'unités, prix unitaire).
• Montant total hors taxes.
• Ventilation des taux d'imposition applicables (TVA, etc.) et montant de la taxe à payer.
• Rabais ou réductions applicables.
• Date d'échéance du paiement (si applicable).

Les Documents de Paiement

• En acceptant la commande, l'acheteur et le vendeur conviennent des modalités et délais de paiement pour les produits achetés.

Modalités de Paiement

• Virement bancaire
• Chèque
• Lettre de change

Délais de Paiement

• Au comptant
• À 30, 60, 120 ou 180 jours après la date de facturation.

Dates Fixes de Paiement

• À l'échéance de la facture.
• Les 5 et 15 de chaque mois.

Le Chèque

• Un chèque est un document qui ordonne à une institution financière de payer une somme d'argent au bénéficiaire ou au porteur qui le présente pour paiement.

Types de Chèques

• Chèque au Porteur

  • Le bénéficiaire n'est pas une personne ou entité spécifique.
  • Dans la section "payer à...", la mention "au porteur" est inscrite.

• Chèque Nominatif

  • Le bénéficiaire est une personne ou une entité spécifique.
  • Cela implique que seul le bénéficiaire désigné peut l'encaisser, sur présentation d'une pièce d'identité.

• Chèque Barré

  • Le bénéficiaire est une personne ou une entité spécifique. Il est caractérisé par deux lignes parallèles en diagonale sur le chèque et ne peut être encaissé que par virement bancaire sur le compte du bénéficiaire.

• Chèque Certifié

  • La banque confirme que les informations figurant sur le chèque sont exactes et conformes. Le montant correspondant est bloqué sur le compte courant de l'émetteur pour une période déterminée, jusqu'à sa présentation pour paiement.

• Chèque de Banque

  • Il est émis et signé par la banque elle-même, garantissant ainsi le paiement.