Guide complet du processus d'achat en entreprise

Fonctionnement de base des achats

Le processus d'achat comprend un ensemble d'activités nécessaires au développement de la société.

Classes de produits achetés

• Actifs à long terme : Immobilisations.
• Marchandises pour la vente : Inventaires.
• Actifs à court terme : Dépenses.

Réalité à long et court terme

• Long terme : Représentent les actifs de l'entreprise.
• Court terme : Se consomment rapidement, classés comme dépenses.

Nécessités d'achat

• Recherche d'information : Consultation de la fiche de stock pour vérifier le besoin (stock minimum).
• Résultat : Détermination du nombre d'unités à acheter.

La fiche de stock détaille les entrées et sorties de marchandises (unités physiques et valeurs). Elle permet de vérifier l'existence des biens après chaque opération et fournit les données de stockage minimum et maximum.

Sélection d'un fournisseur

• Recherche d'information : Analyse du prix, de la qualité et des conditions de paiement.
• Résultat : Envoi de demandes de devis aux fournisseurs.
• Choix du fournisseur : Comparaison des prix pour sélectionner l'offre la plus appropriée et envoi d'un bon de commande.

Gestion des stocks

• Si le stock est épuisé : Lancement du processus d'achat (demande de devis, comparaison, sélection, bon de commande).

Réception des marchandises

Les marchandises sont accompagnées d'un bon de livraison. Il est crucial d'examiner la qualité et la quantité reçues.

• Vérification de la réception : Comparaison entre le bon de livraison et les marchandises reçues.
• Vérification de la commande : Comparaison entre le bon de commande et les marchandises reçues.
• Entrée en stock : Enregistrement des objets, codes et montants dans le dépôt ou la fiche de stock.

Si les marchandises sont conformes, le bon de livraison est signé et les produits sont intégrés au stock. En cas de non-conformité, une réclamation est effectuée.

Facturation et retours

• Réception de la facture : Une fois le bon de livraison signé, le fournisseur envoie la facture.
• Frais d'achat : Si le transport est géré par l'acheteur, le fournisseur envoie une note de débit pour ajuster la dette.
• Retour d'achat : Si les biens ne correspondent pas à la demande, une note de crédit est émise pour réduire la dette.

Traçabilité des achats

Pour une gestion optimale, il est nécessaire de garder une trace écrite :

• Stock de marchandises : Suivi des unités et des coûts via la fiche de stock.
• Dettes fournisseurs : Suivi des comptes fournisseurs via les feuilles de comptes.