Guide complet de l'organisation administrative

1. Qu'est-ce que l'organisation ?

C'est l'étape de la procédure administrative fondée sur l'efficacité. La collecte n'est possible qu'à travers la gestion rationnelle et la coordination de toutes les ressources.

2. L'importance de l'organisation

Elle établit l'architecture d'entreprise, simplifie le travail et réduit les coûts.

3. Division du travail

Elle comprend une série d'étapes :

• Décrire le processus.
• Définir les fonctions les plus importantes.
• Classer et grouper les fonctions selon le macro-processus.
• Établir des lignes de communication.
• Définir les micro-processus d'organisation des services ou secteurs.

4. Étapes pour organiser

• Avoir des objectifs clairs et identifier les ressources.
• Faire une liste des tâches à accomplir.
• Diviser ces activités en unités.
• Attribuer chaque activité à la bonne personne.
• Choisir un responsable.
• Maintenir l'organisation de la société.

5. Types de départementalisation

Il s'agit de la division organique de la société permettant d'accomplir efficacement ses diverses activités :

• Fonctionnelle : Regroupe les activités selon leur fonction principale.
• Par produit : Basée sur un produit ou un groupe de produits connexes.
• Par territoire géographique : Basée sur les zones géographiques où la société est présente.
• Par client : Création d'unités identifiant les divers acheteurs.
• Par séquence : Basée sur les cycles de travail.
• Par procédé ou équipement : Regroupement d'équipements pour gagner en efficience.

6. Les modèles d'organisation

• Linéaire ou militaire : L'une des formes les plus anciennes, basée sur la hiérarchie.
• Fonctionnelle : Permet au spécialiste de renforcer sa gestion dans une zone limitée.
• Personnel (Staff) : Organisation où le dirigeant dispose d'une équipe de conseillers sans autorité directe.
• Comités : Groupe de réflexion pour l'étude et la prise de décision.

7. Le conseil d'administration

Ses fonctions principales sont :

1. Sélectionner le directeur général.
2. Distribuer les dividendes.
3. Prendre des décisions stratégiques.
4. Confirmer les décisions des autres dirigeants.
5. Conseiller les chefs d'entreprise.
6. Superviser les résultats globaux.

8. Organigrammes

Les organigrammes sont une représentation graphique de la structure d'une entreprise, reflétant la hiérarchie, les lignes d'autorité et les conseils.

9. Classification des organigrammes

Ils se classent selon plusieurs critères :

• Par objet : Information (accessible à tous), Analytique (comportement organisationnel), Formel (approuvé officiellement) ou Informel.
• Par domaine : Général (représentation hiérarchique globale) ou Spécifique (détail d'un espace précis).
• Par contenu : Intégrales (toutes les unités), Fonctionnelles (fonctions principales) ou de Postes (noms et nombre de places).

10. Types de cartes (organigrammes)

• Vertical : Unités de haut en bas, montrant les niveaux hiérarchiques.
• Horizontal : Déploiement de gauche à droite.
• Mixte : Combinaison verticale et horizontale pour les grandes organisations.
• Circulaire : Grades supérieurs au centre, avec des cercles concentriques pour les niveaux d'autorité.