Guide Complet : Recrutement, Sélection et Structure d'Entreprise

Structure Organisationnelle et Documentation d'Entreprise

Définition et Rôle de l'Organigramme

Un organigramme est la représentation graphique de la structure de la société ou de l'organisation. Il représente la structure ministérielle et, dans certains cas, les personnes qui la dirigent, offrant un aperçu des relations hiérarchiques et des compétences en vigueur dans l'organisation.

Son rôle est double :

• Il joue un rôle d'information.
• Il procure tous les éléments de l'autorité, les différents niveaux de la hiérarchie, et la relation entre eux.

L'organisation doit pouvoir y trouver toutes les informations nécessaires pour comprendre la structure globale de l'entreprise.

Chaque organigramme doit répondre aux exigences suivantes :

• Il doit être facile à comprendre et facile à utiliser.
• Il ne doit contenir que les éléments essentiels.

Types d'Organigrammes

Les types d'organigrammes (ou « cartes ») sont :

1. Vertical : Affiche la hiérarchie comme une pyramide, de haut en bas.
2. Horizontal : Affiche la hiérarchie de gauche à droite.
3. Mixte : Une combinaison des formats vertical et horizontal.
4. Circulaire : L'autorité ultime est au centre, autour de laquelle se forment des cercles concentriques où figurent les noms des supérieurs hiérarchiques directs.
5. Escalaire : Des tirets sont utilisés pour indiquer l'autorité. Plus le niveau est élevé, plus la compétence du poste est grande.
6. Tabulaire : Il est pratiquement similaire au format escalaire, sauf que le format escalaire utilise des lignes de connexion pour indiquer les lignes de contrôle de l'autorité, ce que le format tabulaire ne fait pas.

Description des Types de Manuels d'Entreprise

Manuel de Politique

Il établit les critères de performance et les lignes directrices d'action dans une entreprise, sans être des règles strictes. Par exemple : « Notre politique est que le client soit servi dans les 15 minutes. »

Manuel Ministériel (ou Départemental)

Ce sont des manuels qui régissent les actions du personnel selon le département auquel ils sont affectés et les fonctions qu'ils exercent. Exemple : Manuel des ventes.

Manuel de Bienvenue

Ces manuels contiennent généralement un bref historique de l'entreprise, de sa fondation à sa réalité actuelle, y compris la mission, la vision et les objectifs de l'organisation. Ils sont généralement accompagnés d'une copie du règlement intérieur pour informer l'employé de ses droits et obligations.

Manuel d'Organisation

Il s'agit d'un manuel contenant des informations sur la structure globale de la société et les fonctions de chaque zone.

Manuel de Procédures

Il s'agit d'un manuel spécifique qui détaille chacune des étapes à suivre pour réaliser une tâche. Exemple : Manuel pour l'évaluation du personnel.

Manuel à Contenu Multiple

Ce manuel combine plusieurs des contenus mentionnés ci-dessus.

Manuel Technique

Comme son nom l'indique, il détaille la manière de réaliser une tâche spécifique. Exemple : Manuel d'assemblage de pièces.

Manuel de Poste

Ces manuels spécifiques détaillent les caractéristiques et la portée des responsabilités d'un poste ou d'un groupe particulier de postes semblables. Ils décrivent également les différents types de départementalisation.

Gestion des Ressources Humaines (RH)

Objectifs et Processus de Recrutement du Personnel

L'objectif principal du recrutement est d'attirer les candidats potentiellement les plus qualifiés et en mesure d'occuper le poste vacant.

Exemple :

Pour embaucher un gestionnaire senior, le recrutement sera effectué par des moyens appropriés (chasseurs de têtes ou agences spécialisées).

Pour un recrutement de niveau junior, le processus est moins précis et génère moins de coûts.

But de la Sélection du Personnel

Le but est de distinguer l'information alternative pour la sélection des ressources humaines.

La sélection est le processus par lequel une organisation choisit, parmi une liste de candidats, la personne qui répond le mieux aux critères du poste disponible, compte tenu des conditions actuelles du marché.

Modèles de Recrutement Expliqués

• Modèle d'Admission Obligatoire : Une vacance, un candidat (souvent pour la personne que le supérieur souhaite embaucher, ou par cooptation).
• Modèle de Classification : Plusieurs vacances pour plusieurs postes. L'objectif est de choisir la meilleure personne pour l'emploi.
• Modèle de Sélection : Plusieurs candidats pour un seul poste.

Mécanismes pour Générer le Profil de Poste

Les mécanismes utilisés pour obtenir les informations nécessaires à la création du profil de poste sont :

• Description et analyse du poste.
• Demandes du personnel.
• Recherches menées sur le marché.
• Technique de l'incident critique.
• Analyse de la charge de travail et scénarios.

Techniques de Sélection des Candidats et Leurs Objectifs

Les principales techniques de sélection sont :

• L'Entrevue (Interview) :
  • Standard : Prête à l'emploi, structurée.
  • Dirigée : Adaptée spécifiquement au poste et aux candidats.
• Les Tests :
  • Tests de Concepts : Évaluation des compétences professionnelles et des connaissances.
  • Tests Psychométriques : Évaluation de la psychologie, de la logique et de l'attitude face à la résolution de problèmes.
  • Tests de Personnalité : Évaluation du comportement face aux problèmes et de la disponibilité.
• Simulation (Mise en Situation) :
  • Écoute : Évaluation de la capacité d'écoute.
  • Psychodrame ou Jeu de Rôle : Évaluation du comportement en situation réelle.

Définition du Contrat de Travail et Fonction Sociale

Le Contrat de Travail

Un contrat de travail est un accord privé, oral ou écrit, entre les parties qui sont tenues de remplir une fonction ou d'exécuter une action, ce qui crée des droits et des devoirs pour chacune des parties.

La Fonction Sociale

C'est le rôle joué par des individus ou des groupes d'individus dans une société, de sorte que chaque élément apporte une contribution spécifique à la société dans son ensemble.