Guide Complet de l'Événementiel : Organisation et Mesure du Succès

#1 Qu'est-ce que l'événementiel ?

• Des particuliers (B2C)
• Des professionnels (B2B)

Naissance et évolution de l'événementiel

• Égypte antique : sacre d’un nouveau pharaon
• Expositions universelles, à partir de 1851
• Jeux Olympiques, à partir de 1892
• Coupe du Monde de football, à partir de 1928

#2 L’Événement : Créez une Manifestation

1. Définir vos objectifs
2. Choisir le type d’événement
3. Focus sur le salon : Choix de stand et emplacement, conception et aménagement de stand, préparation de salon : le rétro-planning, dix conseils pour créer un stand sur un salon.
4. Focus sur la soirée de prestige
5. Réaliser un brief

Faire Passer un Message

• Promouvoir $\Rightarrow$ vendre
• Fédérer $\Rightarrow$ créer de la cohésion
• Divertir $\Rightarrow$ développer le capital sympathie
• Présenter $\Rightarrow$ transmettre l’information d’une nouveauté
• Remercier

Définir vos objectifs

• Pourquoi créer l’événement ?
• Quel type d’événement ?
• Quels objectifs souhaitez-vous atteindre : nombre d’invités, de CA, image, notoriété, retombées presse... ?

Choisir le type d’événement

Focus sur Le Salon

Les grandes étapes de l’organisation d’un salon :

• Choix de stand et emplacement
• Conception et aménagement de stand
• Préparation de salon : le rétro-planning
• Preparation for the exhibition

Choix du stand et emplacement

• Faut-il investir dans une construction spécifique ou dans l’aménagement minime d’un espace standard ?
• Quelle est la surface optimale et quel est son emplacement dans l’exposition ?
• Existe-t-il d’autres lieux de forte exposition en dehors de ce stand ?
• Y a-t-il des partenariats qui permettraient de financer une partie du stand ?
• Le choix de l’emplacement est lié au trafic dans les allées et la présence des concurrents.

Conception/aménagement de stand

• Penser à la zone d’entrée et aux zones d’accès aux conférences.
• Penser aux axes de circulation des officiels lors de l’inauguration.
• *Consider the passage routes of officials during the inauguration*.
• Préférer un stand ouvert sur plusieurs côtés car cela favorise un meilleur accès des visiteurs.
• Le premier inscrit est le premier servi, mais l’antériorité peut être favorisée après plusieurs années de participation.
• Une bonne visibilité n’est pas totalement liée à la taille du stand, un accueil de qualité et une animation originale sont aussi nécessaires.

• Petit module ouvert sur 1 côté
• Stand d’angle avec 2 côtés ouverts
• Stand avec 3 côtés ouverts
• Îlot ouvert de tous côtés

• Surface : taille en m² incluant hauteur sous plafond
• Revêtement : nature et couleur (contraintes imposées)
• Cloisons : nature et positionnement
• Enseignes, puissance électrique, mobilier, téléphone
• Surface, revêtement, cloisons
• Besoin d’espaces différents : bar, espace lounge, espace de travail, zone de projection, local de rangement, salle de réunion $\Rightarrow$ mobilier pour chaque zone
• Enseignes et panneaux
• Banque d’accueil (emplacement et fonctionnalités)
• Puissance électrique
• Tel, espace avec tablettes / ordinateurs
• Décoration incluant fleurs et plantes
• Animation sur le stand avec autorisation à demander
• Présentation produits avec vitrines et éclairage

Comment rédiger un rétroplanning

J-1 an à J-6 mois

• Réserver la participation et choisir une surface seule ou un stand avec prestations.
• Contacter les prestataires et faire une présélection si une construction spécifique du stand est envisagée.
• S’intéresser à tout ce qui se passera pendant le salon (conférences, inaugurations...) et aux opérations prévues « hors des murs ».

J-6 mois

• Se constituer un comité de pilotage interne pour définir les offres phares, les actions de promotion, les conférenciers, les moments et moyens mis en œuvre afin d’annoncer les participations au salon.

J-5 mois

• Demander les autorisations aux organisateurs du salon pour organiser de petits événements sur le stand ou dans les allées.
• Si le salon se déroule à l’étranger, anticiper les modalités d’acheminement du matériel et des personnes.

J-4 à J-3 mois

• Valider la maquette du stand.
• Valider le transport et organiser les déplacements (visas, transport...).
• Organiser les présences sur le stand, les supports à distribuer (goodies, brochures...).

J-3 mois (suite)

• Travailler sur les invitations et la communication globale liée au salon.
• Réaliser un dossier de presse, communiqué de presse.
• Inviter les prospects, clients journalistes.

J-15

• Vérifier tous les documents remis, les vidéos diffusées...
• Acheminer les badges et accès parkings.
• Valider les options de transport.

J-5 à J-1

• Sur place, s’assurer de l’arrivée et du bon déroulement du stand et coordonner les prestataires.
• Vérifier les interventions pour les conférences.

Jour J

• Connaître les prestataires sur place.
• S’assurer que la presse ait toutes les informations.

10 conseils pour créer un stand sur un salon

• Définissez vos objectifs et votre budget
• Anticipez et choisir un bon emplacement
• Déterminez la taille de son stand
• Organisez le stand par zone
• Aménagez un stand professionnel à l’image de votre établissement
• Communiquez votre activité sur votre stand
• Proposez des animations attrayantes
• Assurez un accueil chaleureux
• Proposez une documentation valorisante
• Préparez en amont, assurez en aval

Focus sur la soirée de prestige

• Une préparation rigoureuse nécessaire.
• Avoir recours à un rétroplanning.
• Il faut de l’exceptionnel.

• Liste des invités : fichiers qualifiés, ajouter noms des accompagnants. Prévoir une liste d’invités supplémentaires à inviter dans un second temps.
• Définition du programme et des prestations : cocktail, buffet, dîner assis, spectacle, traiteur, transfert...
• Si vous organisez une soirée à l’extérieur, pour le choix d’un lieu, veiller à :
  • La capacité d’accueil
  • Le prestige du lieu
  • L’accessibilité
• Choisir une date la plus propice.
• Définition du programme et des prestations : cocktail, buffet, dîner assis, spectacle, traiteur, transfert... (Répétition, à conserver pour la structure).
• *Save the date* : à adresser 3 mois avant la date de la soirée.
• Invitation / envoi : l’invitation est toujours imprimée sur du papier de qualité.
• Hôtesses accueil : les booker auprès d’une agence.
• Cadeaux : choisir un cadeau en fonction de l’événement. Recruter les hôtesses.
• Définition Suivi téléphonique des invitations : relancer pour l’obtention des coupons. Gérer en ligne sur un site dédié à l’événement les informations et modalités pratiques.
• Placement des invités : opération importante et délicate. Tenir une liste précise qui évoluera.

• Invités : nombre, répartition, qualité des invités...
• Prestations : spectacle, accueil, traiteur, service, lieu, horaires...
• Remontées qualitatives : échos des clients à chaud, de la direction, des commerciaux...
• Remontées financières : coût du contact par rapport au bénéfice immédiat ou différé à x mois...

Réaliser un brief

• Le brief est un cahier des charges.
• Il sert à établir une ligne de conduite pour vous, vos collaborateurs, vos prestataires afin d’avancer dans la même direction.
• Important de se fixer des « deadlines ».
• La grille suivante matérialise efficacement le cadre de votre projet :

• Qui est à l’origine du projet ? Quelle est la cible visée ? (Entité : Entreprise, association, administration... ainsi que l’identité des porteurs du projet).
• Quel est l’événement ? (Nom suivi d’une brève description).
• Où se déroule l’événement ? (Lieu précis, ou département du lieu, salle, ville, adresse - avancer des pistes de réflexions).
• Quand aura-t-il lieu ? (Date de début et de fin, heure de début et de fin). *Pensez à veiller sur les grands événements publics ou concurrents pour fixer votre date*.
• Quelle forme prendra-t-il ? (Conditions de participation, Type d’événement).
• Par quels moyens ? (Représenter quantitativement l’événement) : Quel sera le prix d’entrée ? Le nombre de convives attendus ? Le nombre de places à prévoir ?
• Quel est le but de l’événement ? Votre but à vous : vendre, présenter un nouveau produit, fidéliser vos clients... Le but mis en avant pour vos convives : les remercier, les valoriser, leur offrir... Ce point est parfois nommé le « call to action », quels sont vos objectifs envers votre cible ? Que souhaitez-vous que votre public retienne de votre événement ?

#3 Le Financement : Évaluez et Maîtrisez votre Budget

Trouver un financement

• Des financements **PUBLICS** : organismes publics (subventions) $\Rightarrow$ Pour obtenir une subvention, démontrez l’impact culturel, social et humain de votre projet.
• Des financements **PRIVES** : sponsors / partenaires.

Investissement en amont de l’événement

• Outils de communication (flyers, affiches, campagne online, goodies, ...)
• Location du lieu (acompte)
• Décoration et aménagement personnalisé du lieu
• Achat de consommables (alimentaires, boissons, produits d’entretien...)
• Outils de gestion (informatique, papiers, impressions...)

Investissement en aval de l’événement

• Paiement de l’équipe (hôtesses, barman, artiste...)
• Paiement des prestataires techniques
• Paiement de la sécurité
• Paiement des institutions (SACEM...)
• Location du lieu (solde du paiement)

Ratios à utiliser

• Seuil de rentabilité prévisionnel : quel nombre précis de places vous devez vendre pour être rentables.
• Point mort prévisionnel : à quel moment vous allez passer de débiteur à créditeur, de la zone rouge à la zone verte.
• Coût de revient global de l’événement.
• Coût par invité.
• CA global.
• Bénéfice net de l’événement.

#4 L’Animation

Équipes Opérationnelles

• Le staff : dynamisme, écoute, confiance, réactivité & adaptabilité, polyvalence, excellente présentation, sourire et maîtrise de soi.
• Hôtes / hôtesses.
• Serveurs / serveuses.

Prestataires Techniques

• Son & lumière.
• Feu d’artifice.
• Rétro-projection.
• Machine à bulle, brouillard...
• Machine à confiserie.
• Location de véhicules (voitures de luxe, hélicoptères, hors-bord...).
• Sécurité.

Restauration

• Service à table ou en cocktail.
• Serveurs mobiles dans la salle ou disponibles derrière le buffet.
• Buffet chaud / froid ou cocktail dînatoire.
• Thématique ?

Décoration

• Créer la magie.
• Valoriser votre activité.
• Créer un cadre original.
• Personnaliser le lieu.
• Se démarquer de vos concurrents.
• Habiller dit « nu » (salle de réunion...).
• $\Rightarrow$ Faire appel à une agence événementielle ou un free-lance.

Animation Artistique

• Performers.

• Adapter l’animation à votre événement et à la cible conviée.
• Être cohérent avec le thème de votre soirée.
• Contraintes du lieu.

• DJ.
• Têtes d’affiche.

#5 Communication

Cible de Communication

• Public interne (séminaire, convention...)
• Public B2B ou B2C
• Grand public
• Institutionnels
• Journalistes

Critères de Segmentation :

• Socio-démographiques
• Géographiques
• Comportementaux
• Style de vie

Création de la Communication (Méthode AIDA)

• **A**ttention : ne pas passer inaperçu.
• **I**ntérêt : susciter l’intérêt (mettre en avant le bénéfice de l’événement).
• **D**ésir : créer l’envie d’y aller, rendre l’événement incontournable.
• **A**ction : passer à la concrétisation, participer en réservant sa place.

#6 Le Management : Comment Manager l’Événement

a) Gestion et management de projet :

• Fonctions organisationnelles et de coordination.
• Fonctions logistiques.
• Fonctions de communication/partenariats et sponsoring.
• Fonctions financières.

b) Rétroplanning :

c) Plan du lieu

d) Gestion et management du jour :

• Feuille de route.
• Synchroniser prestataires et équipes.
• Créer un listing.
• Déléguer.
• Rester disponible et flexible.
• Prévoir les variables comme météo, absence de prestataire, panne technique…

#7 Le ROI : Estimez les Retombées et le Retour sur Investissement

a) La mesure du retour sur investissement

Mesure quantitative du ROI via :

• Nombre d’invités présents.
• Nombre de personnalités, VIP, journalistes, *bloggers*.
• Augmentation du trafic sur votre site web/blog.
• Nombre d’articles, forums ou posts qui relaient l’événement.

Mesure quantitative du ROI, via :

• Chiffre d’affaires.
• Bénéfice net.
• Dépense moyenne par invité.

Mesure qualitative du ROI via :

• Qualité des retombées presse ; posts blogs ; discussions forums…
• Questionnaire de satisfaction via SMS ; email ; Facebook ou livre d’or.

b) La pérennité de l’événement passe par :

• Créer et animer une communauté autour de votre événement, même après l’événement : Photos, vidéos, témoignages relayés sur le web.
• Remercier votre public d’être venu, informer le en exclusivité des prochains projets.