Guide Complet : Éléments Essentiels de la Lettre Commerciale

1. L'En-tête de la Lettre Commerciale

Il s'agit de l'identification de l'entreprise ou de l'institution émettrice de la lettre. Les données suivantes sont généralement incluses :

• Le logo de l'entreprise (ou simplement son nom)
• L'adresse complète (incluant la commune)
• Les numéros de téléphone et de fax
• Le site web
• L'adresse e-mail
• Le code postal
• Autres informations pertinentes (le cas échéant)

De nos jours, l'en-tête ne se contente pas de fournir des informations ; il doit aussi les présenter de manière visuellement attractive pour créer une impression positive chez le destinataire. Il est courant de voir le logo de l'entreprise en haut de la page, tandis que d'autres informations (adresse, contacts) sont parfois placées en pied de page.

2. Lieu et Date d'Émission

Cette information se place généralement au centre ou à droite de la feuille.

Par exemple :
Santiago, le 4 mars 2001

Il est d'usage de mentionner d'abord le mois, puis le jour, afin d'éviter la répétition de la préposition « de », qui pourrait créer une cacophonie.

3. L'Adresse Interne (Destinataire)

Il s'agit de l'identification du destinataire (personne physique ou morale) de la lettre. Chaque information est placée sur une ligne distincte :

M. (Madame ou Mademoiselle, le cas échéant, sans abréviation)
Roberto Lafontaine I. (Nom du destinataire)
Directeur (Fonction)
Siège Plaza Vespucio (Filiale ou service de l'entreprise)
DuocUC (Nom de l'entreprise)
N° 102, 18^e étage (Adresse, uniquement si l'envoi est postal)
Santiago (Commune, uniquement si l'envoi est postal)
Présent (Si l'envoi est par télécopieur, remis en main propre ou par tout autre moyen assurant la réception immédiate)

Le numéro de rue et la commune, ou la mention « Présent », sont mutuellement exclusifs et dépendent du mode d'acheminement de la lettre au destinataire.

4. La Mention « Attention »

Son objectif est d'identifier un lecteur idéal, sans le nommer explicitement. La formulation doit être formelle.

Autrefois, cette mention était plus courante qu'aujourd'hui, car il était souvent difficile d'obtenir le nom exact du destinataire. Actuellement, il est préférable de se renseigner par téléphone pour obtenir cette information.

L'abréviation courante pour « Attention » est : A. :

A. : M. Mark G. Montiel

5. La Référence de la Lettre

Elle est généralement placée à droite, sous l'adresse interne (le cas échéant).

C'est un résumé de la lettre en deux ou trois mots. Elle aide le destinataire à comprendre l'objet du document avant même de le lire, facilitant ainsi sa compréhension. C'est pourquoi il est souvent recommandé d'utiliser la référence plutôt que la mention « Attention ».

Elle est toujours formulée à la troisième personne (ou de manière impersonnelle) et son abréviation est : Réf. :

Réf. : Fourniture de toilettes

6. Le Vocatif (Formule d'Appel)

Il sert à interpeller le destinataire et à introduire le message.

• Il est généralement très court (deux ou trois mots).
• Il doit être présent et concis (éviter les formules désuètes).
• La formule d'appel doit correspondre au destinataire mentionné dans l'adresse interne.
• Le vocatif est suivi de deux points.
• Il ne doit jamais être abrégé.

Exemples :
Cher Monsieur :
Monsieur Montero :

7. Le Texte (ou Corps de la Lettre)

C'est, de toute évidence, la partie la plus importante de la lettre. Il serait inutile de soigner l'en-tête, l'adresse interne ou la référence si le texte est imprécis ou incomplet. C'est ici que s'appliquent toutes les caractéristiques du style rédactionnel.

Généralement, en raison de sa longueur, il est divisé en trois paragraphes, correspondant à :

Introduction du Texte

Introduction : Elle permet à l'expéditeur et au destinataire de cerner clairement le sujet abordé.

Développement du Contenu

Développement : C'est la partie centrale et la plus importante, où sont présentées les informations qui justifient l'existence de la lettre, celles que nous avons résumées dans la référence.

Conclusion du Message

Conclusion : Elle marque la fin du message et implique souvent des engagements futurs. Elle peut parfois inclure la formule de congé.

8. La Formule de Politesse (Adieu)

Elle doit être actuelle et ne doit pas être abrégée.

Il est préférable d'utiliser des formules complètes plutôt que de simples adverbes isolés, même si des expressions comme « Cordialement » sont courantes.

Dans de nombreux cas, elle est suivie d'une virgule, car la phrase grammaticalement se termine avec le sujet qui sera présenté plus loin (au pied de la signature).

Exemple :
Cordialement,

9. Le Pied de Signature

Il s'agit de l'identification de la personne qui envoie la lettre. Deux informations sont généralement présentées :

• Le nom et la fonction (sur des lignes différentes)
• Un espace suffisant pour la signature manuscrite.

Il n'est pas nécessaire de répéter le nom de l'entreprise, car il figure déjà dans l'en-tête.

Exemple :
Jorge Campos A.
Administrateur

10. Les Initiales d'Identification

Elles indiquent les initiales en majuscules de la personne qui signe la lettre, suivies d'une barre oblique (/) et des initiales en minuscules de la personne qui a rédigé le document.

Cette mention est utilisée lorsqu'il y a plusieurs personnes impliquées dans la préparation de la lettre, ou pour identifier le rédacteur si le signataire est le seul responsable.

Actuellement, dans de nombreux cas, seul le rédacteur appose ses initiales, car il est implicite que le signataire est également responsable du contenu.

Exemple :
JLC / vtt

11. Les Pièces Jointes (P.J.)

Il s'agit d'une liste des documents qui accompagnent la lettre.

En tête de cette liste figure l'abréviation « P.J. » (Pièces Jointes) ou « Incl. » (Inclus), au choix, car elles sont équivalentes.

Exemples :
P.J. : Liste des prix
Incl. : Liste des prix

12. Les Copies Conformes (c.c.)

Elle indique la liste de toutes les personnes (ou services) qui recevront une copie de cette lettre.

Elle est toujours précédée de l'abréviation c.c. (copie conforme).

Exemples :
c.c. : Gestion des finances
c.c. : Gestion du personnel

Ces éléments constituent la structure d'une lettre commerciale. Leur utilisation doit s'adapter aux besoins spécifiques de chaque document et au style de chaque entreprise.