Guide des documents administratifs et de la gestion du courrier

Documents administratifs et gestion du courrier

Définition des documents administratifs

Les documents administratifs sont les outils utilisés par les administrations pour concrétiser et exécuter leurs actions.

Types de documents administratifs

Lettre administrative

Document utilisé par les organismes gouvernementaux (autorités régionales et locales) pour communiquer.

• En-tête : Nom du ministère et de l'organisme, références (S/réf, N/réf), objet clair et concis.
• Contenu : Déclaration concise et claire du message à communiquer.
• Formule de politesse : Lieu et adresse de l'organisme émetteur, date au format long, titre de la personne qui rédige, signature, nom du signataire, destinataire et son service/organisme.

Note interne

Document utilisé pour la communication entre les services d'un même organisme.

• En-tête : Nom du ministère et de l'organisme, lieu et date d'émission, références (S/réf), expéditeur (nom, prénom, titre), destinataire (nom, prénom, titre), objet.
• Contenu : Description concise de l'objet de la note.
• Formule de politesse : Signature, nom et titre de l'expéditeur.

Avis

Processus par lequel l'organisme compétent informe de la résolution d'une demande.

• Délai : 10 jours suivant la date de la décision.
• Modalités : Par agent ou par voie postale, au domicile indiqué par le destinataire.
• Document d'accréditation : Justificatif de la notification.

Publicité ou promotion

Insertion d'un acte administratif dans un journal officiel (BOE, etc.) pour communication publique.

Demande

Document contenant une ou plusieurs requêtes d'un citoyen ou organisme pour engager une action administrative.

• En-tête : Nom, prénom et coordonnées du demandeur (ou de l'entreprise).
• Contenu : Exposé des faits, demande(s) précise(s), liste des pièces jointes.
• Formule de politesse : Lieu et date, signature, nom du demandeur, organisme destinataire.

Déclaration

Document par lequel un individu ou une organisation atteste de l'exactitude de faits ou de circonstances.

• En-tête : Nom et prénom du déclarant (ou de l'entreprise).
• Contenu : Description des faits et circonstances.
• Formule de politesse : Lieu et date, signature.

Gestion du courrier

Courrier entrant

• Réception, ouverture et vérification du contenu.
• Enregistrement dans un registre avec numéro d'ordre, date, expéditeur, type de document, annexes et résumé du contenu.

Courrier sortant

• Collecte, vérification et signature du courrier.
• Réalisation de copies et envoi.
• Enregistrement dans un registre avec numéro d'ordre, date, destinataire, type de document, annexes et observations.

Fax et e-mails

• Enregistrement des fax entrants et sortants avec date, heure, destinataire/expéditeur et résumé du contenu.
• Gestion des e-mails : tri, classement et distribution.

Organisation du service courrier

• Définition des circuits de distribution.
• Priorisation des livraisons urgentes.

Services de courrier

• Secteur public : Lettres, cartes, colis, courrier urgent, services financiers, télécommunications.
• Secteur privé : Services nationaux et internationaux.