Guide Complet : Maîtriser Microsoft Access et les Bases de Données

Microsoft Access : Définition et Fonctionnalités Clés

Microsoft Access est un logiciel de gestion de bases de données (SGBD) conçu pour créer et gérer l'information. Il permet de manipuler des données dans des tables, d'établir des relations (liens) entre elles, de créer des requêtes, des formulaires de saisie, et des rapports pour la présentation. L'extension de fichier standard est .ACCDB.

Éléments de l'interface utilisateur d'Access

• Barre de titre : Contient le nom du programme et le nom du fichier en cours. Sur le côté droit se trouvent les options pour minimiser, maximiser et fermer la fenêtre.
• Barre d'accès rapide (Raccourci) : Regroupe les opérations les plus courantes (sauvegarde, annuler ou rétablir).
• Ruban : Contient toutes les options du programme, regroupées par onglets et catégories, avec des boutons et des menus.
• Onglets : Affichent des options spécifiques au programme. Ils contiennent des commandes qui affichent davantage d'informations ou des options immédiates (qui s'activent au clic).
• Barre d'état (Statut) : Située en bas de la fenêtre, elle fournit des informations sur la vue ou la fenêtre active.

Objets Fondamentaux d'une Base de Données Access

• TABLES : Servent à stocker des informations sur un sujet particulier. Elles contiennent des champs qui stockent les données (noms, adresses, etc.). Un ensemble de données pour le même objet (une ligne) est appelé un enregistrement.
• REQUÊTES : Permettent de visualiser des données spécifiques issues des tables, en extrayant uniquement celles qui répondent à des conditions précises.

FORMULAIRES : Utilisés pour afficher, saisir et modifier des données dans les tables. RAPPORTS : Permettent de mettre en forme, de calculer et de résumer les données. Ils sont généralement destinés à l'impression.

Vue Création (Design View)

La Vue Création permet de définir les colonnes (champs) des tables et leurs propriétés. Elle affiche le nom de la table et la grille de définition des champs. En bas à gauche se trouvent les onglets « Général » et « Recherche » pour définir les propriétés du champ. Sur la droite, une aide contextuelle est disponible. Dans la grille, la première ligne définit le nom du champ, la deuxième son type (texte par défaut) et la troisième sa description (facultative).

Types de champs de données

• Texte court (TEXTE) : Caractères, chiffres et caractères spéciaux (noms, adresses, etc.). Limité à 255 caractères.
• Texte long (MEMO) : Pour le texte plus long que 255 caractères (explications ou commentaires).
• Nombre : Données numériques utilisées pour les calculs mathématiques.
• Date/Heure : Pour saisir des heures et des dates (de 100 après J.-C. à 9999).
• Monétaire (MONNAIE) : Valeurs monétaires et données numériques utilisées dans des calculs mathématiques, pouvant contenir jusqu'à 4 décimales.
• NuméroAuto : Un numéro séquentiel attribué automatiquement par Access à chaque nouvel enregistrement.
• Oui/Non : Champ binaire contenant deux valeurs (oui/non, vrai/faux, activé/désactivé).
• Objet OLE : Données binaires (feuille de calcul Excel, document Word).
• Lien hypertexte : Combinaison de texte et/ou de nombres reconnue comme une adresse de lien hypertexte.
• Pièce jointe : Fichiers, images, graphiques, feuilles de calcul. Similaire à un courriel. Offre plus de puissance et de flexibilité que l'objet OLE.
• Calculé : Sa valeur est le résultat d'une opération arithmétique ou logique réalisée avec des données provenant d'autres champs.

Grille de Conception QBE (Query By Example)

La grille QBE est utilisée pour définir les requêtes.

• Dans le Champ, nous spécifions le champ à utiliser, qui peut provenir d'une table ou être un champ calculé.
• Sur la Table, nous indiquons le nom de la table associée au champ.
• L'Ordre est utilisé pour trier les lignes du résultat.
• Afficher : Case à cocher pour afficher ou masquer le champ dans le résultat de la requête.
• Critères : Zone où nous précisons la condition à remplir par les enregistrements pour apparaître dans le résultat de la requête.
• Ou (O) : Cette ligne et les suivantes sont utilisées pour combiner des conditions (opérateur logique OU).

Formulaires : Utilisation et Création

Un Formulaire est utilisé pour définir des écrans de saisie et modifier des enregistrements dans une table ou une requête.

Étapes de création d'un formulaire (Assistant)

1. Ouvrez l'Assistant Formulaire (sous l'onglet Créer).

Choisissez la table ou la requête source et ajoutez les champs souhaités à l'aide des flèches. Cliquez sur Suivant. Un écran apparaît pour choisir la disposition des données (colonnes, tableaux, feuille de données ou justifié). Cliquez sur Suivant. Sélectionnez le style désiré et donnez un nom au formulaire. Avant de terminer, vous pouvez choisir d'ouvrir le formulaire pour afficher ou saisir des informations, ou de modifier sa conception. Si la vue de conception est sélectionnée, vous pouvez changer l'apparence du formulaire.

Propriétés des Champs

• Clé primaire : Fournit une valeur unique pour chaque ligne de la table et sert d'identificateur d'enregistrement. On ne peut en attribuer qu'une seule, mais elle peut être composée d'un groupe de champs.
• Taille du champ : Pour le champ de texte, détermine le nombre maximum de caractères. Pour les champs numériques, les tailles sont : Octet, Entier, Entier long, Simple, Double et Décimal.
• Format du champ : Utilisé pour personnaliser la façon dont les données sont présentées à l'écran ou dans un rapport. Peut être défini pour tous les types de données, sauf : OLE, liens hypertextes et pièces jointes.
• Décimales : Indique le nombre de décimales à attribuer à un type de données numérique, NuméroAuto ou Monétaire.
• Masque de saisie : Permet de contrôler les valeurs que les utilisateurs peuvent entrer.
• Légende (Titre) : Pour indiquer la façon dont nous voulons afficher l'en-tête du champ.
• Valeur par défaut (Défaut) : Une valeur qui est automatiquement stockée si aucune autre n'est saisie.
• Règle de validation : Permet de contrôler la saisie des données selon des critères spécifiques.
• Texte de validation : Texte affiché si l'utilisateur entre une valeur qui ne respecte pas la règle de validation.
• Requis : Pour rendre un champ obligatoire, on place Oui, sinon Non.
• Autoriser la longueur nulle : Contrôle si vous pouvez entrer des valeurs vides (chaînes de caractères de longueur zéro).
• Indexation : Utile pour établir un index unique sur un champ.

Relations entre les Tables

Les RELATIONS permettent l'utilisation simultanée de données provenant de plusieurs tables.

• Un à un (1:1) : Quand un enregistrement d'une table ne peut se rapporter qu'à un seul enregistrement dans une autre table.
• Un à plusieurs (1:N) : Quand un enregistrement dans une table peut être lié à plusieurs enregistrements dans une autre table, mais qu'un enregistrement de la deuxième table n'est lié qu'à un seul enregistrement de la première.
• Plusieurs à plusieurs (N:N) : Quand un enregistrement dans une table peut être lié à plus d'un enregistrement d'une autre table, et inversement.

Types de Requêtes (Consultations)

• Requête Sélection : Permet d'extraire ou d'afficher des données qui répondent à des critères spécifiques et permet de les modifier.
• Requête Action : Permet d'apporter des modifications aux enregistrements. Il existe plusieurs types : Suppression, Mise à jour, Ajout et Création de table.
  • Requête Suppression : Supprime des enregistrements d'une table qui répondent aux critères spécifiés.
  • Requête Création de table : Crée une nouvelle table à partir des résultats d'une requête.
  • Requête Ajout (Append) : Ajoute des enregistrements d'une table à une autre table existante.
  • Requête Mise à jour (UPDATE) : Modifie les valeurs d'un ou plusieurs champs dans un ensemble d'enregistrements.
• Requêtes SQL : Requêtes que l'on ne peut pas définir via la grille QBE, mais directement en langage SQL (par exemple, les requêtes de liaison).

Requêtes Spécialisées

• Requête de paramètres : Un paramètre fonctionne de manière similaire à un champ de table, mais la valeur est saisie par l'utilisateur lorsque la requête est exécutée.
• Requête Multitable : Une requête qui récupère des données provenant de plusieurs tables. Vous devez inclure toutes les tables sources dans la fenêtre de conception.
• Requêtes de synthèse (RÉSUMÉ) : Leurs lignes résultantes sont un résumé des lignes sources. Elles sont définies en cliquant sur le bouton Totaux dans l'onglet Conception, ce qui ajoute une ligne appelée Opération (ou Total) à la grille.

  Les fonctions d'agrégation permettent d'obtenir un résultat basé sur les valeurs d'une colonne (Somme, Moyenne, Écart-type, Variance, Min, Max, Compte). L'option Regrouper par est utilisée pour définir les colonnes de regroupement. Si la requête n'utilise pas cette option, un seul résultat est obtenu, et les calculs sont effectués sur tous les enregistrements sources.

Rapports : Présentation et Création

Les Rapports sont utilisés pour présenter des données issues d'une table ou d'une requête, généralement pour l'impression. La différence avec les formulaires est que les données ne peuvent être que consultées ou imprimées (pas modifiées). Les rapports permettent également de regrouper plus facilement les informations et d'obtenir des totaux par groupe.

Étapes de création d'un rapport (Assistant)

1. Ouvrez l'Assistant Rapports (onglet Créer).

Choisissez la table ou la requête source et ajoutez les champs souhaités. Cliquez sur Suivant. Un écran apparaît pour choisir le niveau de regroupement. Ajoutez le champ par lequel vous souhaitez regrouper et cliquez sur Suivant. Choisissez comment trier les enregistrements (jusqu'à 4 niveaux de tri, croissant ou décroissant). Choisissez la disposition des données (en étapes, bloquée ou schématique) et l'orientation (verticale ou horizontale). Vous pouvez activer l'option pour ajuster la largeur du champ afin que tout tienne sur une seule page. Placez le titre du rapport et terminez. Vous pouvez choisir d'afficher ou de modifier la conception du rapport.